Los contratos de construcción definen cómo los propietarios pagan por el trabajo realizado por los contratistas en un proyecto de construcción. Uno de los contratos más populares se llama contrato de precio fijo o contrato de suma alzada, donde un contrato define lo que se hará y establece un precio específico y final para ese trabajo. Sin embargo, este método popular no funciona cuando el cronograma del proyecto de construcción y los requisitos de materiales son desconocidos. Es entonces cuando se utiliza un contrato de tiempo y materiales.
¿Qué es un contrato de tiempo y materiales?
Un contrato de tiempo y materiales es un acuerdo legalmente vinculante que describe cómo un empleador pagará a un contratista por el tiempo y los materiales que gastaron en un proyecto. Un contrato de tiempo y materiales se utiliza comúnmente en la gestión de proyectos de construcción, aunque también se utiliza en el desarrollo de productos y otros tipos de proyectos. Esto significa que el contratista realiza un seguimiento del tiempo y los materiales que su equipo o subcontratistas utilizan. Luego utilizan estos datos para facturar al empleador de manera adecuada a lo largo del proyecto.
Para realizar un seguimiento del tiempo y los costos, los propietarios de proyectos y los contratistas deben utilizar software de gestión de proyectos como ProjectManager. Con ProjectManager, puede utilizar gráficos de Gantt, calendarios de proyectos, hojas de tiempo y paneles de control de proyectos en tiempo real para realizar un seguimiento del tiempo y los costos para una aplicación efectiva de un contrato de tiempo y materiales. Comience con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita. Realice un seguimiento del uso de tiempo y materiales en tiempo real con ProjectManager. Obtenga más información.
¿Qué debe incluir un contrato de tiempo y materiales?
Ahora que hemos aprendido qué es un contrato de tiempo y materiales, repasemos los elementos clave que deben formar parte de cualquier contrato de tiempo y materiales.
Costos de mano de obra
Uno de los pasos más importantes al crear un contrato de tiempo y materiales es identificar las diferentes tareas que deben ejecutarse para que su proyecto sea un éxito. Luego, en base a eso, deberá estimar el tiempo que llevará ejecutar el trabajo para que pueda comprender cómo se ve su cronograma de proyecto. Una vez que tenga una imagen clara del alcance de su proyecto, puede comenzar a estimar los costos. En su contrato de tiempo y materiales, deberá definir categorías de mano de obra para cada tipo de tarea, como plomería, albañilería o trabajo eléctrico. Luego determine una tarifa por hora para todos los tipos de trabajo e inclúyalos en el contrato.
Costos de materiales
Es importante entender que existen diferentes tipos de costos asociados con los requisitos de materiales de su proyecto. Aquí hay algunos ejemplos:
- Materiales directos: El término materiales directos se refiere a aquellos materiales en bruto que se utilizan directamente en el proyecto. En el caso de la gestión de proyectos de construcción, se refiere al concreto, la pintura, la madera y otros materiales que resultan en el edificio terminado.
- Costos directos e indirectos: También puede especificar otros costos directos e indirectos relacionados con servicios incidentales, costos de manipulación de materiales y otros costos laborales relacionados con los materiales que no están enumerados en las categorías de mano de obra que ha definido en su contrato de tiempo y materiales.
¿Cuándo se debe utilizar un contrato de tiempo y materiales?
Nuevamente, un contrato de tiempo y materiales es ideal para un proyecto sin una estimación clara o precisa del tiempo y los costos involucrados. No tiene sentido utilizar un contrato de precio fijo a menos que haya una forma de determinar el costo. Y un contrato de reembolso de costos sería imposible de determinar sin conocer el tiempo exacto y los materiales necesarios para ejecutar el trabajo. Sin embargo, un contrato de tiempo y materiales es recomendable cuando la duración del proyecto es desconocida, pero hay una tarifa por hora fija para la mano de obra involucrada. Al utilizar un contrato de tiempo y materiales, los contratistas suelen agregar un margen de entre el 15 y el 35 por ciento. Por lo tanto, un contrato de tiempo y materiales sería una opción para el proceso de licitación de construcción al tratar con escenarios impredecibles. Solo es posible celebrar dicho acuerdo cuando ambas partes están de acuerdo con las condiciones, aunque esto es cierto para todos los contratos. Más importante aún, un contrato de tiempo y materiales es ideal cuando hay una necesidad de flexibilidad, o si eres nuevo en la industria y no puedes hacer estimaciones precisas de los costos y la duración.
