Nota del editor: Esta publicación se actualizó el 12 de febrero de 2017. Las ventajas de una solución ERP (Enterprise Resource Planning) de primera clase están bien documentadas y, sin duda, a medida que su negocio ha crecido y ha superado las ofertas introductorias como QuickBooks y hojas de cálculo de Excel, ha estado reflexionando sobre las ventajas de un nuevo sistema. Por supuesto, tendrá muchas preguntas sobre la funcionalidad e incluso la personalización, las capacidades, los complementos de terceros y el retorno de la inversión. Sin embargo, hemos descubierto que una de las preguntas más fundamentales que tendrá que hacerse es si su presupuesto puede soportar el costo de una solución ERP nueva o actualizada. En otras palabras, “¿cuánto costará?” Bueno, no hay forma de evitar el hecho de que la implementación de un sistema empresarial integrado de contabilidad y negocios a nivel empresarial requiere una inversión significativa, y aunque hay muchas variables a tener en cuenta, puede ser útil tener una idea general de qué esperar.

Hay algunas preguntas que se aplicarán a la mayoría de las pequeñas y medianas empresas que consideran implementar una solución ERP:

• ¿Cuál es el tipo de negocio y cuántos empleados planean utilizar la solución ERP? En general, una empresa manufacturera de tamaño mediano tendrá requisitos más complejos que una organización de servicios profesionales de tamaño similar. La mayoría de los sistemas ERP cobran en función del número de usuarios y del nivel de acceso que requieren. Si su empresa es una empresa de fabricación o distribución compleja, es posible que espere pagar alrededor de $4,000 por cada usuario concurrente. Por otro lado, si tiene un negocio de servicios profesionales, es posible que pague $2,000 por cada usuario concurrente. Si tiene usuarios que solo requerirán acceso limitado al sistema, las licencias adicionales de “usuario ligero” podrían tener un precio de unos pocos cientos de dólares cada una.
• ¿Necesitará software de terceros? Los productos de software de terceros están diseñados para adaptar el software básico a las necesidades de procesos comerciales específicos que pueden ser únicos en su industria o prácticas preferidas. Los complementos de terceros generalmente representan del 10% al 35% del costo total del software.
• Costos de implementación: la relación entre software y servicios puede ser tan baja como 1:1, pero lo más común es una relación de 1:1.5 a 1:2.5. Los factores mencionados anteriormente; industria, número de empleados, requisitos únicos y complementos de terceros, todos influyen en el precio de la implementación, al igual que el volumen, alcance, complejidad y recursos internos, así como la necesidad de personalización y capacitación.

Entonces, ¿de qué cifras estamos hablando? Para una empresa mediana típica, el costo total de software y servicios oscilará entre $150,000 y $750,000. Los costos de hardware e infraestructura generalmente se abordan por separado, y típicamente estas estimaciones asumen una implementación en las instalaciones en lugar de una solución alojada o basada en suscripción, lo que podría reducir considerablemente sus costos totales. Admitimos que esta es una estimación bastante amplia, pero puede ayudar a aquellos que recién comienzan su investigación de ERP a comprender qué factores influyen en el costo total de una implementación de ERP. También le dará un punto de partida al elegir un socio de implementación. Tenga cuidado con las estimaciones que son mucho más altas o mucho más bajas. Haga preguntas y asegúrese de saber qué está obteniendo por sus dólares de inversión.

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