Cómo utilizar monday.com para la gestión de cartera de proyectos

monday.com es una solución líder en gestión de proyectos que cada vez se utiliza más como software de gestión de cartera de proyectos. Muchos gestores de proyectos ya conocen o pueden intuir cómo utilizar monday.com para las tareas de gestión de proyectos tradicionales, pero se requerirá cierta personalización e investigación para desarrollar tu espacio de trabajo en monday para la gestión de cartera de proyectos. En esta guía, te guiaremos a través de algunas de las características, plantillas y mejores prácticas para configurar y utilizar monday.com como plataforma de gestión de cartera de proyectos (PPM) para tu organización.

Desarrollar y gestionar objetivos a nivel de cartera

Si tu empresa desea utilizar el software de gestión de cartera de proyectos de manera efectiva, primero debes identificar tus objetivos generales de cartera. ¿Tienes industrias específicas o tamaños de empresas con los que deseas trabajar? ¿Hay un presupuesto aproximado al que deseas ceñirte por proyecto? ¿Esperas ingresar a una nueva línea de servicios o especializarte aún más en una existente? Estos tipos de objetivos deben ser solidificados por los líderes de la organización desde el principio para que los equipos de proyectos puedan adaptar los proyectos individuales a estos objetivos. Crear objetivos SMART es un buen punto de partida. El widget de objetivos y la plantilla de objetivos trimestrales son herramientas incorporadas de monday.com que pueden ayudarte a identificar objetivos y realizar un seguimiento del progreso a lo largo del tiempo.

Crear un inventario de proyectos

Una de las primeras y más cruciales fases de una gestión de cartera de proyectos exitosa es inventariar todos los proyectos y recursos actuales en la cartera de tu organización. Para facilitar esta fase importante, monday.com facilita la captura de datos relevantes de proyectos y organizaciones individuales con tableros y paneles detallados. Los usuarios pueden incluir columnas personalizadas tanto para datos financieros como no financieros para ayudar en la fase de análisis. También pueden ver, compartir y comentar información de proyectos y cartera a través de las funciones de colaboración de monday.com.

Utilizar plantillas de monday y criterios de selección basados en datos

En la fase de análisis, los datos recopilados de tu inventario de proyectos se evaluarán para evaluar las fortalezas y debilidades de la cartera. Los líderes pueden analizar los problemas que los proyectos individuales intentan resolver y determinar si aún son relevantes o si hay múltiples proyectos que intentan resolver el mismo problema. La plantilla de análisis DAFO de monday es un recurso útil para evaluar tu inventario de proyectos de manera integral. Además, la vista de carga de trabajo de monday.com y la plantilla de gestión de recursos pueden ayudarte a identificar los recursos asignados a cada proyecto y si hay suficientes. Los usuarios pueden verificar las dependencias entre tareas y proyectos, así como los riesgos involucrados con las vistas de diagrama de Gantt. Toda esta información puede ayudar a los líderes de la empresa a realizar un análisis exhaustivo en preparación para la siguiente fase de planificación y desarrollo de proyectos. monday.com ofrece opciones de columna de prioridad para puntuar y clasificar y mostrar qué proyectos ofrecen los mayores beneficios con la menor cantidad de riesgo. Los paneles personalizados pueden mostrar datos de alto nivel en tiempo real sobre presupuestos, objetivos, horarios y recursos. Los paneles también incluyen hitos para marcar puntos de control significativos que ayudan a medir la alineación y el rendimiento del proyecto. Ahora, los tomadores de decisiones tienen suficiente información para clasificar los proyectos según su importancia, relevancia y otros factores. Con esta información lista, es hora de tomar la difícil decisión de detener proyectos que no son útiles o retrasar proyectos que la empresa no puede permitirse implementar simultáneamente.

