Elegir el software adecuado para una empresa puede ser una tarea desalentadora, ya sea que estemos hablando de CRM, HCM, ERP o cualquier otro sistema. La solución correcta optimizará las operaciones, mejorará la inteligencia empresarial y aumentará la productividad de los empleados. Pero, ¿qué sucede cuando eliges al proveedor equivocado o ignoras el proceso de implementación? Una adopción deficiente conduce a la pérdida de tiempo, dinero y recursos. Acelera el proceso de implementación y maximiza tu inversión en software.
En los últimos cinco años, el software empresarial se ha convertido en un buffet de opciones. Con tantas opciones disponibles, los líderes se enfrentan al desafío de tomar decisiones informadas y acertadas en cuanto a las inversiones digitales. Una plataforma que es una mina de oro para una empresa puede no ser efectiva para otra. Por lo tanto, antes de comprar software B2B, asegúrate de evaluar las siguientes características y consideraciones para garantizar el mejor ajuste posible. Aquí te mostramos cómo elegir el software adecuado.
Analiza los puntos débiles de tu organización
Ninguna organización es exactamente igual a otra. Este hecho es lo que te diferencia de tu competencia y lo que dificulta la elección de un nuevo sistema de software. El primer paso para encontrar la solución adecuada es definir tus necesidades únicas. ¿Qué obstáculos enfrentan tus empleados regularmente? ¿Tus procesos internos están inflados? ¿Dónde carece tu embudo de ventas de eficiencia? Identifica cualquier obstáculo en el que sientas que el software adecuado podría ayudar. Asegúrate de incluir múltiples perspectivas en esta conversación; consulta con varios departamentos y cualquier persona que pueda utilizar el software.
Ajusta y optimiza tus operaciones
Comprar e implementar un nuevo sistema no es solo un cambio técnico, es una oportunidad para optimizar la forma en que tu empresa funciona. Si estás considerando un CRM, examina tu embudo de ventas. ¿En qué áreas tus representantes de ventas están perdiendo tiempo? Comprar software B2B con esta mentalidad permite que la solución sea más que una simple solución temporal.
Considera el crecimiento organizacional y planifica una solución escalable
Antes de elegir un software, considera las proyecciones de crecimiento de tu empresa para el próximo período. ¿Cuánto crecimiento puede esperar tu empresa en los próximos años? Tu software no debería ser algo con lo que te quedes obsoleto. Idealmente, debería adaptarse a las necesidades de tu negocio. Algunos proveedores adaptan su solución a pequeñas o medianas empresas y a menudo no funcionan bien en casos de uso más intensivos. Si no tienes esto en cuenta, en unos meses o años te encontrarás con un sistema que ya no te sirve. Después de invertir tiempo y recursos excesivos en la elección y adopción del software, volverás al punto de partida.
No ignores la seguridad
Almacenar información empresarial en una plataforma digital es comparable a dejar objetos de valor en una caja fuerte; ambos pueden convertirse en un objetivo si se pasan por alto las medidas de seguridad. Ya sea que estés buscando un ERP, un CRM o incluso software de comunicación, la seguridad digital debe ser una consideración al elegir el software. Las transacciones en línea grandes tienden a atraer a los ciberdelincuentes, al igual que la propiedad intelectual menos obvia de los clientes y empleados. De hecho, el 72% de los expertos en seguridad incluyen los datos de los clientes en una lista de las principales preocupaciones, según la Encuesta de Seguridad de ERP 2017. La seguridad del software, especialmente para los ERPs, debe ser una preocupación principal para cualquier líder de TI que implemente un nuevo sistema. Ten en cuenta este parámetro durante la etapa de compra y evaluación. También es útil designar a una persona responsable de mantener la seguridad del sistema una vez que esté en funcionamiento. Muchas organizaciones están creando roles completamente nuevos, como los oficiales de seguridad de la información, para desempeñar esta función.
Involucra a los futuros usuarios en la discusión
Determina quiénes dependerán en gran medida de este sistema y habla con ellos antes de elegir el software. No asumas que sabes lo que van a decir. ¿Estás comprando un nuevo software de reclutamiento? Siéntate con tu equipo de recursos humanos y pregúntales acerca de sus procesos actuales, cuellos de botella y puntos débiles. Es posible que obtengas información valiosa que te ayudará a reducir las opciones.
Define tus necesidades y deseos de software
Una vez que tengas una idea clara de tus necesidades empresariales únicas, es hora de comenzar a hacer una lista de las características imprescindibles. Esto requerirá ciertos conocimientos técnicos sobre las soluciones y ofertas actuales, y cómo pueden impulsar tus objetivos empresariales. Por ejemplo, uno de los objetivos comunes con el nuevo software es hacer la transición a un lugar de trabajo sin papel. Si este es el caso, necesitarás un software diseñado para funcionar eficientemente en un entorno sin papel. Ten cuidado de diferenciar lo que realmente necesitas de las características llamativas y agradables de tener. La mejor práctica en esta etapa es priorizar tus necesidades en tres categorías: requisitos (características que necesitas), bonificaciones (características que deseas, pero que puedes prescindir) y distracciones (características que no necesitas). Esto te ayudará a reducir la búsqueda e identificar qué tipo de plataforma brindará el mayor valor a tu negocio.
Considera estos elementos al elegir tus necesidades de software:
- ¿Un sistema o dos? No te limites decidiendo de antemano que todas tus necesidades pueden y deben ser satisfechas utilizando un solo sistema. Ten en cuenta que la mejor solución puede ser dos plataformas diferentes. Utilizando tu lista de prioridades, compara las opciones que esta flexibilidad ofrece. Determina qué se pierde y qué se gana en cada situación. Por ejemplo, al usar una plataforma, tendrás una base de datos única y una única fuente de verdad. Además, el tiempo de capacitación será más eficiente. Considera la capacidad de los usuarios para cambiar entre la interfaz de usuario de cada plataforma y compáralo con la funcionalidad que se obtiene al utilizar sistemas separados.
- Movilidad del software: A medida que aumenta la adopción de teléfonos inteligentes y tabletas, es importante considerar cómo se verá y se sentirá tu futuro software en estos dispositivos. Esto afectará significativamente cómo se utiliza. Permitir a tus empleados la flexibilidad de realizar tareas a través de dispositivos móviles puede tener un gran impacto en el flujo de trabajo.
- Datos, datos, datos: Los datos son un activo valioso. Cuando estés buscando un nuevo sistema, no ignores su potencial para generar ideas analíticas nuevas e interesantes. Los datos de usuario recopilados dentro del sistema se pueden utilizar para realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados, la eficiencia de los procesos y la velocidad de capacitación. Si el software en sí no tiene análisis internos, considera conectar una plataforma externa. Asegúrate de que cualquier software que consideres sea compatible con los procesos y programas en los que dependes. Este paso puede eliminar a varios proveedores.
- Informes: Los informes son imprescindibles en cualquier organización grande. Son esenciales para cada departamento, desde contabilidad hasta gestión de producción. Los informes estáticos están bien, pero los sistemas excelentes permiten informes personalizados que se pueden crear y editar según tus necesidades.
Define tu presupuesto
Has creado la lista de deseos definitiva, pero convertir este sueño en realidad requiere dinero en efectivo. Para no perder tiempo, comienza a investigar soluciones solo después de saber exactamente cuánto ha presupuestado tu organización. Comprender cómo se ajusta tu presupuesto a tus necesidades de funcionalidad ayudará a agilizar las discusiones con los proveedores de software. Una vez que comiences a comprar, asegúrate de obtener todas las cotizaciones por escrito.