Contrato de tiempo y materiales vs. Otros contratos de construcción
Los contratos de construcción establecen los términos y condiciones cada vez que un propietario de proyecto contrata a un contratista para ejecutar trabajos de construcción. Sin embargo, los proyectos de construcción varían en términos de tamaño y complejidad, por lo que existen diferentes tipos de contratos de construcción para adaptarse mejor a las necesidades de ambas partes. Veamos cuáles son las principales diferencias entre un contrato de tiempo y materiales y otros contratos de construcción comunes.
Contrato de tiempo y materiales vs. Contrato de precio fijo
Como se mencionó anteriormente, hay dos tipos principales de planes de pago en la administración de contratos. Los contratos de tiempo y materiales se utilizan cuando los planes no son lo suficientemente precisos como para utilizar un contrato de precio fijo (porque no hay un precio definido para el trabajo). En cambio, los contratistas son reembolsados por cualquier material comprado y se les asigna una tarifa diaria o por hora por su mano de obra.
Contrato de tiempo y materiales vs. Contrato de reembolso de costos
Más allá de los contratos de tiempo y materiales y de precio fijo, existe un tercer tipo de contrato de construcción llamado contrato de reembolso de costos. Esto es cuando el propietario paga al contratista por el costo real del trabajo. Esto incluye costos directos e indirectos, como materiales, equipos y cualquier otra cosa, incluido el salario, que debe pagarse para completar el trabajo. Los contratistas agregarán una cláusula, como una tarifa fija o algún incentivo, para obtener ganancias.
Contrato de tiempo y materiales vs. Contrato de precio máximo garantizado (GMP)
Un contrato de precio máximo garantizado establece un precio máximo que el empleador pagará al contratista por un proyecto, independientemente del tiempo y los costos. Por lo tanto, el contratista asume la responsabilidad de los retrasos y todos los costos adicionales. Sin embargo, esto no debería ser así, ya que los contratistas pueden utilizar software de gestión de proyectos de construcción para hacer estimaciones precisas del proyecto y tener una buena comprensión de los cronogramas y presupuestos del proyecto.
Pros y contras de los contratos de tiempo y materiales
Tomémonos un momento para analizar los beneficios y problemas de los contratos de tiempo y materiales. Dependiendo de la situación, podrían ser el tipo de contrato que funciona dentro de un proyecto de construcción. También pueden ser un inconveniente y los contras podrían superar a los pros, lo que lleva a una organización a buscar una de las otras opciones de contrato.
Las ventajas de los contratos de tiempo y materiales
- Es fácil responder a los cambios en el proyecto.
- Los retrasos y obstáculos se pueden manejar fácilmente.
- Las negociaciones se establecen al comienzo del trabajo.
Las desventajas de los contratos de tiempo y materiales
- El seguimiento del tiempo y los materiales puede ser difícil.
- Los contratistas tienen poco incentivo para trabajar de manera eficiente.
- Los contratistas tienen que adelantar sus propios costos.
