8 Causas Comunes de Fallas en la Integración de Sistemas
1. Soporte Inadecuado de la Alta Dirección
Sin el respaldo y la aprobación de los altos directivos, una integración de sistemas no puede despegar. No solo porque el capital no estará disponible, sino también porque puede ser difícil acceder a todos los datos que necesitas, ya que algunos empleados pueden ser demasiado protectores de sus sistemas y flujos de trabajo. Los ejecutivos pueden anular estas objeciones y asegurarse de que el equipo del proyecto siempre tenga la información que necesita, incluidos los datos necesarios para las integraciones de terceros críticas.
2. Apresurar el Proceso de Integración
Con demasiada frecuencia, los líderes empresariales simplifican en exceso el proceso de integración de sistemas. Esto es especialmente cierto si no están familiarizados con la mayoría de los procesos diarios que mantienen a flote su empresa. Cuando desconocen el trabajo requerido para optimizar esos procesos, tienden a apresurar el proyecto. Como resultado, pueden omitir pasos críticos, como la reingeniería de procesos comerciales.
3. Avanzar con Datos no Limpios
En la prisa por acelerar una integración de sistemas, es tentador pasar por alto la fase de limpieza de datos. Sin embargo, ten en cuenta que si tus datos no están limpios en una plataforma, esos mismos problemas se transferirán a la otra plataforma. Esto significa que comenzarás con registros duplicados, campos inexactos y más. Para optimizar la adopción por parte de los usuarios y evitar tiempos de inactividad costosos, tus datos deben estar limpios y listos para usar.
4. Dejar que el Departamento de TI se Encargue de Todo
Una de las cosas más importantes que debes tener en cuenta acerca de un proyecto de integración de sistemas es que afecta a todos en tu empresa. En otras palabras, este no es un proyecto que deba existir en un silo de TI. Tratar una integración de sistemas como un proyecto de TI dejará a la gran mayoría de tu fuerza laboral en la oscuridad acerca de un proyecto que finalmente afectará todos los aspectos de su trabajo diario. Si bien tu equipo de TI será invaluable durante ciertas partes del proyecto, son solo una pieza del rompecabezas. Cada departamento debe estar estrechamente involucrado desde el principio.
5. Descuidar la Sincronización Automática de Datos
Las transferencias manuales programadas de datos pueden funcionar hasta cierto punto, pero no ofrecen un acceso instantáneo y sin problemas a la información. Por eso es tan importante la sincronización automática de datos. Mientras creas tus mapas de integración, describe detalladamente todos tus procesos comerciales. Luego, mapea cómo interactúan esos procesos entre sí y los tipos de datos que deben compartirse. De esta manera, podrás comprender claramente con qué frecuencia deben ocurrir las transferencias de datos. Si importas archivos a diario solo para facilitar este proceso, tus sistemas no serán tan eficientes como podrían serlo.
6. Falta de una Gestión de Proyectos Clara
A lo largo de tu proyecto, habrá varios interesados que ejercerán algún tipo de control sobre cada fase. Si bien necesitarás su aporte y apoyo, también debes tener un único director de proyecto responsable de mantener todo en marcha. Sin esta cadena de mando, cada departamento luchará por priorizar sus intereses sobre los demás, y el conflicto puede hacer que tu proyecto se desmorone. Esto también puede llevar a un alcance excesivo. Esto ocurre cuando las expectativas para una integración superan el alcance y el presupuesto predefinidos.
7. Falta de Conocimiento Cruzado de los Software
Cada vez que integres dos sistemas dispares, debes tener a alguien en tu equipo que conozca bien cada uno de ellos. De lo contrario, podrías perder ideas y conexiones importantes. Si tienes un empleado que posee un profundo conocimiento de los dos sistemas, eso es ideal. De lo contrario, dos expertos en sistemas pueden trabajar juntos en cada etapa del proyecto. También puedes contar con consultores externos de software para ayudar en este esfuerzo si no tienes recursos internos disponibles o con conocimientos suficientes.
8. Falta de Pruebas Adecuadas
Antes de que una nueva integración se ponga en marcha, debe haber una fase de pruebas exhaustiva que garantice que la integración del sistema funcionará como se espera. Antes de ejecutar scripts de prueba, es fundamental definir objetivos específicos y métricas de éxito. De esta manera, puedes evaluar qué aspectos están cumpliendo con los estándares y cuáles deben ajustarse antes de avanzar.
Las Fallas en la Integración de Sistemas son Comunes (pero no Inevitables)
La integración de un ERP o CRM puede transformar la forma en que funcionan los procesos comerciales. Integrar tu sistema ERP con un nuevo sistema CRM, o viceversa, te permite centralizar los datos y optimizar las operaciones. De hecho, integrar cualquier tipo de sistemas empresariales entre sí es una decisión inteligente si actualmente tienes varios sistemas dispares. Sin embargo, lograr resultados medibles requiere comprender los problemas que afectan incluso a las organizaciones más inteligentes y mejor equipadas. Al comprender cómo ocurren las fallas en la integración de sistemas y cómo puedes evitarlas, puedes encaminar tu proyecto hacia el éxito.
