Has entregado tus entregables antes de la fecha límite y dentro del presupuesto. Todos se están felicitando mutuamente por un trabajo bien hecho. Pero el proyecto no termina hasta que realmente termina. El final de un proyecto es la fase final del proyecto y, al igual que todas las fases del proyecto, requiere atención al proceso. Ese procedimiento se llama lista de cierre de proyecto. Sí, una lista. Las listas son, después de todo, la manta de seguridad de la gestión de proyectos. Así que aquí tienes lo que necesitas saber.

Cierre de Proyecto, Definido

Sí, ¿cuál es el punto de extender el proyecto más allá de lo que fue diseñado para hacer? Bueno, eso es cierto. Has llevado a cabo un proyecto exitoso, pero hay asuntos administrativos pendientes que necesitan ser resueltos o puedes encontrarte apagando incendios cuando deberías estar avanzando en la planificación de tu próximo proyecto. Esta parte del proyecto es cuando debes obtener todas las múltiples documentaciones que has creado firmadas y finalizadas. Hay informes que deben presentarse. Las personas deben recibir su pago. Los contratos deben resolverse. Puede que solo parezca papeleo, pero esta es una fase tan crucial como cualquier otra y merece el mismo nivel de profesionalismo que has dado a todas las demás partes del ciclo de vida del proyecto.

Además de las responsabilidades financieras y administrativas que debes abordar durante este período final del proyecto, finalizar el proyecto de manera formal es una excelente manera de pasar al siguiente proyecto. Obtienes soporte de transición, lo que te ayuda a pasar de un proyecto a otro. Esto significa que liberas formalmente tus recursos para que estén disponibles para otro proyecto tuyo o para otros líderes de la organización, y archivas tus documentos para crear un registro histórico, y finalmente celebras el éxito. Como ves, no todo es trabajo tedioso. Pero para asegurarte de que no has pasado por alto ningún paso vital, aquí tienes una lista completa de todos los pasos que debes seguir para lograr un cierre de proyecto exitoso.

1. Entregables

Naturalmente, un proyecto no puede comenzar a terminar hasta que sus entregables hayan sido entregados. Quieres entregarlos y obtener la aprobación de los interesados o clientes. Esto es lo que tradicionalmente se considera el final del proyecto, pero es solo el comienzo del final.

2. Documentación

Has creado muchos documentos a lo largo del proyecto. Ahora debes organizarlos. Cada documento necesita un ID, un propietario y una fecha de emisión. También quieres registrar la última vez que se guardó el documento, para asegurarte de que es el más actualizado. Por supuesto, el documento necesita un nombre. Todo esto crea una forma de encontrar los documentos si los necesitas como referencia. Ahora debes registrar el historial de cada uno de estos documentos. ¿Cómo han cambiado a lo largo del proyecto? Anota la persona en el proyecto que aprobó el cambio y la fecha en que lo cambió. También querrás tener un espacio para explicar esos cambios. Las cosas siempre cambian a lo largo de un proyecto y así es como puedes realizar un seguimiento de esos cambios. Una vez que hayas reunido este torbellino de papeles en un archivo organizado, querrás obtener la aprobación final de los documentos. Puedes revisar el trabajo que ya has realizado al recopilar y organizar los documentos. ¿Quién es la persona responsable de un documento, desde el director del proyecto hasta el grupo de revisión del proyecto o cualquier otra persona? Ellos son las personas que deben aprobar el documento. Obtén su firma y la fecha de su firma, solo después de eso puedes decir que el documento está completo.

3. Finanzas

Has presupuestado una cierta cantidad de dinero para el proyecto y ahora debes cerrar cualquier contrato o factura pendiente. Esto incluye cualquier comisión, tarifa o bonificación prometida durante el proyecto. Una vez que se hayan enviado estos pagos, puedes comenzar a cerrar los contratos y finalmente dejar de lado tu libro de contabilidad.

4. Informes

Has estado informando a lo largo del proyecto, ya sea en términos generales a tus interesados o informes más detallados y orientados a tareas para ayudar a tu equipo. Finalizar tus informes es parte de cómo cerrar un proyecto. Esto no solo completa esta parte del proceso del proyecto, sino que también te brinda la oportunidad de revisar el ciclo de vida del proyecto y determinar qué funcionó y qué no. Esto proporciona lecciones valiosas que se pueden aplicar al próximo proyecto que lideres. Aquí también puedes evaluar el rendimiento de tu equipo.

5. Soporte de Transición

Sea cual sea el objetivo de tu proyecto, ya sea un servicio o un producto, tendrás que asignar a alguien para que lo administre o lo respalde una vez que el proyecto esté completo. Esta es la parte del cierre del proyecto en la que determinas quién será esa persona y cómo se encargará de esa responsabilidad.

6. Recursos

Tus recursos pueden ser cualquier cosa, desde equipos hasta el sitio en el que trabajaste en el proyecto. Los recursos también pueden ser personas, como tu equipo. Estos recursos pueden ser parte de tu organización, en cuyo caso los liberarás para que puedan ser asignados a otro proyecto interno. Si son recursos externos, querrás liberarlos de manera formal. De esa manera, ya no estarán vinculados al proyecto de ninguna manera financiera y también podrán pasar a ser contratados para otros trabajos.

7. ¡Celebra!

Lo que parece ser la parte más frívola de la lista de cierre de proyecto es una de las más importantes. Es cierto, celebrar el éxito no es tan práctico como equilibrar los libros y cerrar contratos, pagar a las personas por su trabajo y liberarlas para que trabajen en otro lugar. Sin embargo, hay un beneficio en este acto que es menos fácil de medir. De hecho, podría ser el paso más importante que tomes al cerrar un proyecto. Eso se debe a que tiene un impacto emocional. Las personas quieren reconocimiento por lo que hacen. Al recompensar a tu equipo, estás creando un buen ambiente de trabajo, que es un aspecto del proyecto que no puedes solucionar con la asignación de recursos o la gestión de tareas. También estás obteniendo compromiso para futuros proyectos. Estas personas harán un esfuerzo adicional por ti cuando vuelvan a trabajar juntos. Un equipo feliz es un equipo productivo, así que organízales una fiesta o algo para celebrar el hito de otro proyecto exitoso completado. Probablemente tú también podrías usar un poco de celebración.

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