Con la transformación digital permeando todas las industrias, las organizaciones están impulsando esfuerzos para acelerar los resultados comerciales y lograr una mayor eficiencia al minimizar los costos. Con el fin de liderar la carrera, muchas organizaciones hoy en día están considerando integrar sus sistemas ERP y CRM y aprovechar los beneficios combinados en colaboración, visibilidad y productividad. Mientras que muchas han estado utilizando ambos sistemas, implementados por separado, la integración de ERP y CRM en Dynamics 365 ayuda a las organizaciones a compartir datos y reducir los esfuerzos manuales en la replicación de datos como maestros y transacciones superpuestas entre los dos sistemas.

Beneficios de la integración

Para las empresas que utilizan tanto sistemas CRM como ERP, con datos independientes replicados en ambos, los esfuerzos manuales involucrados en el mantenimiento y actualización de datos y transacciones en ambos sistemas son repetitivos, contraproducentes y consumen mucho tiempo. Por lo tanto, muchas empresas ahora están buscando integrar ambos sistemas, de modo que los datos se gestionen en tiempo real y se sincronicen entre ambos sistemas con la menor cantidad de esfuerzo manual e intervención. Aquí te mostramos cómo la integración de ERP y CRM puede beneficiarte:

Una visión holística del cliente

La integración proporciona a las empresas una visión holística de la interacción con el cliente, desde la creación de prospectos hasta las ventas y el soporte. Con una visibilidad completa de las necesidades del cliente, los hábitos de compra y el historial de pedidos, puedes lograr una mayor eficiencia en la previsión y presupuesto de compras, así como medir y mantener la eficiencia operativa.

Acceso flexible a información crítica

La integración permite a los usuarios acceder a información precisa y basada en hechos en cualquier lugar y en cualquier momento, en lugar de solo aproximaciones. Puedes ver el estado de un pedido, los niveles de inventario, el historial de pedidos, las devoluciones, los pagos, los términos de negociación, los términos de descuento y los acuerdos comerciales, así como los cambios en los modelos de negocio o las operaciones, y tomar decisiones que impacten positivamente en tus resultados finales.

Procesos empresariales simplificados

La integración también impulsa una mayor productividad a través de la simplificación de procesos y la automatización de flujos de trabajo. Puedes desarrollar flujos de trabajo automatizados en todas las aplicaciones y evitar la ejecución repetitiva de procesos comerciales. Además, una solución integrada reduce la duplicidad de tareas de entrada de datos, mejora la comunicación interdepartamental, elimina errores y ahorra costos administrativos sustanciales a través de una colaboración eficiente y el intercambio de información.

Reducción en el costo de capacitación

Una plataforma única también reduce los costos de capacitación de los empleados en ambos sistemas y permitirá una mejor toma de decisiones. Tener acceso a datos en tiempo real de múltiples fuentes, como ventas y operaciones, desde una plataforma única e integrada puede llevar a la eliminación de transacciones repetitivas en ambos sistemas.

Mejora de la productividad de los empleados

Al reducir el tiempo dedicado a ingresar, buscar y compartir datos, una solución integrada facilita la realización de procesos comerciales de manera sencilla, rentable y rápida. Puedes simplificar los procesos comerciales, automatizar flujos de trabajo y mejorar la productividad de los empleados. Una interfaz única ofrece acceso a la información más precisa y actualizada, lo que permite a los empleados convertir los datos en ideas accionables.

Pasos para integrar ERP y CRM en Dynamics 365

La integración de ERP y CRM en Dynamics 365 se realiza principalmente a través del modelo de datos común y los servicios de datos comunes. Los conjuntos de datos sincronizados entre ambos sistemas son cuentas, contactos, productos, cotizaciones de ventas, pedidos de ventas y facturas de ventas. A través de esta integración, los escenarios transaccionales de actividades de ventas y marketing en Ventas y el cumplimiento de pedidos utilizando la gestión de inventario en Finanzas y Operaciones se pueden ejecutar simultáneamente.

Usando la herramienta de integración de datos en Dynamics 365

El Integrador de Datos es una herramienta introducida por Microsoft específicamente diseñada para integrar Dynamics 365 Finanzas y Operaciones con Dynamics 365 Customer Engagement. Consiste en una plataforma común con plantillas predefinidas y mapeos de entidades y campos predefinidos para facilitar el flujo de datos desde la fuente hasta el destino. La transformación de datos para que coincida con el esquema de datos de ambos sistemas de conexión se puede hacer antes de importarlo. Las plantillas de integración, junto con las plantillas personalizadas, pueden ser creadas y utilizadas por empresas asociadas para ampliar los escenarios de integración según sea necesario. En resumen, las empresas usuarias pueden crear conexiones a puntos finales de integración, elegir plantillas personalizables con mapeos predefinidos según sea necesario, y luego crear y ejecutar el proceso de integración de datos.

