Excederse del presupuesto en la gestión de proyectos es una situación temida tanto por los gerentes de proyectos como por los propietarios de negocios. Sin embargo, un estudio de 2020 realizado por Wellingtone mostró que solo el 27% de los proyectos se exceden del presupuesto; el 43% de ellos logran principalmente o siempre completar los proyectos dentro del presupuesto. Como demuestran los números, los sobrecostos son completamente evitables siempre y cuando estés consciente de sus causas, diligente en su prevención y proactivo si ocurren a pesar de tus preparativos.
Causas principales de los proyectos que se exceden del presupuesto
Estimaciones inexactas: Los proyectos se exceden del presupuesto cuando el gasto real supera la cantidad estimada. Si bien esto puede deberse a muchos otros factores, una causa principal podría ser estimaciones inexactas. Al licitar un proyecto, los equipos de proyectos pueden verse tentados a apresurar las estimaciones para ganar el contrato. Esto puede llevar a estimaciones que no reflejan las duraciones reales del trabajo, lo que resulta en retrasos imprevistos y problemas presupuestarios.
Creep de alcance: Las solicitudes adicionales que no forman parte del acuerdo inicial se llaman creep de alcance. Estas se agregan por parte de los clientes debido a un cambio de opinión o por mera falta de comunicación. Por ejemplo, un cliente puede querer agregar una nueva página al diseño del sitio web acordado. O el cliente puede haberse llevado la impresión de que la cotización del equipo de desarrollo web ya incluye los complementos que necesitan para el desarrollo cuando no es así. Como en las restricciones triples de la gestión de proyectos, el alcance afecta el tiempo y el costo. Más alcance significa que se necesitará más personal o un cronograma de proyecto extendido. De cualquier manera, los cambios en el cronograma y el presupuesto del proyecto equivaldrán a un costo adicional.
Planificación deficiente de recursos: La gestión de recursos implica identificar, coordinar y administrar los recursos que tu equipo necesita para alcanzar los hitos del proyecto y completar los entregables. Implica asegurarse de que todos tengan las herramientas, el tiempo y la información necesarios para lograr el progreso sin exceder el presupuesto del proyecto previsto. Una planificación deficiente de recursos puede resultar en necesidades del proyecto que no se tuvieron en cuenta en el presupuesto original del proyecto. Esto inevitablemente conducirá a sobrecostos.
Efectos económicos: Los proyectos que se llevan a cabo durante mucho tiempo pueden estar sujetos a efectos económicos. Por ejemplo, si un equipo de proyecto compra sus materiales en un país diferente, estará sujeto a fluctuaciones en el tipo de cambio. Otros factores económicos que pueden afectar el costo de los materiales son la inflación y las regulaciones salariales.
Cómo evitar que un proyecto se exceda del presupuesto
Colaborar al hacer estimaciones: Para evitar tener estimaciones inexactas, tómate el tiempo para colaborar con tu equipo y con las partes interesadas externas relevantes, incluidos expertos y personas de recursos. Cuando sea posible, haz que el equipo que trabajará en el proyecto potencial sea el encargado de hacer las estimaciones ellos mismos. Esto aumentará su responsabilidad con respecto al cronograma y reducirá la probabilidad de discrepancias.
Aclarar el alcance: Una declaración de trabajo (SoW) es un documento que describe el alcance de tu proyecto. Mapea claramente lo que está y lo que no está incluido dentro del alcance del proyecto. Documentar los compromisos de tu equipo puede ayudarte a manejar solicitudes adicionales de tu cliente. Simplemente vuelve a la declaración de alcance y revísala con tu cliente para ver si la solicitud está contemplada.
Hacer un seguimiento de los costos y gastos: Hacer un seguimiento constante de los costos y gastos es una parte vital de la gestión del presupuesto del proyecto porque puede ayudarte a anticipar problemas futuros. Esto puede ser difícil sin un software sólido de gestión de proyectos o de gestión de recursos, pero puede ser inmensamente beneficioso si logras configurarlo. Proporcionar visibilidad sobre los costos del proyecto también puede alentar a las partes interesadas relevantes a ser conscientes de su producción y solicitudes.
Qué hacer cuando los proyectos se exceden del presupuesto
Preparar un plan de contingencia: Antes de comenzar tu proyecto, trata de imaginar todos los escenarios posibles que puedan llevar a exceder el presupuesto. Junto con esto, prepara un procedimiento operativo estándar (SOP) para tu equipo sobre cómo deseas abordarlo. Si es posible, también es bueno notificar a tus clientes y partes interesadas. De esta manera, también pueden prepararse para estas situaciones y ayudar cuando sea necesario. Un plan de contingencia no solo te ayudará a lidiar con una crisis, sino que también puede aumentar la moral de tu equipo porque sabrán que estás preparado para cualquier eventualidad.
Investigar la causa y ajustar áreas clave: Exceder el presupuesto del proyecto puede generar pánico si no estás preparado. Sin embargo, no dejes que las emociones se apoderen de ti. Antes de tomar decisiones importantes, tómate el tiempo para reunirte con tu equipo y llegar a la causa raíz. ¿El proyecto se excede del presupuesto debido a un retraso en el cronograma? ¿Solicitudes adicionales del cliente? ¿Problemas operativos imprevistos? Una vez que descubras cuál es la causa, ajusta según sea necesario. Identificar la causa raíz te pondrá en una mejor posición para hacer ajustes y compartir tus hallazgos con las partes interesadas clave.
Comunicarse con las partes interesadas relevantes: Después de una evaluación exhaustiva y la toma de decisiones, el último paso es comunicar la situación a tus clientes y partes interesadas que puedan necesitar participar en la implementación de los cambios. Comunicar un exceso de presupuesto puede no ser fácil. Muchos clientes reaccionarían negativamente a esto porque es un recurso de su empresa. Si tu proyecto está en un contrato fijo, es posible que debas tratar con la alta dirección de tu empresa. Aprender a comunicar situaciones negativas es una habilidad importante para un gerente de proyectos. No hay una forma única de hacer esto, pero generalmente es una buena práctica explicar la causa del exceso de presupuesto y la mejor recomendación del equipo. Además, ayuda a tus partes interesadas a recordar el impacto general del proyecto para recordarles la relevancia de la meta final a pesar del contratiempo.
Prepararse para un exceso de presupuesto
Aunque hay muchos factores que pueden contribuir a un exceso de presupuesto, lo más importante es que comprendas cómo funcionan para poder evitarlos en el futuro. Prepararse para ellos antes de que ocurran puede ayudarte a abordarlos cuando sucedan y asegurar medidas preventivas para reducir la probabilidad de que te ocurran.
