Los profesionales de ventas utilizan el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para realizar un seguimiento de sus prospectos y clientes. Almacena y organiza la información del cliente, envía recordatorios y correos electrónicos automatizados, facilita la comunicación en equipo, realiza un seguimiento del rendimiento y genera informes, entre otras cosas.
Lo que no muchos gerentes de proyectos saben es que los CRM son muy versátiles. Las potentes características de la plataforma pueden ayudarte a mantenerte al tanto de tus proyectos, equipos y partes interesadas, para que puedas lograr el éxito del proyecto. Aquí te mostramos cómo el software CRM puede ayudarte en la gestión de proyectos.
Gestión de tareas
Una cosa que los proyectos y las ventas tienen en común es que son muy orientados a la acción. Mantener relaciones implica muchas acciones: contactar, dar seguimiento, actualizar y cerrar.
En cuanto a los proyectos, completar entregables y alcanzar hitos se trata de tomar acciones estratégicas día tras día. No es sorprendente, entonces, que los CRM cuenten con funcionalidades de gestión de tareas. Te permiten asignar tareas a personas específicas, lo que aumenta la responsabilidad y ayuda a los equipos de ventas o proyectos a completar sus tareas.
Recordatorios importantes
En un mundo ideal, todos los miembros del equipo pueden concentrarse completamente en la tarea en cuestión mientras están plenamente conscientes de todos los hitos y plazos inminentes. Pero en realidad, la mayoría de las personas no tienen suficiente capacidad mental. Cuando te enfocas en una tarea importante, todo lo demás se convierte en ruido de fondo.
Bloquear la información que no necesitas en ese momento es una tarea invaluable cuando te enfrentas a una actividad mentalmente agotadora. Entonces, como gerente de proyectos, tendrás que esforzarte en recordar y comunicarte constantemente con tu equipo.
El software CRM puede ayudarte a establecer recordatorios regulares para aumentar la conciencia de tu equipo sobre las próximas entregas. Automatiza esto para asegurarte de que todos siempre estén al tanto de las prioridades del equipo sin que tengas que perseguirlos constantemente.
Almacenamiento y organización de datos
Una de las principales funciones de los CRM para los equipos de ventas es asegurarse de que todos los detalles y comunicaciones de los clientes estén almacenados y organizados.
Esta característica puede ser conveniente en la gestión de proyectos también. Maximizar las características de almacenamiento y organización de datos de un CRM te proporciona una forma conveniente de registrar el progreso y documentar decisiones, hallazgos, cambios y otros aspectos. De esta manera, tú y tu equipo pueden recordar y evaluar cómo ha evolucionado tu proyecto.
Actualizaciones y notificaciones automáticas
Una de las formas en que los equipos de ventas maximizan su software CRM es organizando los recorridos de sus clientes y asignando personas responsables en cada etapa. Para grupos que requieren cambios regulares, esto facilita la coordinación entre las partes interesadas, proporcionando una experiencia cohesiva para sus clientes.
En la gestión de proyectos, puedes utilizar esta función para enviar notificaciones a los miembros del equipo y a los clientes designados cada vez que una tarea se mueva a su área de responsabilidad. Fomenta la colaboración.
Fomentar la colaboración
El software CRM, como Salesforce, tiene características como “Chatter”. Es un feed de noticias similar a Facebook que permite a los miembros del equipo publicar un mensaje y que otros respondan. Esto puede ser un gran medio para discutir temas importantes y fomentar la colaboración.
También puedes utilizar los tableros de mensajes como tablón de anuncios. Para recordatorios no urgentes, es una forma asincrónica de actualizar a tus equipos sin interrumpir su concentración mientras trabajan.
Monitorear el progreso y el rendimiento
Una de las características más valiosas de las herramientas CRM para los gerentes de proyectos es probablemente el panel de control. Con solo un vistazo, tendrás una visión general de todo lo que está sucediendo en tu proyecto: gastos, tasa de finalización, productividad y horas del equipo, y mucho más.
Si estás utilizando tu software CRM para rastrear tu proyecto, puedes utilizar tu panel de control para detectar ineficiencias y oportunidades de mejora de procesos. También te ayuda a anticipar problemas antes de que ocurran, para que puedas señalarlos y solicitar apoyo si es necesario.
Visualización de datos e informes
Como gerente de proyectos, es muy probable que estés trabajando con varias partes interesadas, cada una con sus propias prioridades y expectativas. Enviar informes personalizados adaptados a sus preocupaciones es una excelente manera de generar confianza, empatía y satisfacción.
Pero, por supuesto, esto puede llevar mucho tiempo si se hace manualmente. Requiere que pases horas seleccionando, componiendo, organizando y editando tus informes. Por lo tanto, lo más probable es que sea más sabio enviar uno genérico y permitir que las partes interesadas seleccionen qué información es vital para ellas.
El software CRM, como monday.com, proporciona múltiples vistas de trabajo. Con solo unos clics, puedes ver el mismo conjunto de datos en un diagrama de Gantt, línea de tiempo, calendario o tablero. Esta flexibilidad te permite a ti y a tu equipo trabajar según tus necesidades y preferencias. También te facilita generar informes para tus partes interesadas.
Conclusión
Las herramientas CRM son piezas de software altamente versátiles que puedes utilizar tanto para la gestión de proyectos como para las ventas. Los equipos de ventas utilizan las herramientas CRM para facilitar la comunicación y ayudar a las personas a trabajar juntas para lograr un objetivo unificado. Maximizar estas características para la gestión de tareas, visualización de datos, comunicación y otros aspectos es una excelente manera de aumentar tu efectividad y eficiencia como equipo de proyectos.
