La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) es una descomposición jerárquica de los objetivos del proyecto en tareas orientadas a los entregables que son ejecutadas por el equipo del proyecto para lograr los objetivos generales del proyecto. La EDT forma la base de todas las actividades de planificación del proyecto. La EDT divide el alcance del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo más pequeños y manejables para mantener un mejor control de las actividades del proyecto. A medida que se avanza de los niveles superiores de la EDT a los niveles inferiores, la definición del trabajo del proyecto se vuelve más detallada, siendo los niveles superiores las principales fases del proyecto. Es importante recordar que la EDT representa el 100% de todo el trabajo definido en el alcance del proyecto. Todo lo que no esté incluido en la EDT se considera fuera del alcance del proyecto.

Usos de la EDT

• Definir el alcance del proyecto en términos de entregables y componentes
• Proporcionar el marco en el que se basan los informes de estado y progreso del proyecto
• Facilitar la comunicación sobre el alcance del proyecto, el cronograma, el riesgo, el rendimiento, el costo, etc. con los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto
• Proporcionar insumos para otros procesos de gestión de proyectos como la estimación, la programación, la evaluación de riesgos, etc.

Al crear la EDT, es importante asegurarse de que el formato de la EDT esté estandarizado en todo el portafolio de proyectos. Esto garantizará que los datos de un proyecto específico se puedan recuperar fácilmente y se pueda formar un repositorio que contenga los datos del proyecto para futuras referencias a lo largo del tiempo.

Componentes de la Estructura de Desglose de Trabajo

• Niveles de la EDT: Todo el trabajo a realizar en el proyecto se categoriza en niveles jerárquicos, siendo los niveles superiores los principales entregables del proyecto y los niveles inferiores las actividades de nivel granular necesarias para lograr el entregable. El número y la complejidad de los niveles de la EDT dependen del tamaño y la naturaleza del proyecto.
• Diccionario de la EDT: El diccionario de la EDT es una parte importante de la EDT y detalla aún más las actividades de cada elemento de la EDT. Proporciona información detallada sobre el trabajo a realizar, las actividades y hitos, las estimaciones de costos, los recursos necesarios y la información contractual para cada elemento de la EDT. El propósito básico del diccionario de la EDT es eliminar cualquier ambigüedad con respecto al alcance del trabajo.
• Números de código de la EDT: El número de código de la EDT es un identificador único para cada elemento de la EDT y debe ser tal que se pueda ampliar fácilmente para acomodar cualquier revisión futura de la EDT.
• Formato de representación visual: Una EDT se puede representar de varias formas, dependiendo de la facilidad de uso para el equipo del proyecto y la organización. Los formatos típicos para representar una estructura de EDT son:
• Vista de esquema: En este formato, la EDT se representa utilizando diferentes niveles de sangría, con un número de código de EDT correspondiente para cada elemento.
• Vista tabular: En este formato, la estructura jerárquica de la EDT se representa con la ayuda de las columnas de una tabla.
• Vista de estructura de árbol: En este formato, la EDT se representa utilizando una estructura de árbol con cada elemento hijo conectado al elemento padre a través de una línea. El padre representa un nivel superior que se descompone en el elemento hijo.
• Elemento de la EDT: Cada componente de la EDT y sus atributos conforman un elemento de la EDT.
• Paquete de trabajo: El componente de nivel más bajo de la EDT para cada rama de la EDT se conoce como paquete de trabajo. El paquete de trabajo también incluye las actividades de programación y los hitos que se deben lograr para completar el entregable del paquete de trabajo.

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los directores de proyectos al crear una EDT es decidir el tamaño correcto para un paquete de trabajo. Un paquete de trabajo demasiado grande implicaría un control laxo sobre las actividades. Del mismo modo, si el paquete de trabajo es demasiado pequeño, requeriría mucho esfuerzo para gestionarlo. La regla 8/80 seguida comúnmente por los directores de proyectos propaga que el tamaño del paquete de trabajo no debe ser inferior a 1 hora ni superior a 80 horas.

Creación de una EDT en MS Project utilizando la metodología de arriba hacia abajo

Se puede crear una EDT utilizando una serie de herramientas y metodologías. Una de las metodologías comúnmente utilizadas para crear una EDT es la metodología de arriba hacia abajo. Los pasos seguidos en el enfoque de arriba hacia abajo se enumeran a continuación:

1. Identificar el objetivo final del proyecto. Esto implica un análisis detallado del documento de alcance del proyecto. En MS Project, escriba el nombre del objetivo final en el campo Nombre de la tarea.
2. Evaluar los entregables finales que deben crearse para lograr los objetivos identificados en el paso 1. Ingrese la lista de entregables finales en el campo Nombre de la tarea. Indente todos los sub-entregables utilizando la tecla de flecha hacia adelante en MS Project. Ahora, tendrá el entregable final que comprende los sub-entregables en MS Project.
3. Descomponer los entregables finales en actividades y continuar este ejercicio hasta alcanzar un nivel (paquete de trabajo) en el que pueda controlar y monitorear las tareas individuales. Asegúrese de que cada paquete de trabajo contenga solo un entregable. En MS Project, para cada sub-entregable, escriba la lista de actividades. Repita este proceso hasta llegar al nivel de paquete de trabajo. Asegúrese de mantener la sangría en cada nivel. La sangría crea relaciones entre los entregables y sus sub-entregables componentes. MS Project crea automáticamente los códigos de la EDT en el campo Número de esquema, en función de la estructura de esquema de cada tarea/actividad.
4. Reevaluar toda la EDT después de una sesión de lluvia de ideas exhaustiva con el equipo del proyecto y los principales interesados. El objetivo debe ser lograr un consenso sobre la viabilidad del éxito del ejercicio de planificación del proyecto, lo que a su vez garantizará el éxito de su proyecto.

El método de arriba hacia abajo para crear la EDT se utiliza típicamente cuando tanto el director del proyecto como el equipo del proyecto tienen experiencia insuficiente en la creación de la EDT o los requisitos del proyecto no se comprenden completamente. Este método permite al director del proyecto y al equipo elaborar progresivamente la EDT después de varias reuniones y sesiones de lluvia de ideas.

Integración de la EDT en el cronograma del proyecto

La EDT forma la base de una serie de actividades de gestión de proyectos. Proporciona una entrada valiosa para la estimación de costos, la programación y la evaluación del progreso del proyecto. Para integrar la EDT en el cronograma del proyecto utilizando MS Project, es necesario agregar más información a la estructura jerárquica con sangría de la EDT que ya se ha creado. La información importante que debe agregar incluye:

• Duración: Se debe especificar el tiempo total requerido para completar cada tarea en la EDT.
• Dependencias de tareas: Se especifica la relación entre las tareas. Puede establecer la dependencia utilizando el análisis del diagrama de red realizado en la fase de programación.
• Restricciones: Debe especificar las restricciones o limitaciones (si las hay) para cada tarea. Las restricciones también se establecen en la fase de análisis de la programación.
• Fecha de inicio de la tarea y fecha de finalización de la tarea: Cuando especifica la duración de cada tarea, MS Project calcula automáticamente las fechas de inicio y finalización de la tarea.</li