Una pregunta que a menudo escuchamos es: “¿Cómo se comienza a estimar el retorno de la inversión anticipado de un sistema ERP? ¿Cuál sería una metodología razonable?” Para responder a esta pregunta, analizaría cinco factores principales para estimar el retorno de la inversión de un sistema ERP: 1) costos de TI, 2) productividad, 3) visibilidad, 4) riesgo y 5) impactos de auditoría y cumplimiento. A continuación, he resumido los aspectos clave a considerar en cada una de estas áreas:

Costos de TI:

Los costos de hardware, reemplazo, personal, capacitación continua, servicios relacionados, software y suscripciones son factores que influyen en los costos de TI. Estos son los factores más simples de calcular.

Impactos deseados en la productividad:

Es importante estimar el impacto del soporte del sistema o la integración eficiente, si hay áreas específicas en las que se busca mejorar. El impacto de los errores de datos debido a un sistema no integrado puede ser costoso, perder tiempo y es un componente muy común del retorno de la inversión a considerar.

Impactos en la visibilidad:

Los nuevos sistemas ERP generalmente brindan un mejor acceso a datos más confiables, lo que mejora el control financiero. Un mejor control significa una visibilidad financiera significativamente mejorada. Además, una mayor visibilidad hace que los datos circulen por su organización de manera más eficiente. Rápidamente llega la información a las personas adecuadas, lo cual es un valor medible.

Impactos en auditoría y cumplimiento:

Los controles mejorados y los procesos repetibles aumentan su retorno de la inversión al reducir los costos de auditoría y supervisión. Independientemente de los requisitos de la industria que tenga, ya sea GAAP o ISO, los requisitos de cumplimiento se siguen mejor con un nuevo sistema. El retorno de la inversión aumenta con menores costos de supervisión y revisión, y demostrar controles de calidad dejará una impresión positiva en sus clientes.

Impacto del riesgo:

El costo del riesgo a menudo es el más difícil de estimar. Deberá considerar cuidadosamente el nivel de riesgo incorporado en su sistema actual. Los riesgos surgen cuando se depende de procesos basados en personas que dependen de individuos específicos o conjuntos de habilidades para algunas funciones de la empresa. También existe el riesgo de pérdida de ingresos o clientes insatisfechos, ya que una ejecución deficiente de la administración puede disminuir la satisfacción del cliente. Por último, nunca subestime el riesgo de que un sistema más antiguo se bloquee, especialmente cuando se ejecuta una versión no compatible.

La implementación de un sistema ERP puede afectar su negocio de manera muy amplia y, a veces, de formas inesperadas. No todos estos impactos son fácilmente medibles, pero un análisis del retorno de la inversión es un punto de partida útil. Por supuesto, la situación importa y deberá aplicar su mejor criterio en función de las circunstancias. En Tensoft, reconocemos que seleccionar un sistema ERP es una inversión sustancial en términos de tiempo y dinero. Estimar el retorno de la inversión antes de seleccionar y comprar un sistema ERP puede ayudar a reducir los costos generales. Con muchas opciones, seleccionar un sistema ERP puede ser abrumador y complejo. Sin embargo, ahora tiene algunos consejos para comprender mejor la metodología del retorno de la inversión que lo ayudarán a elegir el mejor sistema ERP para su empresa. Para obtener más ayuda con su proceso de selección, por favor contácteme.

Por Bob Scarborough, Tensoft, un socio de Microsoft Dynamics con sede en Silicon Valley