En los últimos años, las empresas han aumentado sus inversiones en tecnología de automatización para mantenerse competitivas y adaptarse a las cambiantes condiciones del mercado. En el centro de este cambio se encuentra la automatización robótica de procesos (RPA). Cuando se ejecuta con éxito, las implementaciones de RPA pueden transformar una organización, ayudándola a lograr una mayor productividad y mejorar el servicio al cliente. Sin embargo, como hemos visto con las implementaciones de ERP, es fácil que las iniciativas tecnológicas y las transformaciones empresariales se desvíen del rumbo. Hoy compartimos algunas razones comunes para el fracaso de RPA y algunos consejos para ayudar a su empresa a evitarlo.
1. Falta de Gestión de Proyectos para Proyectos de RPA
Los proyectos de RPA fracasan sin una adecuada gobernanza y supervisión. Si bien RPA puede reemplazar muchas tareas manuales, la gestión de proyectos no es una de ellas. Por ejemplo, la formación de un equipo de proyecto y la asignación de patrocinadores del proyecto son dos tareas que no se pueden automatizar.
2. Subestimar la Capacitación de los Bots
Has trabajado y construido el bot. Ahora, ¿puedes empezar a disfrutar del trabajo más fácil, verdad? No exactamente. Incluso cuando el proceso de desarrollo del bot está completo, aún requerirá soporte para funcionar correctamente. Esto es especialmente cierto justo después de construirlo, ya que aún está aprendiendo diferentes escenarios. Con demasiada frecuencia, las empresas siguen adelante y esperan que el bot se mantenga al día, capacitando al bot solo durante un corto período de tiempo y esperando que el bot navegue el resto. Sin embargo, incluso con un modelo de desarrollo sólido, tu bot aún encontrará nuevas situaciones para las que no estaba inicialmente preparado. Estas son oportunidades de aprendizaje valiosas para el bot, siempre y cuando las aproveches como tal. Además, planifica proporcionar múltiples sesiones de reentrenamiento hasta que el bot esté completamente preparado para manejar cualquier condición que encuentre. Sin embargo, recuerda que es probable que haya cambios ambientales que requieran intervención humana. De esta manera, los bots son más como empleados que como máquinas, requiriendo recordatorios y asistencia cada vez que su entorno cambie.
3. Automatizar las Tareas Incorrectas
Cuando investigas por primera vez RPA, es posible que pienses que querrás automatizar muchas tareas básicas lo antes posible. Sin embargo, antes de sumergirte en este esfuerzo, es importante comprender los verdaderos costos y beneficios de hacerlo. Si bien automatizar tareas más pequeñas y fáciles puede ser beneficioso, esos beneficios suelen ser de bajo valor y limitados a usuarios individuales. Recuerda: tener la capacidad de automatizar no te da luz verde para hacerlo. En cambio, analiza tus procesos comerciales y realiza una gestión de procesos comerciales. Luego, considera cómo tu empresa podría aprovechar la automatización para respaldar procesos mejorados. De esta manera, puedes optimizar una función generalizada en lugar de una sola tarea.
4. Implementaciones No Autorizadas
Con un bot, es más fácil que nunca crear nuevo código. Si bien tradicionalmente esta ha sido una tarea reservada para el equipo de TI, ese poder podría extenderse a los empleados de primera línea tan pronto como implementes RPA. En algunos casos, esto podría dejar a tu organización vulnerable a implementaciones no autorizadas, o implementaciones que operan fuera de la jurisdicción directa de tu empresa. En el peor de los casos, la tecnología de la sombra puede afectar negativamente tus operaciones y socavar tu ciberseguridad. También puede complicar la complejidad de una tarea, haciéndola más compleja que si se manejara manualmente. Recomendamos educar a los usuarios desde el principio sobre el uso adecuado de los bots de RPA. Por ejemplo, debes proporcionar capacitación sobre cómo medir, monitorear y registrar la creación y el uso de los bots. No todas las tareas serán adecuadas para RPA, y los miembros del equipo deben saber cómo medir la viabilidad de cada tarea en este sentido.
5. Expectativas Irrealistas
Para alcanzar su máximo potencial, las implementaciones de RPA deben manejarse con cuidado. Esto significa tomarse el tiempo para perfeccionar tu entorno de RPA, ajustar tus requisitos y diseños, y probar tus procesos automatizados. RPA falla cuando te apresuras y estableces metas poco realistas. Luego, asumes prematuramente que el proyecto ha fallado cuando no cumple con esas expectativas.
6. Enfoque Estrictamente Técnico
Tu implementación de RPA es más que un proyecto tecnológico. En su núcleo, es una iniciativa empresarial que afecta a todos en tu empresa. Por lo tanto, es importante abordar el “lado humano” del cambio tanto como enfatizas los desarrollos de software. Cuando cambias tu mentalidad de esta manera, puedes preparar a tus empleados para que adopten y usen correctamente las nuevas herramientas a su disposición. La gestión del cambio organizacional es una parte clave de esto. Esto implica comunicar el cambio a los miembros de tu equipo y asegurarse de que estén equipados con los conocimientos y habilidades necesarios para utilizar la nueva tecnología.
7. Socios Inexperimentados
Si contratas a un integrador de sistemas y a un consultor de software para que te ayuden a navegar este cambio, ambas partes deben tener una sólida experiencia en RPA dentro de tu industria. Esto asegura que puedan llevar las lecciones aprendidas en el pasado y aplicarlas a tu proyecto.
Cómo Evitar el Fracaso de RPA
Evitar el fracaso de RPA requiere una cuidadosa consideración de cómo tu empresa puede aprovechar al máximo la tecnología avanzada. Si bien RPA tiene muchos beneficios, también puede agotar tus recursos y frustrar a tus empleados si la implementación no se planifica correctamente. Aprender de los errores de otros proyectos de RPA puede ayudarte a comenzar tu viaje de RPA con el pie derecho. Si ya has tenido problemas, aún no es demasiado tarde para corregirlos. Si estás comenzando, podemos ayudarte a mantener el rumbo. Contáctanos a continuación para obtener una consulta gratuita con nuestros consultores de implementación de ERP.
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