Los proyectos de ERP pueden ser largos. Dependiendo del alcance del proyecto, la implementación puede durar desde seis meses hasta tres años. Después de la implementación, el software ERP debe soportar a una organización durante al menos cinco a diez años. Como puedes imaginar, elegir una solución ERP que se pueda adaptar al crecimiento de tu negocio es una consideración importante al seleccionar un sistema ERP. La escalabilidad del software se refiere a la capacidad de un sistema para mantenerse al ritmo de la trayectoria de tu negocio. Esto significa que una solución ERP debe poder asumir nuevos mercados y manejar aumentos exponenciales en el volumen de transacciones, carga de trabajo y cantidad de datos.

Estudio de caso: SAP vs. Oracle

Tanto SAP como Oracle invierten mucho en tecnología en la nube. Sin embargo, nuestro cliente estaba escéptico acerca de la escalabilidad en la nube y no estaba seguro si los productos eran maduros y probados. Leer estudio de caso.

Cuando busques una solución ERP escalable, te recomendamos preguntar a los proveedores de ERP sobre factores como la funcionalidad global, las opciones de infraestructura y las capacidades de integración. Lo más importante es preguntarles cómo abordan las últimas tendencias tecnológicas y cómo pueden adaptarse a las necesidades futuras de tu negocio. Además de hacer preguntas a los proveedores, también debes investigar varias preguntas por tu cuenta:

4 preguntas sobre escalabilidad

1. ¿El sistema ERP tiene capacidades globales?

Una forma en que muchas empresas se expanden es a través de la globalización. Si tu empresa actualmente está en el mercado de Estados Unidos pero planea expandirse al resto de América del Norte y eventualmente a Europa y Asia, es posible que desees considerar un sistema ERP que ofrezca una solución global lista para usar. Aquí hay algunas consideraciones:

• Impuestos y regulaciones: Hay algunos países para los cuales muchos sistemas ERP tienen dificultades para cumplir con sus reglas fiscales y regulaciones gubernamentales. Por ejemplo, Brasil tiene uno de los sistemas fiscales más complejos del mundo y, a menudo, los consultores de ERP necesitarán especializarse o tener experiencia en implementaciones brasileñas para tener éxito. Algunos proveedores de ERP han desarrollado “localizaciones” específicas para países para ayudar a las empresas que hacen negocios en otros países a cumplir con las regulaciones. Otro ejemplo son las leyes de localización de datos en Rusia, que requieren que los datos relacionados con los clientes rusos residan en servidores dentro del país. Esto plantea un desafío para las empresas que comienzan una nueva implementación de ERP o expanden un sistema ERP existente. Otros países, como China, están adoptando leyes similares de localización de datos, lo que obliga a muchos proveedores de ERP a construir localizaciones para sus clientes.
• Idiomas: Si tu empresa desea competir en el mercado global, debe publicitar y realizar transacciones en una multitud de idiomas diferentes. Por ejemplo, los documentos dirigidos a proveedores, como solicitudes de propuestas (RFP) o órdenes de compra, deben estar en el idioma local. Personalizar informes para diferentes idiomas puede ser costoso y llevar mucho tiempo. Lo mismo se puede decir de los documentos dirigidos a los clientes, como órdenes de venta y facturas. Si tu empresa mantiene una presencia de comercio electrónico, esto agrega otra capa de complejidad en cuanto a idiomas y traducciones. Muchos proveedores de ERP hoy en día ofrecen traducciones de idiomas listas para usar para respaldar a los clientes globales. Al evaluar si un sistema ERP es adecuado para tu negocio, asegúrate de preguntar sobre las opciones de idioma para evitar sorpresas desagradables cuando expandas tu empresa en el futuro.
2. ¿El sistema ERP tiene una infraestructura escalable?

