A la hora de invertir en el sistema ERP adecuado, es esencial dar un paso atrás y centrarse en lo que realmente necesita tu equipo. Antes de comenzar a buscar, es una buena idea crear una lista de requisitos. De esta manera, no terminarás gastando dinero en características llamativas que tienen muy poco que ver con los objetivos de tu empresa. En este blog te mostramos cómo crear esa lista de requisitos en ocho sencillos pasos.
1. Encuesta a tu equipo y establece una lista de requisitos empresariales
Si quieres asegurarte de que tu ERP funcionará para tu equipo, necesitas definir tus requisitos empresariales. No existe una lista única para todos, y deberás hablar con empleados de todos los niveles de tu empresa para tener una idea de los criterios correctos.
2. Prioriza los resultados de la encuesta y clasifica tu lista de requisitos
El primer paso puede resultar en una larga lista de ideas. Toma esta lista y trabaja con tu equipo para establecer qué son los “imprescindibles”, “buenos tener” y “agradables tener”. Tu lista puede tener más niveles que estos. El objetivo es tener una imagen clara de las características esenciales requeridas.
3. Involucra a la alta dirección en el proceso
Tu lista de requisitos empresariales debe ser una herramienta que facilite mostrar a la alta dirección el potencial del sistema adecuado. Sin su aprobación, es posible que termines obteniendo una solución más barata con menos funcionalidad que te cueste a largo plazo.
4. Determina la integración con los sistemas existentes
Tu nuevo ERP no debe interferir con los flujos de trabajo y tecnologías que tu empresa ya tiene en marcha. Debe ser posible integrar el nuevo sistema con tu red de herramientas y procesos existentes. Por ejemplo, si ya estás utilizando Microsoft 365, tiene sentido optar por un ERP compatible.
5. Considera las capacidades a medida que creces
Lo más probable es que tu empresa tenga planes de crecimiento, y a medida que crece, tus sistemas deben poder gestionar ese crecimiento sin problemas. Esto significa elegir una solución que sea igual de buena para tu empresa mañana como lo es hoy.
6. Establece un presupuesto realista
Decidir cuánto dinero está realmente disponible para un sistema ERP es crucial. Este sistema operará en el corazón mismo de tu negocio durante al menos una década. Evalúa cuánto vas a gastar, teniendo en cuenta que la formación y la integración son parte de los gastos que puedes esperar.
7. Calcula el costo total de propiedad y el retorno de la inversión
Una vez que establezcas un presupuesto, es hora de calcular tu retorno de la inversión. Asegúrate de que estos costos y beneficios se distribuyan a lo largo del tiempo para tener una imagen más clara. Una vez que sepas cuánto costará, puedes comenzar a pensar en las mejoras y beneficios del sistema y calcular el dinero que se puede ahorrar.
8. Considera soluciones específicas para tu industria
Las personalizaciones pueden acumularse rápidamente y a menudo son necesarias porque cuando las características de un ERP son demasiado generales, generalmente no son adecuadas para el propósito. Pregúntate a ti mismo, ¿es tu empresa tan única que ninguna otra empresa ha necesitado las mismas características? Aunque esto es posible, no es probable. Deberías poder encontrar un ERP que tenga funcionalidades específicas para tu industria.
Esperamos que hayas encontrado útiles estos ocho pasos. Ahora que sabes qué considerar, es hora de comenzar a construir tu lista de requisitos. Si estás interesado en obtener más información sobre cómo abordar cada paso, consulta una versión más completa de este blog aquí.