Definir roles y responsabilidades

Ahora que has priorizado los proyectos en función de los objetivos de tu empresa, presupuesto y otros datos, es hora de definir (o redefinir) los roles y responsabilidades del equipo de proyectos. Debes designar claramente los roles en los tableros de proyectos individuales, pero también es importante que las identidades de los propietarios de proyectos y tareas se incluyan en tu espacio de trabajo de cartera de proyectos. La columna de personas de monday.com se puede utilizar en varias vistas de tablero; como ventaja adicional, el uso de la columna de personas facilita la notificación a los usuarios relevantes cuando se les asignan ciertas tareas o proyectos.

Tener en cuenta los requisitos presupuestarios

Aunque es probable que ya hayas revisado los presupuestos en las etapas de establecimiento de objetivos e inventario de proyectos de la gestión de cartera de proyectos, es importante seguir monitoreando cómo tus equipos están cumpliendo con esos presupuestos. Los tableros de proyectos individuales se pueden equipar con la columna de números y widgets de panel específicos para realizar un seguimiento de los costos a lo largo del tiempo. Con automatizaciones e integraciones de tableros, los datos presupuestarios de proyectos individuales se pueden filtrar en tu tablero de cartera de proyectos para ayudarte a medir el progreso desde una ubicación central. La plantilla de seguimiento de presupuesto de monday también es útil, dependiendo de la complejidad de los proyectos y las finanzas que deseas medir.

Capacitar a los equipos y partes interesadas relevantes

Ya sea que tu organización sea nueva en monday.com o haya estado usándolo como software de gestión de proyectos durante un tiempo, es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo de proyectos y otras partes interesadas sepan cómo utilizar la herramienta para fines de gestión de cartera de proyectos. Lo más importante es asegurarse de que todos sigan los mismos procesos y procedimientos para la colaboración y comunicación en equipo, ya sea que estén dejando comentarios, etiquetando a otros usuarios o actualizando columnas de estado. Los administradores del espacio de trabajo también tienen la capacidad de crear equipos en monday.com. Estos equipos facilitan que todos los usuarios sepan quién trabaja en qué proyectos y qué tareas deben manejar.

Monitorear el éxito de la cartera con las funciones de informes de monday

Una vez que los líderes hayan realineado y reequilibrado la cartera de proyectos de la empresa, la iniciativa se centra en la gestión continua de la cartera. Las características más útiles de monday.com en este punto son la comunicación y la colaboración. Otro paso vital que deben tomar los líderes es conectar los tableros de proyectos individuales al tablero de gestión de cartera y realizar un seguimiento del rendimiento a través de notificaciones. Los paneles de monday.com ofrecen visualizaciones claras y en tiempo real para proporcionar a todas las partes interesadas información importante. Los estados codificados por colores brindan información de un vistazo que muestra instantáneamente qué proyectos están en camino y cuáles necesitan intervención inmediata. Las automatizaciones de tablero también simplifican y estandarizan los procesos para facilitar el monitoreo continuo de la gestión de cartera de proyectos.

Plantillas de PPM de monday.com

monday.com ofrece varias plantillas de PPM listas para usar en su biblioteca de plantillas. Los usuarios pueden personalizar las plantillas agregando elementos de acción, reordenando elementos según la prioridad y ajustando los planes para satisfacer las necesidades comerciales específicas. Para tu propia configuración de gestión de cartera de proyectos, considera incorporar las siguientes plantillas en tu flujo de trabajo:

Beneficios de utilizar monday.com para la gestión de cartera de proyectos

monday.com no se utiliza estrictamente como software de gestión de cartera de proyectos y requiere cierto trabajo por parte de tu organización para configurarlo correctamente. Sin embargo, una vez que hayas tomado las acciones apropiadas para crear tu espacio de trabajo de PPM en monday.com, tu equipo puede esperar obtener estos beneficios:

¿Qué es monday.com?

