Cuánto cuesta implementar un sistema ERP

Si su empresa está comenzando la selección de un ERP, probablemente esté pensando mucho en el costo. Sin embargo, establecer expectativas realistas requiere una visión general: debe considerar no solo el costo de un sistema, sino el costo total de propiedad. En otras palabras, ¿cuánto costará la implementación además del costo de la tecnología en sí? Las expectativas poco realistas con respecto al costo total de propiedad a menudo son el primer paso hacia el fracaso de un ERP. Entonces, ¿cuánto cuesta implementar un sistema ERP? Lea nuestro blog para aprender cómo establecer un presupuesto de ERP realista.

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La estimación incorrecta de los costos del proyecto de ERP es más común de lo que se piensa. De hecho, los proveedores de ERP suelen presentar una estimación unidimensional de los costos de implementación. Estas estimaciones a menudo no incluyen gastos ocultos, como recursos internos, consultores externos y actualizaciones de hardware. Además, un proveedor de software generalmente estima que los costos de implementación son una relación 1:1 entre las licencias de software y los costos técnicos de implementación. Este costo de implementación técnica es demasiado bajo para la mayoría de las empresas. Entonces, ¿por qué los proveedores hacen estimaciones tan bajas? A veces, los representantes de ventas intentan subestimar sus estimaciones para cerrar el trato. Otras veces, los representantes de ventas no conocen realmente los costos necesarios para que una implementación sea exitosa.

Costos comunes del proyecto de ERP

A continuación se muestran algunos costos comunes del proyecto, además del costo del software en sí. Recomendamos cuantificar cuidadosamente estos costos antes de invertir en software ERP, para poder evaluar con precisión los beneficios comerciales frente a los costos de ERP. Si bien estos no son todos los costos asociados con un proyecto de ERP, son los más propensos a pasarse por alto durante el proceso de presupuestación y planificación.

Gestión del cambio: Muchas empresas asumen que el proveedor de ERP o el integrador de sistemas se encargará de esto, pero muchos no lo hacen. Aquellos que lo hacen, aún requieren la participación de sus empleados internos. La capacitación, por ejemplo, es un componente de la gestión del cambio organizacional que requiere recursos internos. Los proveedores y los integradores de sistemas suelen capacitar al equipo interno central sobre cómo usar el software “estándar”, pero rara vez personalizan la capacitación para reflejar las configuraciones y personalizaciones únicas del software de la empresa. Como resultado, el equipo interno del proyecto de ERP debe encargarse de las actividades de capacitación. No solo deben personalizar los materiales de capacitación para las configuraciones de software, sino que también deben personalizarlos para los procesos comerciales únicos de los empleados. Además, hay una serie de otras actividades de gestión del cambio de las que el equipo interno del proyecto de ERP debe ser responsable, incluida la planificación de la comunicación, las evaluaciones de preparación empresarial y los grupos de enfoque, por nombrar algunos.
Gestión de procesos comerciales: El software de planificación de recursos empresariales presenta una oportunidad para estandarizar sus operaciones en múltiples ubicaciones, rediseñar procesos que necesitan mejoras y habilitar operaciones digitales. Esto requiere tiempo y recursos internos. No asuma que el software proporcionará todas las respuestas sobre cómo administrar su negocio. En su lugar, reclute un equipo interno para ayudar a diseñar su estado futuro.
Recursos para cubrir vacantes: Esto puede incluir empleados contratados u otros empleados que contrate para gestionar las actividades diarias de los miembros del equipo del proyecto que ya no pueden comprometerse con sus trabajos habituales.
Actualizaciones de hardware e infraestructura: Es raro que una organización pueda implementar un sistema ERP moderno sin una infraestructura de TI moderna que lo respalde. Los servidores, las bases de datos, el ancho de banda, las PC y otros componentes de la infraestructura de TI de una organización a menudo deben actualizarse para admitir el nuevo sistema empresarial. Además, a menudo es necesario aumentar el personal de TI con recursos adicionales, capacitación o consultoría externa para respaldar el nuevo entorno. Estos costos son significativos. Muchas empresas implementan soluciones basadas en la nube para ahorrar dinero en recursos e infraestructura.
Duración de la implementación más larga de lo planeado: Dada la cantidad de recursos, tiempo y dinero dedicados a un proyecto de ERP, incluso los retrasos más pequeños afectarán el presupuesto. Para evitar retrasos, asegúrese de que su plan de proyecto incluya actividades pasadas por alto, como la recopilación de requisitos, el diseño del sistema, las pruebas, la migración de datos de ERP y el desarrollo de interfaces.

Cómo delimitar su proyecto de ERP

El alcance de su proyecto influye directamente en su presupuesto de ERP. Si bien muchas organizaciones delimitan su proyecto en función del número de módulos o usuarios, recomendamos considerar otros factores, como el alcance del cambio requerido para alcanzar los objetivos comerciales y el nivel de preparación para el cambio de sus empleados. Aquí hay tres consejos a tener en cuenta al delimitar su proyecto de ERP:

