Por Michael D. Taylor

Qué debe incluir cada Acta de Proyecto

Aunque las actas deben ser escritas para cada proyecto específico, deben contener al menos los siguientes aspectos:

1. Autorización del Proyecto. Una breve declaración escrita debe identificar el proyecto autorizado por nombre y/o número.
2. Autorización del Gerente de Proyecto. El nombre del gerente de proyecto, incluyendo una descripción de sus responsabilidades, debe ser claramente identificado.
3. Partes Interesadas Clave. Todas las partes interesadas clave identificadas en la propuesta del proyecto, aquellas que pueden influir positiva o negativamente en el éxito o fracaso de un proyecto, deben ser identificadas. Sus funciones y roles también deben ser definidos claramente para evitar confusiones.
4. Objetivo(s) del Proyecto. Tener una declaración clara y acordada de los objetivos es vital para el éxito del proyecto. La declaración de objetivos en el acta de proyecto debe ser idéntica al objetivo establecido en la propuesta de proyecto aprobada. El objetivo debe ser:
• Específico
• Medible
• Alcanzable
• Relevante para la estrategia corporativa
• Con un plazo de tiempo definido
5. Prioridades del Proyecto. Una lista de las prioridades del proyecto (tiempo, costo, alcance, etc.) debe ser incluida y delineada en orden de importancia. Estas prioridades deben mantenerse constantes a lo largo del proyecto siempre que sea posible. La importancia de comunicar las prioridades del proyecto al gerente de proyecto no puede ser enfatizada lo suficiente.
6. Declaración de Alcance. Una declaración de alcance que describa las principales actividades del proyecto de tal manera que quede absolutamente claro si se agrega trabajo adicional más adelante. A veces es mejor también incluir lo que no está dentro del alcance del proyecto. La declaración de alcance en el acta de proyecto debe reflejar el alcance aprobado descrito en la propuesta del proyecto, y puede ampliar aún más sus detalles. Si una declaración de alcance no está incluida en el acta de proyecto, debe ser desarrollada como parte de los esfuerzos de planificación del alcance del proyecto.
7. Requisitos del Producto. El personal de marketing o un cliente identificará los requisitos del producto, es decir, lo que se espera que el producto haga y cómo debe funcionar. Los requisitos en esta etapa son embrionarios y se definirán durante los procesos de planificación del proyecto. Recuerde, la mayoría de los clientes no saben lo que quieren hasta que saben lo que usted puede proporcionar, por lo que los requisitos iniciales del producto a menudo son “flexibles”. Los requisitos del producto deben ser consistentes con los de la propuesta de proyecto aprobada, y a veces se incluyen en un documento llamado “Documento de Requisitos de Marketing (DRM)”.
8. Supuestos del Proyecto. Cualquier suposición relacionada con este proyecto debe ser claramente descrita. Esto puede incluir la disponibilidad de recursos específicos, información, financiamiento y habilidades del personal del proyecto.
9. Restricciones y Límites del Proyecto. Cualquier restricción o límite impuesto a este proyecto debe ser claramente descrito. Esto puede incluir límites de presupuesto/financiamiento, restricciones de tiempo, regulaciones o estándares de calidad que deben cumplirse.
10. Riesgos Iniciales del Proyecto. Cualquier obstáculo y riesgo identificable que pueda evitar el logro exitoso de los objetivos del proyecto debe ser considerado. Cada riesgo debe ser analizado, cuantificado y priorizado tanto como sea posible con la información disponible en esta etapa de un nuevo proyecto. Las respuestas a los riesgos, incluyendo mitigaciones, compartición de riesgos, evitación de riesgos y tolerancias de riesgo, deben ser descritas en esta parte de la propuesta de proyecto. Los riesgos identificados en el acta de proyecto deben ser idénticos a los de la propuesta de proyecto, pero pueden contener información adicional detallada de gestión de riesgos.
11. Lista de Entregables. El acta de proyecto debe incluir una lista de los entregables producidos por el proyecto y presentados a un cliente o a un gerente de producción para su aceptación. Puede haber entregables intermedios y finales.
12. Estimaciones de Costo. Cualquier estimación de costos que se haya desarrollado y aprobado en la propuesta de proyecto debe reflejarse en el acta de proyecto. Estas también pueden contener los siguientes aspectos:
• ¿Qué tan fijo es el presupuesto?
• ¿Por qué se estableció en ($$$)?
• ¿Hasta qué punto podemos excedernos del presupuesto o retrasarnos y aún así tener éxito?
• ¿Tenemos suficiente información para producir una estimación confiable?
13. Estimaciones de Cronograma. Cualquier estimación de duración del proyecto que se haya desarrollado y aprobado en la propuesta de proyecto también debe reflejarse en el acta de proyecto. Estas también pueden contener los siguientes aspectos:
• ¿Cómo se llegó a la fecha límite del proyecto?
• ¿Por qué el proyecto necesita terminarse para (fecha)?
• ¿Tenemos suficiente información para producir una estimación confiable?
14. Control Integrado de Cambios. El acta de proyecto también debe definir cómo se gestionarán los cambios en el acta de proyecto o en el plan de gestión de proyecto aprobado. Los procesos como la gestión de configuración o los centros de lanzamiento de software deben describirse en detalle, incluyendo quién tiene la autoridad para aceptar o rechazar estos cambios.
15. Criterios de Éxito. Además de los objetivos del proyecto, también es importante determinar los criterios de éxito de un proyecto. No todos los proyectos terminan exactamente a tiempo, dentro del presupuesto o con todo el alcance inicial completado, pero esto no significa que un proyecto haya fracasado. Criterios de éxito agresivos pero alcanzables asegurarán tener un equipo de proyecto motivado.

¿Qué hacer si no tienes un Acta de Proyecto?

Si como gerente de proyecto no tienes un acta de proyecto escrita, debes escribir una y luego enviarla a tu patrocinador y a las otras partes interesadas clave para su revisión, revisión y aprobación por escrito. Es fundamental que todas las actas de proyecto estén por escrito y firmadas por las partes interesadas correspondientes.

MICHAEL D. TAYLOR, M.S. en gestión de sistemas, B.S. en ingeniería eléctrica, tiene más de 30 años de experiencia en proyectos, externalización e ingeniería. Es el principal de Systems Management Services y ha impartido capacitación en gestión de proyectos en la Universidad de California, Santa Cruz Extension en su programa de Certificado de PPM durante más de 13 años, y en empresas como Sun Microsystems, GTE, Siemens, TRW, Loral, Santa Clara Valley Water District e Inprise. También enseñó cursos en el Programa de Liderazgo y Gestión de la Extensión UCSC (LAMP) y fue ponente invitado en el Simposio de Tecnología de Santa Cruz 2001. Su sitio web es www.projectmgt.com.