Nuestro equipo ha logrado resultados notables utilizando Power Automate para beneficiar a nuestros clientes que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central. Si no estás familiarizado, Power Automate es un servicio que facilita la creación de flujos de trabajo automatizados entre diversas aplicaciones y servicios. Por ejemplo, Power Automate puede ayudar a sincronizar archivos, recopilar datos y enviar notificaciones. Además, las licencias de Power Automate vienen incluidas de forma gratuita con las licencias de Business Central, por lo que no se requiere un gasto adicional para utilizar esta valiosa herramienta.
Tenemos algunos casos de estudio de clientes que muestran las capacidades de Power Automate:
Caso de Estudio #1 – Conexión del Sistema de Facturación de Suscripciones Chargebee y Dynamics 365 BC mediante Power Automate
Cuando Integrity Data migró de Microsoft Dynamics GP a Microsoft Dynamics 365 Business Central, necesitaban integrar Chargebee, un sistema separado, para gestionar todas sus facturas de ventas recurrentes. Con el cambio a facturación mensual para sus clientes, proyectaron que necesitarían generar 2000 facturas cada mes, lo que requería agilizar sus procesos. Mount Evans Consulting construyó una integración utilizando Power Automate, que utilizaba una API proporcionada por Chargebee, permitiendo importar automáticamente facturas y pagos a Business Central con fines contables. Este proceso eliminó la entrada manual de datos, lo que resultó en un ahorro significativo de tiempo para Integrity Data. Según Tom Franz, el Director de Finanzas y Sistemas, el proceso de facturación que solía requerir un empleado a tiempo completo ahora se completa en tan solo un día al mes. Tom también mencionó en su publicación de blog: “Incluso incluimos la capacidad para que el flujo de Power Automate actualice el cronograma de aplazamiento en la línea de la factura para que coincida con el período de suscripción de la factura (nuestro equipo de Finanzas pensó que era bastante genial, pero son un grupo de fanáticos de la contabilidad). En el mundo de Dynamics GP, esto habría requerido un servicio proxy para comunicarse entre nuestra base de datos local y la aplicación en la nube, así como desarrollo personalizado de Dynamics GP o una solución de terceros para crear la factura. Tener todos los sistemas en la nube permitió la fácil creación de integraciones nativas”. Lee el caso de estudio completo: Empresa de Tecnología Valora un Enfoque Flexible para Migrar de Dynamics GP a Dynamics 365 Business Central.
Caso de Estudio #2 – Power Automate Envía Recordatorios de Aprobación de Nómina a los Gerentes
La división de Soluciones Evaporativas de nuestro cliente enviaba recordatorios por correo electrónico a todos los gerentes semanalmente para que aprobaran las tarjetas de tiempo y agregaran cualquier excepción de nómina. Sin embargo, hubo casos en los que el departamento de nómina fue informado por los gerentes de que se habían olvidado de aprobar o agregar una excepción cuando se ejecutaba la nómina los miércoles. Esto creó un desafío para determinar cuándo los gerentes habían terminado de revisar y aprobar las tarjetas de tiempo y agregar notas. Para superar este desafío, implementamos un flujo de Power Automate que envía un recordatorio el lunes y otro recordatorio automatizado al día siguiente si el gerente no confirma haciendo clic en un botón. El equipo de nómina puede ver quién ha completado el proceso, lo que les permite dedicar su tiempo a asuntos más importantes. Lee el caso de estudio completo: Franquiciados de Wingstop se Migran de QuickBooks a Microsoft Dynamics 365 Business Central en 4 Semanas.
¿Cómo funciona Power Automate?
Para explicarlo, supongamos que tienes datos en Excel que necesitan ser transferidos a otro sistema. En Excel, tienes encabezados que corresponden al número de cliente, nombre del cliente, fecha de factura, monto, y así sucesivamente. Power Automate te permite crear un mapeo, donde puedes vincular un campo en Excel con un campo correspondiente en Business Central. Una vez creado el mapeo, el motor comienza y los datos se envían a Business Central. Power Automate también puede crear flujos de trabajo básicos y avanzados. Por ejemplo, podrías configurar un flujo de trabajo básico para enviar las facturas codificadas a un departamento específico a un gerente específico para su aprobación. Los flujos de trabajo más avanzados se pueden utilizar para enviar facturas a diferentes gerentes según el monto en dólares. ¿Podrías utilizar Power Automate? Piensa en los procesos manuales de tu sistema ERP y en qué tareas ocupan el tiempo de tu equipo. Determina qué tareas podrían automatizarse, liberando más tiempo para que tu equipo pueda abordar problemas importantes. Power Automate puede ser una herramienta útil para lograr esto. Contáctanos en Mount Evans Consulting para intercambiar ideas.