Proyecto de integración de datos

Los proyectos de integración se pueden ejecutar manualmente o configurarse para que se ejecuten según un horario predefinido. Estos se configuran utilizando PowerApps. Un proyecto contiene mapeos para una o más entidades a nivel de campo a campo. Usando un proyecto de integración, puedes:

• Crear una conexión con credenciales a fuentes de datos
• Crear un conjunto de conexiones para identificar los entornos para las conexiones creadas
• Crear un proyecto de integración de datos utilizando una plantilla existente
• Crear una conexión y conjunto de conexiones

Las conexiones son puntos de integración que deben configurarse en PowerApps. Los grupos de conexiones son colecciones de conexiones, entornos para conexiones, información de asignación de organizaciones y claves de integración que se pueden reutilizar entre proyectos.

Definir plantillas

Para acceder a plantillas públicas o definir nuevas, deberás acceder al Centro de Administración de PowerApps y crear un nuevo proyecto. Se configuran primero dos plantillas para sincronizar datos de clientes desde Dynamics 365 Customer Engagement a Dynamics 365 Finanzas y Operaciones.

Nombre de las plantillas en la integración de datos:

• Cuentas (Ventas a Finanzas y Operaciones) – Directo
• Productos (Finanzas y Operaciones a Ventas) – Directo
• Contactos (Ventas a Finanzas y Operaciones) – Directo
• Contactos a Cliente (Ventas a Finanzas y Operaciones) – Directo
• Cotizaciones de Ventas (Ventas a Finanzas y Operaciones) – Directo
• Pedidos de Ventas (Ventas a Finanzas y Operaciones) – Directo
• Pedidos de Ventas (Finanzas y Operaciones a Ventas) – Directo

Nombre de la tarea en el proyecto:

• Cuentas – Clientes
• Productos
• Contactos
• Contacto a Cliente
• Cabecera de Cotización
• Línea de Cotización
• Cabecera de Pedido
• Línea de Pedido

Otros datos que deben sincronizarse

Se debe definir un valor predeterminado para el grupo de clientes en Dynamics 365 Finanzas y Operaciones para que cuando se cree un nuevo cliente en Dynamics 365 Customer Engagement, Dynamics 365 Finanzas y Operaciones tenga un grupo de clientes predeterminado para asignar al nuevo registro de cliente y evitar el error de no completar un campo obligatorio. Un sitio válido es obligatorio para generar cotizaciones y líneas de pedidos de venta en Finanzas y Operaciones. Los sitios predeterminados se pueden obtener de la configuración de almacén individual en el maestro de productos, el maestro de clientes o la cabecera de transacción individual. De manera similar, un almacén es obligatorio para procesar cotizaciones y líneas de pedidos de venta en Dynamics 365 Finanzas y Operaciones. Esto se puede obtener de los mismos formularios que el ID del sitio.

Elegir un idioma es obligatorio para usar la aplicación. El valor de idioma predeterminado se recibe del maestro de clientes. Deben existir valores mapeados para las siguientes unidades de medida, grupo de unidades y listas de precios para cada moneda de venta de productos, asegurando que los productos estén activados desde el estado de borrador en Dynamics 365 Customer Engagement antes de continuar. En el proyecto de integración de datos, se deben establecer los valores de mapeo de Shipto_countryto DeliveryAddressCountryRegionISOCode. En el nivel de línea de cotización en Dynamics 365 Finanzas y Operaciones, se deben mapear los valores para SalesUnitSymbol.

Tareas de sincronización para integrar pedidos de venta:

• Productos (Finanzas y Operaciones a Ventas) – Directo
• Cuentas (Ventas a Finanzas y Operaciones) – Directo (si se utiliza)
• Contactos a Clientes (Ventas a Finanzas y Operaciones) – Directo (si se utiliza)

Impulsa una mayor eficiencia

ERP y CRM han existido como sistemas separados en cada organización; sin embargo, a medida que las empresas buscan impulsar una mayor eficiencia, la integración de los dos sistemas puede ayudarles a aprovechar al máximo las ventajas distintas que ofrecen. La integración de Dynamics 365 Finanzas y Operaciones y Dynamics 365 Customer Engagement permite que la información esté fácilmente disponible en toda la empresa; con una mejor visibilidad de los datos del cliente, puedes aumentar la productividad y mejorar el tiempo de comercialización. Al optimizar el negocio en su conjunto, en lugar de en silos individuales, puedes respaldar procesos comerciales de extremo a extremo y crear un entorno verdaderamente centrado en el cliente que es la piedra angular del éxito hoy en día.

Acerca del autor – Nanditha Kini

Nanditha Kini es Gerente Senior de Preventas – Dynamics AX en Indusa, con casi 10 años de experiencia en asesoramiento de TI, que incluye ventas e implementación de productos ERP: preventa, gestión de compromisos con clientes, estrategia de implementación, planificación y gestión de proyectos, gestión del cambio, transformación de procesos comerciales y capacitación y soporte del sistema.

Autor Contribuyente: Malavika Nityanandam