A menudo escuchamos o leemos sobre varias historias de éxito. Pero, ¿qué es el éxito y qué criterios deberían utilizar las organizaciones para identificarlo? ¿Qué factores conducen a un proyecto exitoso? El propósito de este artículo es definir los criterios de éxito del proyecto, aclarar su diferencia con los factores de éxito y analizar su importancia en la metodología de gestión de proyectos.

Uno de los conceptos más vagos de la gestión de proyectos es el éxito del proyecto. Dado que cada individuo o grupo de personas que participan en un proyecto tienen diferentes necesidades y expectativas, no es sorprendente que interpreten el éxito del proyecto a su manera de entenderlo. Para aquellos involucrados en un proyecto, el éxito del proyecto se considera normalmente como el logro de algunos objetivos predefinidos del proyecto, mientras que el público en general tiene diferentes puntos de vista, comúnmente basados en la satisfacción del usuario.

Un ejemplo clásico de una perspectiva diferente de un proyecto exitoso es el proyecto de la Ópera de Sydney, que se excedió 16 veces el presupuesto y tardó 4 veces más en terminar de lo planeado originalmente. Pero el impacto final que la Ópera de Sydney creó fue tan grande que nadie recuerda los objetivos originales no cumplidos. El proyecto fue un gran éxito para las personas y, al mismo tiempo, un gran fracaso desde la perspectiva de la gestión del proyecto. Por otro lado, el Millennium Dome en Londres fue un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, pero a los ojos de los británicos se consideró un fracaso porque no entregó la admiración y el glamour que se suponía que debía generar.

La diferencia entre los criterios y los factores es confusa para muchas personas. El Diccionario Avanzado de Cambridge describe un criterio como “un estándar por el cual juzgas, decides o tratas algo”, mientras que un factor se explica como “un hecho o situación que influye en el resultado de algo”. Los criterios de éxito pueden llevar a una serie de eventos que finalmente cumplen con los criterios generales de éxito del proyecto, por lo que no deben usarse como términos sinónimos.

Se han presentado muchas listas de criterios de éxito en las últimas décadas por varios investigadores. Los criterios de éxito primarios han sido una parte integrada de la teoría de gestión de proyectos, dado que las primeras definiciones de gestión de proyectos incluían los llamados criterios de éxito del “Triángulo de Hierro”: costo, tiempo y calidad. Para satisfacer la necesidad urgente de modernizar los criterios de éxito obsoletos, se sugiere el uso de los criterios de éxito del “Cuadrado de la Raíz” en lugar del “Triángulo de Hierro”, donde se agrupan los criterios propuestos por otros académicos. El cambio principal es la adición de objetivos cualitativos en lugar de cuantitativos, es decir, los beneficios que diferentes grupos de personas pueden recibir del proyecto.

Es obvio que cada parte se beneficiará de manera diferente de los proyectos. Por ejemplo, una organización puede obtener ganancias al lograr objetivos estratégicos cuando se completa un proyecto y, al mismo tiempo, estos objetivos tienen un impacto ambiental grave en la comunidad de los interesados. Esto significa que un proyecto exitoso debe negociar entre los beneficios de la organización y la satisfacción de los usuarios finales. El cuarto aspecto del “Cuadrado de la Raíz” es el Sistema de Información, que incluye los temas de mantenibilidad, confiabilidad y validez de los resultados del proyecto.

Un enfoque más estructurado para el éxito del proyecto es agrupar los criterios en categorías. Se describen cuatro grupos, todos ellos dependientes del tiempo: “objetivos internos del proyecto (eficiencia durante el proyecto), beneficio para el cliente (efectividad a corto plazo), contribución directa (a medio plazo) y oportunidad futura (a largo plazo)”. La caracterización de “dependiente del tiempo” se basa en el hecho de que el éxito varía con el tiempo.

Es crítico para un director de proyecto entender lo que los interesados consideran como un proyecto exitoso. Con el fin de evitar sorpresas al final del proyecto, es necesario identificar las diferentes perspectivas de lo que significa el éxito antes de que el proyecto se ponga en marcha. También es vital recordar que los criterios de éxito son los estándares por los cuales se juzgará un proyecto, mientras que los factores de éxito son los hechos que dan forma al resultado de los proyectos.

En conclusión, la definición temprana de los criterios de éxito puede garantizar una visión indiscutible de cómo se juzgará el proyecto y la detección temprana de los factores de éxito garantizará un camino seguro para entregar el éxito.