A medida que tu negocio crece, deseas que la infraestructura de tu sistema ERP pueda crecer contigo. Esto puede verse de manera diferente según tu infraestructura de TI:

• Escalabilidad en la nube: Es fácil cambiar las especificaciones de tu infraestructura en la nube hablando con tu proveedor de servicios en la nube (CSP). Algunos CSP, como Microsoft o Amazon Web Services, ofrecen diferentes planes de suscripción según las necesidades de tu negocio. También pueden ver tu volumen de transacciones y ajustar tus máquinas virtuales en consecuencia para brindarte un alto rendimiento. La capacidad de escalar se ha vuelto aún más fácil hoy en día con los sistemas ERP basados en SaaS. El CSP evalúa tu situación única para determinar cuántos servidores de base de datos necesitas con qué especificaciones. Esta es solo una de las muchas ventajas de los sistemas ERP basados en SaaS.
• Escalabilidad en las instalaciones: Si tu organización debe mantener su tecnología en las instalaciones, aún hay algunas soluciones ERP escalables disponibles. Considera los sistemas ERP que ajustan el rendimiento en función del número de servidores dedicados a ellos. Esto permite que tu negocio adquiera servidores adicionales para acomodar conjuntos de transacciones más grandes. Escalar infraestructuras en las instalaciones es posible pero más costoso en comparación con las soluciones en la nube. El almacenamiento de datos, por ejemplo, es más costoso en un sistema en las instalaciones, especialmente cuando se trata de una gran cantidad de datos.
3. ¿El proveedor de ERP tiene una visión futurista?

La capacidad para que los empleados realicen tareas desde dispositivos móviles se está convirtiendo en la norma, y si tu empresa aún no lo permite, es muy probable que necesite hacerlo en el futuro. Los sistemas ERP que ofrecen soluciones móviles e integran IoT (Internet de las cosas) y aprendizaje automático se consideran en el extremo visionario de la escala de Gartner. Incluso si una solución ERP no tiene estas capacidades incorporadas, el proveedor de ERP al menos debería tener estas ideas en su hoja de ruta. Si un proveedor de ERP no puede hablar sobre su visión futura en relación con estas tendencias tecnológicas, es una señal de alerta de que su software puede no ser escalable para tu negocio. Muchas empresas con las que trabajamos tienen una visión futurista, por lo que buscan un proveedor de ERP que también la tenga. Recomendamos realizar una reingeniería de procesos comerciales antes de la selección de ERP, para que sepas cómo será el estado futuro de tu negocio y puedas encontrar un proveedor de ERP que satisfaga tus necesidades.

4. ¿El sistema ERP tiene adaptabilidad?

Durante la selección de ERP, la adaptabilidad es un factor clave a tener en cuenta. Aunque tu organización puede que no aproveche todas las funciones ofrecidas por el software de inmediato debido a restricciones presupuestarias, puede llegar un momento en el futuro en el que lo haga. El software ERP que tiene conjuntos de funciones en una amplia variedad de industrias puede ser útil en el futuro, ya que es posible que puedas utilizar algunos componentes para cumplir con nuevos requisitos de ERP, en lugar de comprar un software de terceros para una necesidad específica. Si planeas expandir el modelo de negocio de tu empresa y ofrecer diferentes productos o nuevos servicios, aquí hay algunas consideraciones al seleccionar un ERP:

