“Nunca cometí un error en mi vida. Pensé que lo hice una vez, pero me equivoqué”. Aunque recuerdo que mi padre me decía esto cuando era niño, esta cita se atribuye a Charles M. Schultz y las palabras aún resuenan en mi mente hoy en día. Mi padre solo estaba siendo un payaso, pero el verdadero mensaje que extraigo de esta frase es que nadie es perfecto, todos cometemos errores. Aunque Business Central no puede solucionar decisiones cuestionables en la vida, ofrece una funcionalidad robusta que permite corregir fácilmente documentos contabilizados en Dynamics 365 Business Central, en solo unos simples pasos. Familiarízate con “Corregir”.
La funcionalidad “Corregir”, como la llamo, existe tanto para Facturas de Compra Contabilizadas como para Facturas de Venta Contabilizadas y ofrece las mismas tres opciones: Cancelar, Corregir y Crear Nota de Crédito Correctiva. Aunque las opciones se enumeran de izquierda a derecha en el menú de Corrección de Business Central, las explicaré de derecha a izquierda, ya que se basan en cada una y cada una de las opciones “agrega” un componente de corrección automatizado adicional al anterior cuando se considera en este orden inverso. Explicaré qué hace cada una, cuándo usarla y qué tener en cuenta. Esta tabla muestra las opciones y sus diferencias. La tabla proporciona una buena ayuda visual para comprender tus opciones cuando se trata de corregir errores.
| Opción | Qué hace | Más detalles | Cuándo usarla | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|---|---|
| Crear Nota de Crédito Correctiva | Crea una reversión del documento contabilizado que el usuario puede editar antes de contabilizar. | La opción Crear Nota de Crédito Correctiva creará una nota de crédito con la misma información de línea y encabezado que la factura original. Como se ve en la tabla, esta es la única opción que permite al usuario revisar y editar la nota de crédito antes de contabilizar. Debido a que la nota de crédito se crea a partir de la factura original, la aplicación entre los dos documentos ocurre automáticamente al contabilizar. | Usar cuando: | Qué tener en cuenta: |
| Cancelar | Revierte el documento contabilizado sin permitir cambios por parte del usuario antes de contabilizar. | La opción Cancelar creará una nota de crédito con la misma información de línea y encabezado que la factura original. El usuario NO tiene la capacidad de revisar esta nota de crédito antes de contabilizar. Al igual que con la opción Crear Nota de Crédito Correctiva, la aplicación entre los dos documentos ocurre automáticamente. | Usar cuando: | Qué tener en cuenta: |
| Corregir | Revierte el documento contabilizado sin permitir cambios por parte del usuario antes de contabilizar Y crea una nueva factura que el usuario puede editar antes de contabilizar. | Similar a la opción Cancelar, Corregir creará y contabilizará una nota de crédito con la misma información de línea y encabezado que la factura original. La diferencia es que Corregir crea una nueva factura que tiene la misma información que la factura original y que el usuario puede modificar antes de contabilizar. Al igual que con la opción Crear Nota de Crédito Correctiva y Cancelar, la aplicación entre la factura original y la nota de crédito ocurre automáticamente. | Usar cuando: | Qué tener en cuenta: |
Como nota adicional, si alguna de las opciones de Corregir ya se ha utilizado para un documento contabilizado, el usuario verá opciones más limitadas en el menú. En la siguiente captura de pantalla, utilicé la opción Cancelar y luego volví al documento contabilizado original. Las únicas opciones disponibles desde aquí son Crear una Nota de Crédito Correctiva o Mostrar la Nota de Crédito Cancelada/Correctiva. Si ves opciones limitadas, significa que la funcionalidad de Corrección ya se ha utilizado para el documento contabilizado.
Si alguna vez olvidas qué hace cada una de las tres opciones de Corregir, simplemente puedes pasar el mouse sobre cada opción y aparecerá más información en el Tool Tip (una pequeña ventana al lado o debajo de la opción). Esta es otra gran característica de Dynamics 365 Business Central que existe en todo el sistema para ayudar a los usuarios a navegar por diferentes funcionalidades y opciones.
Aunque esta no es una nueva característica con la versión de octubre de 2020, la capacidad de corregir documentos contabilizados en Dynamics 365 Business Central es una característica que todo contador debe conocer. Si estás interesado en mis nuevas características favoritas en BC 2020 Wave 2 (v17), por favor visita mi blog en New View Strategies, y si deseas discutir cómo puedes optimizar tus procesos contables con Dynamics 365 Business Central, contáctame en cari@getyournewview.com. Si sabemos cómo utilizar correctamente esta gran funcionalidad de corrección de errores que Microsoft ha proporcionado, corregir los errores será mucho más rápido y menos doloroso, ¡no es que los contadores cometamos errores!
Blog por: Cari Corozza, New View Strategies – Ayudándote a amar tu sistema BC/NAV.
Nota: Después de publicar este artículo, descubrí con la ayuda de un lector que la opción “Corregir” está limitada cuando se utiliza en una factura que se ha contabilizado a partir de un pedido de venta que se ha enviado e facturado por completo. La factura contabilizada se cancelará, sin embargo, no se creará automáticamente una nueva factura. Business Central mostrará una pantalla de advertencia que aparece de la siguiente manera:
Como se indica en el mensaje, el usuario tiene la opción de utilizar la acción “Copiar Documento” para crear la nueva factura. Gracias a nuestros lectores por ayudarme a descubrir este escenario!
