A medida que la tecnología avanzaba, también lo hacía la fuerza laboral y la forma en que los equipos trabajan. Las organizaciones ya no estaban limitadas a buscar talento local. Con el ancho de banda, los dispositivos móviles y las soluciones de software, los equipos podían reclutarse en cualquier lugar y trabajar de forma remota. Si bien esto amplió la red en términos de capturar trabajadores calificados, también creó un nuevo conjunto de problemas para los gerentes. ¿Cómo puedes gestionar a alguien cuando no está presente? Por supuesto, debes confiar en tu equipo remoto para que haga su trabajo. Sin embargo, si no puedes supervisar su trabajo, no podrás equilibrar su carga de trabajo ni saber si se han desviado del rumbo. Puede parecer un poco como conducir a ciegas, pero no tiene por qué serlo. La gestión de equipos remotos es posible con software de gestión de proyectos en línea para asignar, supervisar e informar sobre los equipos remotos, sin importar dónde se encuentren o cuándo estén trabajando.

¿Qué es un equipo remoto?

Un equipo es simplemente otra forma de decir un grupo de personas que trabajan juntas para resolver un objetivo común. Un equipo remoto, también conocido como equipo distribuido, no es diferente a cualquier otro equipo, excepto en un aspecto muy importante. Un equipo remoto es un grupo de personas que trabajan juntas para resolver un objetivo común y que trabajan en diferentes oficinas, ciudades o países.

Gestión de equipos remotos

Para los equipos remotos, al igual que en cualquier gestión de equipos de proyecto, todos los miembros reportan al mismo gerente. Esto significa que el gerente debe poder administrar y coordinar el equipo como si todos estuvieran en la misma habitación. El gerente debe asignar sus tareas, supervisar su progreso e informar a los interesados. Como se mencionó, los equipos remotos son más populares que nunca: hay algunas ventajas serias al trabajar desde casa. Esa tendencia parece que continuará, por lo que es importante que los gerentes aprendan a gestionar de forma remota. Ya sea que los equipos remotos estén reduciendo los costos generales, dando a los proyectos un ciclo de trabajo de 24 horas o simplemente brindando a las organizaciones la oportunidad de contratar más talento, los gerentes aún deben gestionarlos. Esto crea desafíos.

Desafíos para los equipos remotos

La comunicación es el desafío más obvio al gestionar equipos remotos. Poder dirigir claramente las tareas y mantener un canal abierto entre el gerente y el equipo es clave para una ejecución exitosa. El seguimiento del trabajo y la productividad, como se mencionó anteriormente, también es esencial para saber si el proyecto está alineado con el plan. Por supuesto, también hay que tener en cuenta la cultura corporativa, ya que algunas empresas pueden ser lentas para aceptar un nuevo paradigma. También hay problemas para el equipo. Si están trabajando de forma remota, pero otros están en la oficina, el miembro del equipo distribuido puede sentir que no forma parte del equipo y que sus contribuciones no son notadas o apreciadas. Puede haber tiempo de inactividad innecesario mientras esperan instrucciones. Y lo que es peor, es posible que no se involucren, lo que afecta negativamente su trabajo y moral.

5 consejos para una mejor gestión de equipos remotos

Aunque nada reemplaza el diálogo cara a cara, hay formas de resolver estos desafíos inherentes al gestionar equipos remotos:

