Seleccionar el software ERP adecuado puede transformar significativamente su negocio, proporcionando una solución integral para gestionar todos los aspectos operativos. Con una multitud de soluciones ERP disponibles, el desafío radica en identificar aquella que mejor se alinee con las necesidades de su organización. El proceso de selección del ERP adecuado requiere un enfoque meticuloso y criterios bien definidos para la selección del proveedor. ¡Si es nuevo en el proceso de selección del ERP, no se preocupe! Esta guía lo guiará a través de los criterios de selección, una metodología de selección Lean de nueve pasos y consideraciones sobre precios. También puede utilizar esta guía como una lista de verificación para los requisitos de su software ERP.

Tabla de contenidos:

• Criterios de selección
• Funcionalidad y facilidad de uso
• Estabilidad del proveedor
• Capacidades tecnológicas
• Costo
• Soporte y capacitación
• Experiencia en la industria
• Implementación
• Gestión de riesgos
• Escalabilidad
• Clientes existentes
• Soporte posterior a la implementación
• Metodología de selección Lean
• Consideraciones de compra
• Próximos pasos

Proceso de selección del ERP

Evaluar el software potencial como Dynamics 365 y los proveedores requiere un conjunto de criterios de selección fundamentales. Estos 11 requisitos lo guiarán a través de todas las etapas de selección para determinar si una solución es adecuada para su organización.

Funcionalidad y facilidad de uso

Las preguntas iniciales a considerar en el proceso de selección del ERP son: ¿Qué funcionalidades ofrece el sistema y qué tan fácil de usar es? ¿Qué funcionalidades y nivel de facilidad de uso requiere su organización? Responder a estas preguntas lo ayudará a evaluar si el producto es fundamentalmente adecuado para su negocio. Esta evaluación puede llevar tiempo, ya que implica una evaluación detallada de su empresa y del producto ERP, pero es crucial para una implementación exitosa. Para comprender mejor el software ERP, reúna sus requisitos o compare sistemas, considere las siguientes acciones:

• Recolección de requisitos: Identifique los desafíos actuales que enfrenta su organización y que podrían abordarse o mitigarse con un sistema ERP. Luego, evalúe qué funcionalidades del sistema podrían lograr esto.
• Automatización de procesos empresariales: Identifique los procesos empresariales rutinarios en su organización que podrían automatizarse y evalúe si la solución tiene las herramientas para hacerlo.
• Examine a los usuarios finales: Evalúe la competencia técnica de sus usuarios finales, su capacidad para navegar por características de software complejas y su experiencia previa con un sistema ERP. Esto lo ayudará a determinar si la facilidad de uso del producto se alinea con sus requisitos.
• Planifique la centralización: Considere los sistemas que utiliza actualmente y que deberán integrarse con su sistema ERP e indague sobre las posibilidades de integración. Por ejemplo, ¿cómo se integra el CRM con el ERP en general?

Estabilidad del proveedor de Dynamics

Antes de invertir en una solución, es crucial evaluar la reputación y viabilidad a largo plazo del proveedor de Dynamics 365. Incluso si un producto tiene la funcionalidad adecuada, debe descartarse si la empresa no es confiable y estable. Además de la credibilidad de la empresa, debe revisar la escalabilidad del producto para determinar si puede ser una inversión a largo plazo. Al comparar sistemas ERP y los proveedores que los ofrecen, considere los siguientes factores:

• Credibilidad de la empresa: Investigue los cambios organizativos del proveedor en los últimos años e indague sobre la dirección futura de su negocio. También considere la edad y la salud financiera de la empresa.
• Viabilidad del producto: Determine cuánto tiempo ha estado en el mercado el producto ERP y busque referencias de clientes. Pregunte al proveedor sobre sus planes para el desarrollo y las actualizaciones futuras del producto.
• Escalabilidad: Evaluar la escalabilidad del producto requiere mirar hacia adentro y hacia el futuro de su negocio. ¿Necesitará agregar usuarios en el futuro o ampliar la funcionalidad? ¿Su organización tiene el potencial de expandirse a nuevos mercados? Considere si las características del sistema pueden respaldar y mejorar su estrategia empresarial.

Capacidades tecnológicas

Los sistemas ERP están integrados con una amplia gama de tecnologías, incluyendo inteligencia empresarial, informes y capacidades de personalización. Debe preguntarse: ¿Qué tecnologías ofrece la solución y qué tecnologías necesitamos?

• Personalización: Evalúe si la solución es llave en mano o personalizable para su organización y sus procesos empresariales únicos. Si la solución necesita ser personalizada para funcionar, asegúrese de que el proveedor pueda cumplir con la solicitud.
• Requisitos: Considere si la solución puede satisfacer las necesidades técnicas de su organización. Por ejemplo, ¿puede generar informes de ventas visuales en tiempo real para presentaciones?
• Valor: Evalúe si el ERP aprovecha las tendencias tecnológicas más recientes y si el proveedor planea actualizar el sistema de manera constante. Esto garantiza que no está invirtiendo tiempo y dinero en implementar un sistema que pronto quedará obsoleto.

Costo

El costo de un sistema ERP es una consideración crítica, pero no es tan sencillo como parece. El costo real incluye las tarifas de licencia, que dependen del número de usuarios, el software en sí o los módulos que seleccione, el alojamiento o hardware, la implementación, el mantenimiento, la capacitación y el soporte. Es recomendable estimar su retorno de inversión antes de firmar cualquier contrato. Al evaluar el costo de un ERP, considere los siguientes factores:

• Información básica de precios: Evalúe el costo de la plataforma y si es apropiado para las funcionalidades y tecnologías que ofrece.
• Costo real: Calcule el costo total de propiedad a largo plazo, incorporando todos los costos aplicables.
• Retorno de inversión: Estime si el retorno de inversión proyectado superará significativamente el costo total de propiedad.

Soporte y capacitación

El soporte y la capacitación son esenciales para la implementación exitosa y el funcionamiento continuo del sistema. El mercado actual de ERP ofrece una amplia gama de opciones de soporte y capacitación por parte de los proveedores. Un plan de capacitación integral generalmente incluye acceso a videos de capacitación o documentación, una base de conocimientos en línea o una comunidad de usuarios y opciones de capacitación presencial. El soporte integral generalmente incluye acceso a un centro de llamadas y varios recursos en línea. Al considerar estos puntos, es crucial examinar:

• ¿Qué tipo de soporte y capacitación recibirá?
• ¿Qué tipo de soporte y capacitación necesitamos?

Revise las ofertas de soporte y capacitación, asegúrese de que funcionen para sus usuarios finales y establezca un acuerdo claro con el proveedor.

Experiencia en la industria

La experiencia en la industria se refiere a la capacidad de un proveedor para satisfacer sus necesidades específicas. Dependiendo de sus requisitos, es posible que encuentre una solución diseñada específicamente para su tipo y tamaño de negocio. Trabajar con un proveedor que comprenda su negocio y permita prácticas de la industria incorporadas en el sistema puede proporcionar ventajas significativas.

Implementación del ERP

La implementación es fundamental para poner en