• Expansión del modelo de negocio: Tal vez tu modelo de negocio actual solo se dedique a la fabricación y venta de un determinado producto, pero en el futuro deseas expandirte para ofrecer servicios de instalación también. Tu sistema ERP actual puede que no tenga un módulo o conjunto de funciones de servicios que te permita aprovechar esto sin interrumpir tus procesos de fabricación actuales. Podrías comprar otro paquete de software para manejar la venta y la prestación de servicios de instalación, pero eventualmente tus sistemas dispares necesitarán intercambiar datos. Esto requiere una interfaz personalizada (y costosa) y un equipo interno o externo de TI dedicado a la gestión de bases de datos. La capacidad de agregar nuevas funciones o módulos sin afectar los procesos comerciales actuales es un indicador clave de si una solución ERP se adaptará al crecimiento de tu negocio.
• Integraciones fáciles: Otra característica a tener en cuenta al seleccionar un sistema ERP es la facilidad de integración. Afortunadamente, los proveedores de ERP a menudo se asocian con terceros para construir conectores “plug and play” que brindan soluciones integrales a los clientes, especialmente para ciertas industrias. Por ejemplo, varios sistemas ERP que se adaptan a la industria minorista tienen conectores preconstruidos para pagos con tarjeta de crédito que permiten a las empresas aceptar pagos con tarjeta de crédito. Si tu empresa no acepta pagos con tarjeta de crédito en este momento, pero tienes planes de hacerlo en el futuro, preguntar sobre los conectores potenciales es una opción inteligente. Realísticamente, no todos los sistemas ERP tendrán conectores preconstruidos para cada requisito de interfaz. Preguntar sobre la facilidad de construir integraciones personalizadas es importante, ya que es muy probable que necesites construir una en el futuro. Es posible que incorpores a un nuevo proveedor en tu entorno empresarial o que tus requisitos de informes cambien de enviar PDF a una forma de intercambio electrónico. Sea cual sea la necesidad, encontrar una solución ERP que te permita integrarte fácilmente con sistemas externos te ayudará a escalar a largo plazo.
• Expansión de la fuerza laboral: Si tu empresa planea realizar adquisiciones o llevar a cabo una gran campaña de contratación, deberás determinar si el sistema ERP puede manejar un gran aumento en el número de usuarios. Cada proveedor de ERP comercializa su software en función del tamaño de la empresa que admite. Por ejemplo, SAP Business One se dirige a empresas pequeñas y medianas. Al evaluar tus opciones de ERP, es bueno ser realista en tus predicciones sobre el futuro. No querrás pagar por cientos de licencias adicionales si nunca las usarás.

4 consejos para escalar tu empresa para el crecimiento

Si bien encontrar un sistema ERP escalable ayudará a que tu empresa crezca y se transforme, centrarse exclusivamente en la tecnología limita tu capacidad para hacerlo. A continuación, se presentan cuatro consejos para preparar tu empresa para un crecimiento agresivo:

1. Estandariza tus procesos: Eliminar actividades que no agregan valor y aumentar la eficiencia operativa es solo parte de la ecuación cuando se trata de escalar para el crecimiento. También debes estandarizar los procesos comerciales en todas las unidades de negocio y ubicaciones de oficinas. Esto te permite reducir costos y proporcionar una plantilla operativa y de sistema repetible.
2. Permite la flexibilidad: Aunque puede parecer que entra en conflicto con la estandarización mencionada anteriormente, las empresas en modo de crecimiento también necesitan flexibilidad. Después de todo, los procesos comerciales en la región de Asia-Pacífico probablemente se verán muy diferentes a los que diseñes para América del Norte. Por lo tanto, recomendamos localizar tus procesos por región, cliente y línea de productos cuando sea aplicable.
3. Integra tus operaciones: La falta de integración de la información y los procesos es uno de los puntos problemáticos más comunes que escuchamos de los clientes. Por ejemplo, cuando un grupo de fabricación se da cuenta de cuellos de botella de producción que probablemente retrasarán las órdenes de trabajo clave, esa información no siempre está disponible para los equipos de ventas. Si bien los sistemas ERP permiten esta integración, también debes capacitar a tu personal y procesos. En otras palabras, diseña procesos de extremo a extremo y capacita a tus empleados para que los realicen.
4. Asegura el acceso a datos en tiempo real: Al igual que los diferentes departamentos deben tener acceso a información integrada, tu equipo ejecutivo debe tener visibilidad de toda la organización. Por ejemplo, los directores de operaciones desean saber qué demanda está pronosticando el equipo de ventas para poder planificar su producción en consecuencia. De manera similar, los directores financieros desean conocer los pronósticos financieros y obtener información de los informes financieros del ERP. Este tipo de información para la toma de decisiones es una de las formas más efectivas de escalar para el crecimiento. Si deseas asegurar el acceso a este tipo de información, prestar atención a la migración de datos durante la selección e implementación es esencial.

¿Qué puede cambiar en diez años?

¡Mucho! Un sistema ERP debe durar al menos diez años en tu organización. Durante este tiempo, es probable que tu empresa experimente algunos cambios importantes. Es importante determinar si un sistema ERP puede respaldar estos cambios antes de seleccionarlo e implementarlo. Los consultores de ERP de Panorama pueden ayudar a tu empresa a evaluar la escalabilidad de varias soluciones ERP y ayudarte a seleccionar un sistema que pueda brindar beneficios empresariales de ERP a largo plazo.