monday.com es una plataforma de trabajo en línea flexible que es adecuada para una variedad de casos de uso, incluida la gestión de proyectos, la gestión de tareas, las ventas y CRM, y la gestión de cartera de proyectos. Es una solución altamente visual y personalizable que se puede configurar para todo tipo de usuarios, tamaños de empresas e industrias. Sus características ayudan a los usuarios que gestionan proyectos a agilizar los procesos de trabajo, centralizar la información y mejorar la comunicación y colaboración en toda la organización con visualizaciones de proyectos, plantillas y funciones de informes. monday.com es una excelente solución para el software de gestión de cartera de proyectos porque centraliza la información actualizada y relevante de proyectos individuales en una sola plataforma de trabajo. La información en tiempo real es accesible para todos, especialmente para los tomadores de decisiones. El software de gestión de proyectos proporciona diferentes vistas, lo que permite a las partes interesadas ver el panorama general o vistas detalladas dinámicas, opciones de automatización, herramientas de conversación y paneles personalizados. monday.com está disponible en cinco opciones de planes diferentes:

¿Qué es el software de gestión de cartera de proyectos (PPM)?

Las soluciones de software de PPM son plataformas que ayudan a las organizaciones a gestionar y analizar sus carteras de proyectos, tanto para proyectos actuales y en curso como para proyectos futuros en proceso. El software de PPM permite a las empresas gestionar todos los datos de planificación y alcance del proyecto, incluidos los objetivos de la cartera, los criterios de selección, los plazos del proyecto, los presupuestos, los recursos, los equipos y el progreso hacia los objetivos. Al mirar el panorama general, el software de gestión de cartera de proyectos permite a las organizaciones analizar la dirección general, la relevancia y la salud de los proyectos que están llevando a cabo. Desde principios de la década de 2000, la gestión de cartera de proyectos (PPM) ha permitido a las empresas evaluar proyectos actuales y potenciales y tener en cuenta su probable éxito, riesgos y alineación con la estrategia general de la empresa. Con la ayuda de software de gestión de cartera de proyectos como monday.com, las empresas pueden seleccionar mejores proyectos en el contexto de sus objetivos a corto y largo plazo, creando una mejor experiencia interna de equipo y servicio al cliente al mismo tiempo. Muchas soluciones de software de gestión de cartera de proyectos son en realidad suites de gestión de proyectos con módulos y plantillas especializadas para PPM. Sin embargo, algunas suites de software se centran únicamente en PPM y las tareas que conlleva la gestión estratégica de cartera de proyectos. Para lograr los objetivos del equipo de proyectos, el software de gestión de cartera de proyectos generalmente incluye las siguientes características y funciones:

Casos de uso del software de PPM

El software de PPM se puede utilizar tanto por pequeñas empresas como por grandes empresas en diversas industrias. Es especialmente útil cuando el gestor de cartera o la oficina de gestión de proyectos (PMO) desea estandarizar cómo el trabajo del proyecto se ajusta al panorama general de las operaciones comerciales y la estrategia organizativa. Sin embargo, el software de PPM también es útil para los gestores de proyectos y los equipos de proyectos que desean ver proyectos individuales en contexto, identificar y mitigar riesgos y tomar otras decisiones basadas en objetivos organizativos más amplios. Aunque el software de PPM es útil para una variedad de industrias y casos de uso, estos son algunos de los más comunes:

Software de gestión de cartera de proyectos en tendencia

monday es una opción sólida de PPM para muchos equipos. Sin embargo, si estás buscando otras opciones además de monday.com, estos proveedores destacados definitivamente valen la pena:

Cada una de estas soluciones de software de gestión de cartera de proyectos, incluida monday.com, ofrece características destacadas que las diferencian de sus competidores. El mejor siguiente paso para tu equipo es realizar una investigación adicional sobre las soluciones que sean más relevantes para las necesidades de tu equipo. A partir de ahí, investiga las opciones de pruebas gratuitas o demostraciones para que puedas experimentar completamente cómo funcionará el software una vez que esté en funcionamiento.

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