Las herramientas y plantillas de gestión de proyectos son componentes críticos para una entrega de proyectos consistente y la investigación muestra que ayudan a mejorar la tasa de éxito de los proyectos. Investigaciones recientes muestran que la alta dirección y las Oficinas de Gestión de Proyectos están luchando con el problema de la consistencia en la gestión de sus proyectos y existe una oportunidad significativa para que las organizaciones mejoren su productividad, cuota de mercado y valor para los accionistas a través de una mejor gestión de sus proyectos. Utilizar plantillas de gestión de proyectos es una buena manera de garantizar la consistencia en la entrega de proyectos. Para crear tus plantillas, debes tener en cuenta los siguientes factores.

1. Establecer la Gobernanza del Proyecto

Establece tus términos de gobernanza. Esto se puede hacer a través de una Oficina de Gestión de Proyectos o un comité de dirección. La gobernanza establece decisiones que:

• Definen las expectativas sobre cómo se gestionarán los proyectos.
• Conceden poder a aquellos responsables de la gestión exitosa de los proyectos.
• Identifican cómo se medirá de manera consistente el rendimiento del proyecto.
• Aclaran cómo se gestionarán todos los proyectos de manera consistente.

Esto crea un desafío organizativo; “¿cómo garantizar la consistencia en la gestión de todos los proyectos?” y “¿qué plantillas y herramientas de gestión de proyectos deben utilizar todos los proyectos?”

2. Asegurar Métodos de Gestión de Proyectos Consistentes

Diseña tus procesos de proyecto (a menudo denominados metodologías o marcos de gestión de proyectos) de manera que puedan adaptarse a todos los equipos de proyecto y tamaños de proyectos, ya sean grandes, medianos o pequeños. Los proyectos más grandes necesitarán un proceso de aprobación de “puerta de etapa” con plantillas específicas que requieren la aprobación en cada puerta. Cuando las organizaciones establecen conceptos y procesos simples, los gerentes y equipos de proyecto los aceptan más fácilmente. Comprenden cómo les ayudarán a tener éxito. Una vez establecidos los procesos del proyecto, enfócate en la formación, el mentorazgo y el liderazgo en la gestión de proyectos. Agrega un sistema de informes sencillo para que la dirección y/o la Oficina de Gestión de Proyectos puedan validar que los proyectos siguen los métodos de gestión de proyectos definidos. Asegúrate de que todos tus métodos de gestión de proyectos sean claros y completos. Ayudarán a los equipos de proyecto a gestionar los proyectos de manera consistente. Los métodos, herramientas y plantillas de proyectos complejos y que consumen mucho tiempo hacen que muchos gerentes de proyecto los abandonen, los eviten y/o gestionen sus proyectos de manera ad hoc. El objetivo debe ser garantizar que la calidad de la gestión de proyectos sea consistente.

3. Identificar los Procesos de Gestión de Proyectos

Algunas organizaciones tienen Oficinas de Gestión de Proyectos. Otras garantizan la consistencia en la gestión de proyectos a través de un comité de dirección establecido para este propósito. En ambos casos, supervisarán los procesos de proyecto establecidos y se asegurarán de que cada proyecto los aplique correctamente y de manera consistente. Esto les proporciona la seguridad de que cada proyecto se está gestionando como un proyecto de calidad. Algunos procesos de gestión de proyectos comúnmente utilizados que se pueden establecer incluyen:

• Proceso de gestión de proyectos
• Proceso de requisitos comerciales
• Proceso de requisitos del cliente
• Proceso de definición del proyecto
• Proceso de planificación del proyecto
• Proceso de gestión del cambio del proyecto
• Proceso de gestión de riesgos
• Proceso de comunicación
• Proceso de cierre y evaluación
• Proceso de transferencia de conocimiento del proyecto

Antes de empezar desde cero para desarrollar tus procesos, herramientas y plantillas de gestión de proyectos, echa un vistazo a las diversas plantillas comerciales disponibles en el mercado. Puede haber una plantilla básica excelente que puedas personalizar para tu organización y que te ahorrará tiempo y esfuerzo. Hay algunas plantillas nuevas en el mercado (como nuestras “Plantillas de Éxito del Proyecto®”) que te permitirán agregar tu propio logotipo para personalización. Además, incluye un módulo con Evaluaciones de Competencia en Gestión de Proyectos para los roles de Gerente de Proyecto, Miembro del Equipo de Proyecto, Analista de Negocios y Auditor de Proyecto, lo cual es una excelente herramienta de gestión de proyectos para la selección del equipo de proyecto.

4. Identificar las Herramientas y Plantillas de Gestión de Proyectos

Crear herramientas y plantillas que se puedan utilizar en todos los proyectos refuerza las metodologías y procesos de proyectos aprobados por la organización para la gestión de proyectos. También proporcionará un servicio que ahorra tiempo a los equipos de proyecto y garantizará la consistencia porque todos los proyectos utilizarán las mismas herramientas y plantillas. Algunas herramientas y plantillas comúnmente utilizadas incluyen:

• Declaración del alcance del proyecto
• Documento de requisitos comerciales
• Informe de hitos
• Solicitud de cambio
• Informe de gestión de riesgos
• Plantillas de informes
• Plantilla de reuniones
• Informe de cierre

Según el informe de investigación de la Oficina de Gestión de Proyectos “Cómo las Oficinas de Gestión de Proyectos pueden mejorar la efectividad organizativa”, no ha habido muchos cambios en las principales herramientas y plantillas de gestión de proyectos utilizadas por las Oficinas de Gestión de Proyectos entre nuestros estudios de 2005 y 2010. Las más comunes siguen siendo el propio proceso de gestión de proyectos (79% en 2005 y 89% en 2010), la Solicitud de Cambio (74% en 2005 y 83% en 2010), las plantillas de informes (72% en 2005 y 73% en 2010), la Declaración del Alcance (71%) y los Registros de Problemas (62% en 2005 y 71% en 2010).

Resumen

Las organizaciones que no garantizan la consistencia en el uso de los procesos, herramientas y plantillas de gestión de proyectos tienen un mayor riesgo de fracaso en la entrega de sus proyectos. La aplicación consistente de procesos, herramientas y plantillas similares a todos los proyectos ayuda a moldear la cultura de la organización en un entorno de gestión de proyectos más sólido. Esto resultará en que todos sepan qué plantilla utilizar y qué proceso seguir, cada vez, porque será parte de lo que todos hacen al gestionar un proyecto.

Michael Stanleigh es el Presidente y CEO de Business Improvement Architects. Trabaja con ejecutivos y altos directivos de todo el mundo para ayudarles a mejorar la eficacia operativa a través de la planificación estratégica, el desarrollo de liderazgo, la gestión de proyectos y la gestión de la calidad. Michael ha sido fundamental para ayudar a sus clientes a reducir el desperdicio y aumentar la eficiencia y las ganancias con sus procesos claros y enfoque de calidad. Para obtener más información sobre este artículo, por favor contacta a bia(TM) en info@bia.ca.