Microsoft Dynamics 365 es una poderosa herramienta para gestionar datos empresariales, pero a veces es necesario compartir esos datos con otros sistemas o aplicaciones. Sin embargo, no hay una conexión directa entre las tablas de Dynamics 365 y otros sistemas, lo que dificulta la exposición de los datos. Esto también se aplica a los informes de Power BI.
Afortunadamente, Power BI desktop admite múltiples conexiones de origen de datos, lo que nos permite utilizar los datos de Dynamics 365 en nuestros informes. Una de las formas de lograr esto es utilizando la conexión de alimentación OData. En este blog, te mostraremos los pasos para crear un informe de Power BI utilizando la conexión de alimentación OData en Dynamics 365.
Creación de la entidad de datos
El primer paso es crear una nueva entidad de datos en Dynamics 365. Para ello, crea un nuevo proyecto y dale un nombre apropiado. En nuestro caso, crearemos un informe que muestre los datos de clientes y transacciones de clientes.
A continuación, crea una nueva entidad de datos y dale un nombre apropiado. Esto abrirá un asistente que te pedirá los valores de las propiedades “Nombre de entidad pública” y “Nombre de colección pública”. Estos valores determinarán cómo se mostrarán los datos en el informe de Power BI.
Si solo quieres utilizar esta entidad para el informe de Power BI y no para importar o exportar datos, puedes desmarcar la casilla “Capacidades de gestión de datos”. Esto evitará que la entidad se utilice para otros fines.
A continuación, el asistente te pedirá que selecciones los campos que deseas agregar a la entidad de datos. Por ahora, no necesitaremos todos los campos, así que desmarca la opción “Seleccionar todo” y haz clic en “Finalizar” para cerrar el asistente.
Una vez que hayas creado la entidad de datos, deberás agregar la tabla y los campos necesarios. Antes de hacerlo, es importante configurar algunas propiedades de la entidad de datos. Abre la ventana de propiedades de la entidad de datos y cambia la propiedad “Contexto de la empresa principal” para que solo muestre los registros en el informe de Power BI basados en la empresa predeterminada seleccionada por el usuario que está viendo el informe.
A continuación, agrega la tabla “CustTrans” como una tabla secundaria a la tabla “CustTable” que ya has agregado a la entidad. Una vez que hayas agregado “CustTrans”, deberás crear las relaciones entre estas tablas.
Finalmente, agrega los campos necesarios arrastrándolos desde las fuentes de datos correspondientes a la sección de campos de la entidad. Guarda todos los cambios y sincroniza el proyecto.
Diseño del informe
El siguiente paso es crear el archivo de diseño para el informe en Power BI desktop. Abre Power BI desktop y asegúrate de tener una licencia de Power BI Pro para poder crear y publicar el informe.
Para crear un informe, navega hasta la opción “Obtener datos” en el menú de Power BI desktop y selecciona “Conexión de alimentación OData”. Esto te pedirá la URL del entorno desde el cual se deben considerar los datos. En nuestro caso, la URL del entorno será “https://usnconeboxax1aos.cloud.onebox.dynamics.com/data”.
Una vez que hayas establecido la conexión, se mostrarán todas las entidades de datos disponibles desplegadas desde Dynamics 365. Busca la entidad que creaste anteriormente con el valor de la propiedad “Nombre de entidad pública”. Haz clic en “Cargar” para cargar los datos en el informe.
Una vez que los datos se hayan cargado, podrás ver la lista de campos disponibles que se pueden utilizar en el informe. Estos campos son los mismos que agregaste a la entidad de datos.
Para agregar los campos al informe, selecciona la casilla de verificación junto a cada campo para que se agregue a la sección de valores. Una vez seleccionados los campos, se agregarán automáticamente a la tabla del informe.
Por defecto, todos los valores reales se resumen automáticamente. Sin embargo, si deseas mostrar todas las transacciones individualmente, deberás cambiar la propiedad de agregación. Para ello, selecciona el campo “AmountMST” en la sección de valores y selecciona la opción “No resumir”. Realiza la misma operación para la columna “SettleAmountMST”.
Una vez que hayas realizado todos los cambios necesarios, guarda el informe con un nombre y ubicación apropiados.
Publicación del informe
Una vez que hayas terminado de diseñar el informe, es hora de publicarlo para que los usuarios puedan acceder a él. Para ello, haz clic en el botón “Publicar” en la parte superior del menú de Power BI desktop. Si se te solicitan credenciales, ingresa tu dirección de correo electrónico y continúa.
Selecciona el espacio de trabajo donde deseas publicar el informe. Una vez que hayas seleccionado el espacio de trabajo, se publicará el informe.
Para ver el informe publicado, abre app.powerbi.com y selecciona tu espacio de trabajo. Allí podrás ver el informe recién publicado y todas las modificaciones que hayas realizado.
Agregar el informe a Dynamics 365
Finalmente, para que los usuarios puedan acceder al informe desde Dynamics 365, deberás agregarlo a los espacios de trabajo existentes en la plataforma. Para ello, navega hasta uno de los espacios de trabajo disponibles y selecciona la opción “Abrir catálogo de informes”.
Se abrirá un formulario que mostrará todos los informes a los que los usuarios tienen acceso. Si no ves el informe recién creado, verifica la configuración de PowerBI.com en el módulo de administración del sistema.
Selecciona el informe y haz clic en “Aceptar”. Actualiza la página para ver el nuevo informe agregado al espacio de trabajo.
¡Y eso es todo! Ahora los usuarios podrán acceder al informe de Power BI desde Dynamics 365 y utilizarlo para tomar decisiones informadas basadas en los datos de la empresa.
Acerca del autor – Lalit Jivnani
Lalit Jivnani es un profesional de TI con experiencia en tecnologías de Microsoft, especializado en Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations y Dynamics AX como consultor técnico senior.
