Como parte de la serie de contenido contribuido de Solutions Review, Eric Helmer, el SVP y Director de Tecnología de Rimini Street, ofrece orientación sobre cómo navegar por los desafíos involucrados en la implementación de software, presupuesto, actualizaciones y más. Las organizaciones de hoy en día se enfrentan a complejidades significativas al emprender la migración a nuevas versiones de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o al integrar nuevas soluciones en sus marcos principales. Gestionar con éxito esta complejidad es fundamental para evitar que la empresa se convierta en una carga excesiva de recursos e inversiones. Sin embargo, embarcarse en un nuevo viaje de ERP no es una tarea sencilla. Sigue leyendo para comprender mejor las complejidades del ERP y el software de “back-office” y explorar los desafíos desde varios puntos de vista, incluida la implementación, las limitaciones presupuestarias y la importancia de las operaciones críticas para la misión.

Comprender la complejidad del panorama del software

Los sistemas ERP sirven como la columna vertebral de las operaciones comerciales modernas y están diseñados para optimizar e integrar diversos procesos centrales como finanzas, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, adquisiciones y más. Estos sistemas son esenciales para las empresas que buscan optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y ayudar a las organizaciones a obtener ventajas competitivas. A medida que las organizaciones se esfuerzan por mantenerse competitivas y adaptables, a menudo se enfrentan a una confluencia de factores que contribuyen a la creciente complejidad de la migración e integración de ERP. El impacto de estos desafíos es de gran alcance, afectando no solo los aspectos técnicos de un líder tecnológico, sino también la salud financiera del negocio y la continuidad crucial de las operaciones críticas para la misión.

Desafíos en la migración, actualizaciones e integración

El proceso de migrar a un nuevo sistema ERP, actualizar a una nueva versión o integrar soluciones adicionales puede implicar una serie de desafíos técnicos, como migrar datos de sistemas heredados, personalizar el sistema para que se ajuste a las necesidades comerciales únicas y garantizar la compatibilidad perfecta con los sistemas existentes. Si no se manejan con precisión, estas complejidades pueden provocar tiempo de inactividad del sistema, pérdida de datos y interrupciones operativas.

Obstáculos en la implementación y actualización

Las actualizaciones, aunque están destinadas a mejorar la funcionalidad, inevitablemente generan un nivel de interrupción en las operaciones en curso. Si bien una actualización puede parecer centrada en solo algunas mejoras, la realidad es que probablemente afectará a todos los módulos del sistema ERP. En un entorno estrechamente entrelazado, los cambios en un área pueden desencadenar una cascada de efectos en toda la infraestructura e introducir interrupciones inesperadas. Además, muchas de las llamadas “actualizaciones” en la actualidad implican una nueva implementación completa dentro de la infraestructura en la nube del proveedor. Esto significa que los datos de una organización se mueven fuera de su propio centro de datos, lo que introduce nuevos desafíos de integración.

Limitaciones presupuestarias

A medida que los proyectos de ERP se vuelven más frecuentes y complejos, las organizaciones tienden a exceder sus presupuestos iniciales debido a desafíos imprevistos y requisitos adicionales. Según la investigación de ASUG sobre el pulso del cliente de SAP 2023, el 24 por ciento de los encuestados están actualizando sus sistemas SAP entre cada 2-4 años, el 18 por ciento se actualiza anualmente y algunos más de una vez al año (8 por ciento). Sin embargo, el 67 por ciento solo puede “mantenerse en cierta medida” con el ritmo de las actualizaciones de SAP, y el 10 por ciento dice que no puede mantenerse al día, con preocupaciones expresadas como esta respuesta: “El volumen y la frecuencia de las actualizaciones dificultan evaluar qué será beneficioso o tendrá un impacto significativo, y mucho menos llevar a cabo la actualización”. El costo de la actualización es la razón principal por la que las empresas luchan por hacerlo, especialmente cuando enfrentan gastos inesperados relacionados con la migración de datos, la capacitación y problemas técnicos imprevistos. Además de eso, muchos no tienen en cuenta el retorno de la inversión (ROI), que debe ser un factor decisivo para cualquier cambio, ya que no solo se trata del gasto inicial, sino también de las expectativas de recuperación año tras año. En general, los líderes deberán preguntarse cómo estos gastos proporcionarán un resultado para los objetivos comerciales generales.

Importancia para las operaciones críticas para la misión

Los sistemas ERP han evolucionado de ser herramientas de backend a componentes críticos de las operaciones comerciales. Desde la gestión de la cadena de suministro hasta las transacciones financieras, las organizaciones dependen en gran medida de los sistemas ERP para garantizar operaciones sin problemas y eficientes. Cualquier interrupción durante la migración o integración puede afectar a los departamentos, causando cuellos de botella operativos y, en última instancia, perjudicando la experiencia del cliente.

Estrategias para gestionar la complejidad

La planificación meticulosa, que incluye establecer objetivos claros y delinear una hoja de ruta bien definida, es la piedra angular de una migración e integración de ERP exitosa. Sin embargo, para que esa planificación sea efectiva, las organizaciones deben realizar evaluaciones exhaustivas de sus sistemas existentes, procesos comerciales y obstáculos potenciales, incluido el tiempo de inactividad a través de pruebas e integraciones, la gestión del cambio o la capacitación. En muchos casos, realizar un análisis de función por función puede ayudar a las organizaciones a determinar si las nuevas versiones tienen características que proporcionarán un sólido retorno de la inversión (ROI) o si simplemente serían agradables de tener.

Colaboración y comunicación

La colaboración entre departamentos es esencial para recopilar información desde diferentes perspectivas. La comunicación efectiva entre los equipos de TI, los interesados y los usuarios finales facilita la alineación y reduce los malentendidos. Compartir conocimientos y experiencias permite a los equipos tomar decisiones informadas y adaptarse a las circunstancias cambiantes de manera más eficiente. Aprender lo que funciona apoyará al equipo para mantener esos sistemas, y comprender lo que crea obstáculos permitirá impulsar el cambio.

Experiencia humana y herramientas

Contar con consultores experimentados y especialistas en ERP puede facilitar significativamente las complejidades de la migración e integración. Su experiencia en el manejo de diversos escenarios, junto con el uso de herramientas y tecnologías avanzadas, puede acelerar el proceso al tiempo que minimiza los riesgos. Los ejemplos exitosos demuestran cómo la experiencia externa también puede llevar a implementaciones más fluidas y rentables.

Navegando la complejidad con confianza

Las empresas que se esfuerzan por mantenerse competitivas y receptivas deben estar preparadas para superar los obstáculos asociados con las actualizaciones de sistemas, integraciones o nuevos proyectos de implementación. La transformación del ERP no es tan fácil como simplemente migrar de una versión a otra. Al comprender las complejidades de la transformación del ERP, adoptar estrategias proactivas y aprender tanto de los éxitos como de los contratiempos, los profesionales de TI pueden posicionar a sus organizaciones para transiciones exitosas que impulsen el crecimiento y la innovación.