1. Videoconferencias: Aunque puede ser un poco incómodo, hay muchas herramientas disponibles para conectar a las personas sin importar dónde se encuentren. Tener reuniones diarias o, para discusiones más profundas, una sesión de pizarra blanca es una excelente manera de comunicarse, obtener comentarios y ver las caras de los demás. No subestimes el poder de una conferencia virtual. Poner caras a los nombres genera confianza y desarrolla vínculos que son fundamentales para que los equipos trabajen bien juntos. Aunque no estaría de más asignar algo de tiempo y dinero en el presupuesto para cumbres en persona.
2. Ser claro en tus instrucciones: Cuando estás en la misma oficina y los gerentes y los equipos están en constante comunicación, la necesidad de ser preciso sigue siendo importante, pero no tan esencial como lo es al gestionar equipos remotos. No uses lenguaje vago como “rápido” o “bueno”. Esos términos están abiertos a interpretación personal. Muestra un ejemplo de lo que quieres, establece plazos y establece hitos. Comparte tu calendario para que todos puedan ver cuándo se deben entregar las tareas. Establece expectativas claras.
3. Mantente comprometido: Es fácil descuidar a los equipos remotos. No están en la oficina contigo. No te ven llegar por la mañana, no te invitan a almorzar ni te cruzan en el pasillo. Estas conexiones informales construyen lentamente la confianza, mientras que los equipos remotos pueden sentirse más abstractos, como un nombre sin rostro. Por lo tanto, como gerente, es importante que te acerques y te mantengas en contacto con el equipo remoto. Invítalos a las reuniones a través de alguna herramienta de teleconferencia y establece reuniones semanales para tener una idea de cómo les va y si necesitan algo de ti para hacer mejor su trabajo.
4. Enfócate en los objetivos: La microgestión es un camino peligroso para los gerentes. Puede hacer que los equipos sientan que no confías en ellos o en su capacidad para hacer el trabajo para el que fueron contratados. Puede ser difícil no microgestionar cuando estás gestionando equipos remotos. Esto habla, por supuesto, de un problema de confianza, pero si puedes hacer un seguimiento del progreso de los objetivos del equipo remoto en lugar de lo que están haciendo cada minuto del día, entonces estás siguiendo su desempeño sin hacer que los equipos sientan que son solo trabajadores. Si estás cumpliendo tus objetivos, eso significa que tus equipos remotos están gestionando su carga de trabajo.
5. Obtén el software adecuado: Antes de emplear equipos remotos, asegúrate de tener las herramientas necesarias para mantenerlos informados. Si tus equipos están desconectados del resto de la organización, si no pueden comunicarse, compartir archivos y colaborar, nunca podrán trabajar de manera productiva. Además, si los gerentes no pueden supervisar y rastrear su progreso y no tienen herramientas para obtener informes para evaluar su desempeño y el desempeño del proyecto en general, eso es una receta para el desastre. Por lo tanto, encuentra una herramienta en línea que tenga un conjunto completo de características de gestión de proyectos que conecten a los equipos y gerentes.

ProjectManager te ayuda a gestionar equipos remotos. Como complemento al último consejo, querrás un software de gestión de proyectos en línea que tenga una suite completa de características para ayudar a los gerentes y equipos a trabajar juntos, sin importar dónde se encuentren. ProjectManager es un software galardonado que mantiene los proyectos organizados y los equipos remotos productivos. Asignar tareas a los equipos distribuidos es difícil, pero no con ProjectManager. Cuando los miembros del equipo son invitados al proyecto, el gerente puede asignarles tareas. Esas tareas pueden tener instrucciones detalladas y adjuntos ilimitados. Una vez que se establece la duración de cada tarea, se muestra en un gráfico de Gantt o línea de tiempo del proyecto. De esta manera, todos pueden hacer un seguimiento de los plazos y mantenerse motivados. Pero enviar tareas al vacío no funcionará. Es por eso que ProjectManager mantiene a los gerentes y equipos remotos conectados. Se pueden agregar comentarios a nivel de tarea, lo que mantiene a los gerentes y miembros del equipo en comunicación, pero también crea una plataforma de colaboración para que todo el equipo trabaje mejor juntos. Si necesitan involucrar a alguien más del equipo del proyecto que no está asignado a la tarea, simplemente etiquétalos en un comentario y recibirán una alerta por correo electrónico. ProjectManager tiene múltiples vistas para gestionar el trabajo y colaborar. Se hacen asignaciones, los equipos colaboran, pero los gerentes aún desconocen el progreso y el desempeño. Pero no con ProjectManager, que tiene un panel en tiempo real para rastrear el progreso a medida que ocurre y informes automatizados del proyecto que entran en detalles. Lo último que un gerente quiere es sobrecargar a un miembro del equipo mientras otros no hacen nada. Pero al gestionar equipos remotos, puede ser difícil saber quién está haciendo qué y cuándo. ProjectManager resuelve ese problema al tener herramientas de asignación de recursos que muestran cuándo los miembros del equipo están trabajando y cuándo tienen días libres, vacaciones o días de enfermedad. Una página de carga de trabajo está codificada por colores, por lo que puedes ver de un vistazo si la carga de trabajo de tu equipo está equilibrada. Si no es así, puedes reasignar recursos directamente desde esa página. ProjectManager es un componente clave de cualquier metodología de gestión remota. Los gerentes tienen las herramientas para mantener a sus equipos trabajando y supervisar su progreso, mientras que los equipos obtienen las características de colaboración que necesitan para trabajar mejor juntos. Comienza tu prueba gratuita de 30 días y comienza a gestionar mejor tus equipos remotos.

En resumen, la gestión de equipos remotos puede ser un desafío, pero con las herramientas y los consejos adecuados, puedes superar los obstáculos y lograr un trabajo en equipo exitoso sin importar dónde se encuentren tus miembros del equipo. Recuerda la importancia de la comunicación clara, el compromiso y el enfoque en los objetivos. Con el software de gestión de proyectos adecuado, como ProjectManager, puedes mantener a tus equipos remotos organizados y productivos. ¡Comienza hoy mismo y descubre cómo puedes gestionar mejor tus equipos remotos!