Saber que no puedes hacerlo todo puede parecer obvio, pero delegar responsabilidades puede ser difícil para el líder que tiende a controlarlo todo. La entrenadora de gestión de proyectos, Susanne Madsen, ofrece algunos consejos prácticos sobre cómo soltar y enfocarse en el panorama general. ¡Aquí tienes una foto del pizarrón para tu referencia!

En resumen: Cómo delegar

Hay una diferencia entre renunciar a la responsabilidad y delegar una tarea, señala Susanne. Aún tienes el control, pero no te pierdes en los detalles, especialmente cuando tu atención es mejor enfocada en otro lugar. Al delegar, no solo te liberas para hacer tu trabajo mejor, sino que también ayudas a que uno de los miembros de tu equipo crezca asumiendo responsabilidades. Es un ganar-ganar. Pero, ¿cómo hacerlo? Susanne ofrece estos consejos:

• Desafía, motiva y estimula
• Analiza la tarea detenidamente
• Acuerda el “qué”, no el “cómo”
• Entrega la tarea completa
• Brinda apoyo y dirección

Sin embargo, no todas las tareas son iguales, y Susanne menciona que hay ciertas tareas que se delegan de manera más efectiva, como:

• Tareas administrativas
• Flujos de trabajo
• Roles completos, como análisis de negocios o pruebas

Suena bastante fácil, pero implica una cierta cantidad de confianza en tu equipo, la cual deberías tener porque creaste ese equipo con el propósito específico de llevar a cabo el proyecto en cuestión. Si aún tienes ganas de aprender más consejos prácticos sobre cómo y qué delegar, lee este artículo en Forbes del consultor Martin Zwilling.

Consejo profesional: El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, dice que el 20 por ciento de tus tareas y actividades que realizas durante la semana representan el 80 por ciento de los resultados. Esas son las actividades que no debes delegar.

Transcripción del video

Hola, mi nombre es Susanne Madsen. Bienvenido a esta sesión en el pizarrón sobre cómo delegar. Existe algo que llamo delegación elegante. Eso es cuando puedes mantener el control de la tarea que estás delegando sin estar en los detalles, y al mismo tiempo, haces crecer a la persona a la que estás delegando. ¿No te parece elegante? Veamos cómo hacerlo.

En primer lugar, la tarea que estás delegando debe desafiar, estimular y motivar a la persona a la que estás delegando. De lo contrario, no habrá nada para esa persona. Además, debes analizar la tarea detenidamente antes de delegarla. No hay nada peor que ser demasiado vago y decir: “Sí, quiero que hagas algo así. Lo descubrirás”, luego la persona no tiene ninguna posibilidad de saber qué se espera. De hecho, lo siguiente es realmente importante. Debes acordar qué delegar, no cómo hacerlo. Lo realmente importante es que acuerdes con la otra persona cómo van a medir qué es “bueno”. Dicho de otra manera, deben acordar los criterios de aceptación. Cuando regreses a mí después de haber terminado la tarea, ¿cómo vamos a juzgar que es lo suficientemente bueno? Eso es lo que quiero decir con acordar qué debe hacerse, pero no el “cómo”. Deja que la persona descubra cómo hacerlo. Siempre y cuando cumpla con los criterios de aceptación, está bien. Es muy motivador para la persona tener la autonomía para descubrir cómo hacerlo. Una vez que hayas hecho eso, debes entregar la tarea completa. No seas un microgestor que está encima de la persona todo el tiempo. De hecho, lo que podrías hacer que es realmente elegante es acordar con la persona de antemano: “¿Cuándo vamos a comunicarnos? ¿Con qué frecuencia vamos a hacerlo?” Así ambos saben qué se espera. Y por último, brinda apoyo y dirección. Está disponible cuando la persona a la que estás delegando tiene preguntas, pero como dijimos antes, no seas el que viene y los controla constantemente.

¿Qué vas a delegar? Bueno, en un proyecto, hay numerosos elementos que son obvios para la delegación. Todos sabemos que hay muchas tareas administrativas en un proyecto. Por ejemplo, llevar un registro de las hojas de tiempo, o ¿qué tal cuidar el presupuesto? Estoy seguro de que podrías delegar eso a una persona que encontraría muy motivador, porque le encantaría aprender cómo hacer un seguimiento de un presupuesto. También puedes delegar flujos de trabajo o roles completos, como análisis de negocios o pruebas.

Otro concepto realmente bueno a tener en cuenta al delegar es el Principio de Pareto, también conocido como la regla 80-20. ¿Cuáles son el 20% de las tareas y actividades que realizas durante un día o una semana que representan el 80% de tus resultados? El 20% de las actividades no debes delegarlas, porque ahí es donde te destacas. Ese es tu punto fuerte. Es el otro 80% lo que puedes delegar, siempre y cuando desafíe, estimule y motive a otra persona. De esa manera, tienes una situación en la que todos ganan. Delegas algo. Te liberas para ocuparte de otra cosa, y es motivador para la otra persona, porque es un área en la que generalmente les gustaría mejorar y aprender.

Gracias por ver. Visítanos nuevamente en ProjectManager.com.