En los últimos 10 años, las empresas han mostrado un mayor interés en la capacidad de externalizar el proceso de cuentas por pagar, y ese interés solo ha crecido entre las pequeñas empresas durante la pandemia, según Pymnts.com. “Es en tiempos de interrupción cuando un mercado en evolución avanza a un ritmo acelerado”, dijo el artículo de Pymnts. “Definitivamente estamos en uno de esos puntos de inflexión del mercado, donde un enfoque típicamente conservador del panorama de pagos necesita soluciones inmediatas”. Pero las empresas deben considerar los beneficios de la contabilidad interna antes de externalizar su proceso, según la investigación de Clutch. “Las pequeñas empresas que consideran la contabilidad interna se beneficiarán de los servicios personalizados y la mayor confidencialidad”, dijo un comunicado de prensa de Clutch, que también dijo que el 62% de las pequeñas y medianas empresas tienen contabilidad interna.

¿Qué es la externalización de cuentas por pagar?

Cuando una empresa externaliza los procesos de cuentas por pagar, paga a una empresa externa para que gestione y procese facturas y pague a los proveedores. La mayoría de las empresas que ofrecen servicios de externalización de cuentas por pagar también ofrecen optimización del proceso de cuentas por pagar.

¿Quién es el más adecuado para externalizar su proceso de cuentas por pagar?

En la mayoría de los casos, las empresas que probablemente externalizarán sus cuentas por pagar son startups que planean contratar equipos de cuentas por pagar en el futuro, pequeñas y medianas empresas que luchan por mantenerse al día con los procesos contables, empresas que no tienen requisitos de cumplimiento pesados y empresas que no desean contratar personal contable por diversas razones, incluido el ahorro de costos percibido.

Pros y contras de externalizar cuentas por pagar

Pros

• Possibilidad de reducir costos: para las startups, es posible reducir los gastos iniciales asociados con contratar, incorporar y capacitar a un equipo de cuentas por pagar. Pagar los salarios y beneficios de ese equipo también podría superar el costo de los servicios de externalización de cuentas por pagar.
• Información: muchos proveedores de externalización de cuentas por pagar también ofrecerán informes sobre indicadores clave de rendimiento como costo por factura, tiempo por factura, etc.
• Mejora de la tecnología: si aún utiliza tecnología obsoleta o tiene un proceso de cuentas por pagar basado en papel, un proveedor de externalización puede ayudar a agilizar su proceso con los recursos tecnológicos que ya tienen en su lugar.
• Seguridad y responsabilidad: cuando los líderes contables desempeñan múltiples roles en un negocio, es difícil asegurar un proceso de alto volumen como el procesamiento de cuentas por pagar, que históricamente es vulnerable al fraude. La trazabilidad de auditoría también es difícil de mantener. La mayoría de los proveedores de externalización presumirán de su seguridad y seguimiento como una competencia central.
• Reducción de errores: el proceso de cuentas por pagar es propenso a errores. Una empresa puede beneficiarse de la reducción de errores al optar por externalizar el proceso de cuentas por pagar.

Contras

• Falta de control: al igual que con cualquier proceso que externalice, está renunciando a un grado de control. Las empresas con modelos de negocio basados en datos, ciertos requisitos de cumplimiento o entornos contables complejos pueden no ser los mejores candidatos para un proceso de cuentas por pagar externalizado. Será importante discutir la propiedad de los datos con cualquier proveedor de externalización.
• Privacidad: siempre que externalice un proceso crítico, asegúrese de que los estándares de privacidad de su proveedor cumplan con los suyos propios.
• Sobredependencia: cuando confía un proceso crítico como las cuentas por pagar a un tercero, se vuelve dependiente de ellos. Si sus operaciones sufren una crisis, sus facturas corren el riesgo de pagarse tarde o no pagarse.
• Errores y excepciones: aunque la mayoría de los proveedores de externalización de cuentas por pagar deberían ofrecer una reducción de errores y excepciones, estos aún ocurren. Cuando externaliza el proceso de cuentas por pagar, es posible que no tenga la capacidad de revisarlos correctamente o que tarde más tiempo y retrase las facturas. Esto dependerá del nivel de servicio y la calidad que brinde el proveedor.
• Relaciones con proveedores: teóricamente, un proveedor de externalización te ayudará a pagar a tiempo y a mantener relaciones con los proveedores, pero crea una capa de abstracción entre tú y tus proveedores que podría generar complicaciones en el futuro.
• Entradas duplicadas: si estás cambiando procesos o trabajando con múltiples ubicaciones, es importante educar a tu equipo sobre los nuevos procesos al externalizar las cuentas por pagar para evitar entradas duplicadas.

¿Debería externalizar el proceso de cuentas por pagar o automatizarlo?

Somos proveedores de automatización de cuentas por pagar, por lo que, por supuesto, creemos que es una excelente opción para las empresas, pero no sin buenas razones. Lo que intentamos hacer en Fidesic es hacer que tu proceso sea tan fácil que sientas que es un servicio al tiempo que mantienes el control. Como se mencionó anteriormente, el ahorro de costos es una motivación clave para externalizar los procesos de cuentas por pagar. Lo mismo ocurre con la automatización de cuentas por pagar, que se ha demostrado que reduce el costo de procesar una factura hasta en un 80% en comparación con el procesamiento manual. Además, la automatización de cuentas por pagar ofrece muchos de los mismos beneficios que la externalización: menos tiempo dedicado al procesamiento de facturas, menos errores, mejores conocimientos, procesos contables más fluidos y mayor seguridad.

¿Qué hace mejor la automatización de cuentas por pagar que la externalización de cuentas por pagar?

• Más control
• Más flexibilidad
• Mejor visibilidad y disponibilidad de datos
• Más privacidad
• Mejor seguimiento de auditoría
• Mayor seguridad

¿Quién es el más adecuado para la automatización de cuentas por pagar?

Con la nube y el software como servicio, la tecnología de automatización ahora es rentable y prácticamente sin esfuerzo de mantener para empresas de cualquier tamaño. Las empresas con múltiples ubicaciones o empresas que desean crecer con un equipo contable reducido son especialmente adecuadas para la automatización de cuentas por pagar. Sin embargo, cualquier empresa que dedique demasiado tiempo al procesamiento de facturas o que sufra dolores de cabeza con las cuentas por pagar al final de cada mes debería considerar la automatización de cuentas por pagar.

Conclusión final

El papel de la función contable está cambiando. Cada vez más empresas reconocen el valor estratégico del departamento de contabilidad. El software de automatización de cuentas por pagar permite a una empresa obtener los beneficios de la contabilidad interna al proporcionar un seguimiento valioso de los datos y liberar tiempo para centrarse en tareas más estratégicas.