Mejores prácticas al redactar un contrato de tiempo y materiales
Al celebrar cualquier contrato, es importante que el acuerdo esté por escrito. Ambas partes deben estar de acuerdo con los términos y firmarlos. Esto es especialmente cierto en el contrato de tiempo y materiales, ya que puede resultar en que el empleador pierda dinero sin informes diarios de construcción. Como se mencionó anteriormente, tener un precio máximo es una salvaguardia recomendada. Al trabajar con cualquier contratista, asegúrese de que estén licenciados por la Junta de Licencias de Contratistas del Estado y que el trabajo que están realizando esté dentro del alcance de esa licencia. Trabajar con contratistas no licenciados abre responsabilidades que pueden afectar el proyecto e incluso a toda la organización. Esto también es cierto para las licencias comerciales o el registro de impuestos comerciales si es necesario en la jurisdicción del proyecto. Un problema con los contratos de tiempo y materiales es que pueden resultar en más demandas legales que un contrato de precio fijo. Es importante conocer los riesgos y consecuencias involucrados en la contratación de trabajadores de terceros. Puede haber problemas con impuestos atrasados y otras sanciones del IRS, salarios atrasados y daños a la reputación de la organización.
Plantillas gratuitas de gestión de proyectos de construcción
La gestión de proyectos y la gestión de la construcción son disciplinas complejas. Es por eso que hemos creado docenas de plantillas de gestión de proyectos para ayudar a los gerentes de proyectos mientras planifican, programan y realizan un seguimiento de los proyectos. Aquí hay algunas plantillas de gestión de proyectos de construcción para ayudarlo a ahorrar tiempo.
- Plantilla de estimación de construcción: Una parte muy importante de la gestión de proyectos de construcción son las estimaciones de tiempo y costos. Esto es cierto para los propietarios de proyectos, contratistas y subcontratistas, cuya rentabilidad depende de estimaciones precisas del proyecto. Esta plantilla de estimación de construcción gratuita es una excelente herramienta para comenzar a documentar sus costos de construcción.
- Plantilla de programación de construcción: Crear un cronograma de proyecto realista es clave para el éxito en la construcción, ya que los materiales, equipos y mano de obra deben estar disponibles en el momento adecuado para evitar costos adicionales o retrasos. Esta plantilla de programación de construcción es una herramienta sencilla para comenzar con la programación de construcción.
- Plantilla de propuesta de construcción: Los propietarios de proyectos deciden cuál es el mejor contratista para su proyecto mediante el análisis de su propuesta de proyecto. Utilice esta plantilla de propuesta de construcción gratuita para crear una propuesta que se destaque en el proceso de licitación de construcción.
Cómo ProjectManager ayuda a realizar un seguimiento de los contratos de tiempo y materiales
Los contratos de tiempo y materiales pueden ser adecuados para usted. Pero si va a utilizar uno, es crucial que realice un seguimiento de cerca del tiempo y los materiales utilizados por su contratista. De esta manera, solo está pagando por el trabajo que realmente se ha realizado. ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos de construcción que puede monitorear el tiempo que sus contratistas trabajan en el proyecto y realizar un seguimiento de los materiales que utilizan, todo en tiempo real.
Gestión fácil del tiempo
Es fácil incorporar a los contratistas a nuestra herramienta, y la configuración de seguridad se asegura de que solo puedan acceder a las partes del software a las que les haya dado permiso para usar. Una función que le ayuda a realizar un seguimiento de su trabajo es nuestras hojas de tiempo. Cuando los contratistas envían sus hojas de tiempo, se envían al aprobador autorizado y se bloquean para mantener seguros los datos.
Planificación con gráficos de Gantt
Utilice nuestra vista de gráfico de Gantt para planificar y programar su proyecto. Puede asignar y realizar un seguimiento del trabajo de los contratistas, así como realizar un seguimiento de los gastos. Una vez que tenga un cronograma y un presupuesto, establezca la línea base para comparar el progreso y los costos reales con su plan. Si nota que los contratistas están gastando demasiado tiempo o dinero, puede abordar el problema antes de que se convierta en un problema.
Realizar un seguimiento de los datos con paneles en vivo
También hay un panel en vivo que realiza un seguimiento de una vista general del progreso y rendimiento del proyecto. Recopila automáticamente datos en tiempo real y los calcula en costos del proyecto, tiempo, variación y más. Independientemente del tipo de contrato que utilice, nuestra herramienta se asegura de que sus contratistas trabajen de manera eficiente.
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