Tenga en cuenta las complejidades de su negocio: ¿Su negocio es relativamente simple o es un conjunto complejo de procesos comerciales que respaldan una línea diversa de productos? Asegúrese de obtener una visión independiente de la complejidad de su organización al planificar su implementación de ERP. En otras palabras, busque la opinión de alguien que no sea la persona que le vende el software. Muchas empresas complejas necesitan una solución de software ERP completa que aborde todas sus áreas funcionales (recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, etc.). Las empresas menos complejas pueden estar buscando una solución puntual para abordar un área específica, como la gestión de relaciones con los clientes. El software independiente de CRM o de gestión del capital humano se puede integrar con el sistema ERP principal de una empresa para ampliar la funcionalidad.
Enfóquese en las personas y los procesos: Las actividades técnicas rara vez son la causa de problemas en la delimitación del proyecto. En cambio, las causas principales están relacionadas con la reingeniería de procesos comerciales y las actividades de gestión del cambio. Por ejemplo, no mejorar los procesos comerciales antes de la selección puede llevar a costos inesperados durante la implementación.
Compare con otras organizaciones: Todos hemos escuchado historias anecdóticas sobre qué esperar de los proyectos de ERP. Sin embargo, estos ejemplos aislados rara vez son indicativos de cómo es un proyecto promedio. Recomendamos observar una amplia muestra de organizaciones similares a la suya para comprender qué pueden ser los costos de su proyecto. Por ejemplo, nuestro Informe de ERP 2019 revela que las pymes utilizan un promedio de siete recursos internos a tiempo completo, y las grandes empresas utilizan un promedio de 24 recursos internos a tiempo completo. Esto no significa necesariamente que estas personas estuvieran comprometidas al 100% con el proyecto. Mientras que algunas organizaciones pueden haber tenido siete personas dedicando la mitad de su tiempo al proyecto, otras organizaciones pueden haber tenido 14 personas dedicando un cuarto de su tiempo al proyecto.

Cómo controlar los costos del proyecto de ERP

Hay una línea muy delgada entre reducir costos para ahorrar dinero y socavar el éxito de un proyecto de ERP. Los recortes en los presupuestos de ERP que parecen buenos en papel pueden tener consecuencias desastrosas a largo plazo. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a controlar los costos del proyecto sin recortar actividades esenciales:

Establezca expectativas realistas: Con mucha frecuencia, los proveedores de ERP y sus integradores de sistemas gestionan mal las expectativas sobre cómo serán los costos totales. Esto dificulta que su empresa establezca expectativas realistas. Como resultado, es posible que termine presentando un caso comercial inexacto a los ejecutivos. Cuando se da cuenta de su error, es posible que descubra que los ejecutivos no están dispuestos a aumentar el presupuesto. Si bien es posible que aún encuentre resistencia ejecutiva si tiene expectativas realistas desde el principio, esto es mucho menos doloroso que perder su trabajo porque estableció expectativas poco realistas que resultaron en una implementación fallida. Nuestra metodología de selección de ERP ayuda a los clientes a desarrollar un caso comercial realista. Un caso comercial debe usarse para más que solo convencer a los ejecutivos de aprobar el proyecto. También debe usarse para evitar excesos presupuestarios de ERP.
Detalle cada uno de los componentes de costo: Establecer expectativas realistas requiere comprender todos los costos esenciales del proyecto. Esto incluye los costos obvios y los costos ocultos: actualizaciones de hardware, mantenimiento, recursos internos, soporte de consultoría externa, personalización y una serie de otros elementos presupuestarios que las empresas a menudo pasan por alto o subestiman. Si no está seguro de qué costos incluir, recomendamos desarrollar un plan de proyecto. Cuando ayudamos a los clientes a desarrollar planes de proyecto, generalmente evitan incurrir en costos inesperados. Una vez que haya identificado todos los principales componentes de costo, puede comparar estos elementos con los costos reales de empresas similares a la suya. Nuestro Informe de ERP 2019 puede ser un buen punto de partida para establecer benchmarks realistas.
Respete los “intocables” de su presupuesto de ERP: Hay ciertos elementos críticos de un proyecto de ERP que nunca deben considerarse para recortar. Un ejemplo es la gestión del cambio organizacional. En teoría, puede parecer que podría ahorrar millones de dólares eliminando todas las actividades de gestión del cambio de su plan de proyecto. Sin embargo, esto no refleja el impacto financiero de la resistencia de los empleados, los retrasos del proyecto y otros riesgos comunes de descuidar la gestión del cambio. Por otro lado, querrá identificar las áreas que puede eliminar de su presupuesto si es necesario. Por ejemplo, la personalización es un área en la que muchas empresas deciden no gastar demasiado dinero, y esto generalmente tiene pocas o ninguna consecuencia. Como regla general, si desea que su proyecto sea exitoso, su presupuesto de ERP debe reflejar un mayor enfoque en los aspectos comerciales del proyecto en lugar de los aspectos técnicos.
Tómese su tiempo durante la selección de ERP: Demasiadas empresas se apresuran en el ERP como si el mundo fuera a terminar sin él, y no se toman el tiempo para establecer claramente sus requisitos comerciales. Recomendamos involucrar a los empleados en las sesiones de recopilación de requisitos de ERP para asegurarse de que su solución de ERP potencial pueda respaldar los procesos más importantes de cada área funcional. Uno de nuestros clientes recientes logró ahorros significativos durante la implementación al invertir en un proceso de selección exhaustivo. El director financiero de la organización comentó que la inversión en la selección no aumentó el presupuesto total del proyecto porque el dinero que se habría gastado más adelante en el proyecto simplemente se gastó antes.
Negocie con los proveedores de ERP: ¿Sabía que los proveedores pueden ofrecerle un descuento si negocia con ellos? ¡Es cierto! Sin embargo, esto es más fácil decirlo que hacerlo, por lo que la mayoría de las empresas que desean negociar su contrato de software ERP contratan a un experto. Cuando ayudamos a los clientes a negociar con los proveedores, proporcionamos un análisis del costo total de propiedad que ayuda a los clientes a comparar los contratos de software. Además, generalmente realizamos tres o cuatro rondas de negociación para reducir las tarifas de licencia y los costos de implementación.