Por Mark Norman

Hay muchas preguntas de alcance que el director de proyecto debe hacer durante un proyecto. A continuación, se presentan una serie de preguntas que utilizo durante el inicio del proyecto:

1. ¿Cuál es el objetivo del proyecto?

Preferiblemente, esto debería registrarse en una sola frase y reflejar lo que su patrocinador desea lograr. Todo lo que haga en el proyecto debería poder referirse a esta declaración.

2. ¿Cuáles son los entregables?

Todos los proyectos producen algo, estos son los entregables del proyecto. Estos deben definirse al principio del proyecto, de manera clara y tener una medida de calidad que se pueda utilizar para juzgar su idoneidad.

3. ¿Está resolviendo un problema o construyendo una solución?

Esto define si está trabajando para entregar una solución prescrita o trabajando para encontrar una forma de resolver un problema con entregables aún no definidos. La respuesta a esta pregunta determinará cómo asigna los recursos y administra el proyecto.

4. ¿Cómo medirá el éxito?

Esta es una pregunta fundamental que idealmente debería estar cubierta en el resumen del proyecto o en la carta del proyecto. Establece el contexto junto con la pregunta 1 para el resto del proyecto. Sabemos cuál es el objetivo y sabemos cómo vamos a medir el éxito al final del proyecto. Tener esto claramente definido le permite como director de proyecto guiar su proyecto a través de los desafíos inevitables que se presenten.

5. ¿Qué potencial hay para negociar los entregables reales?

Esto es útil si y cuando se deben tomar decisiones difíciles durante el ciclo de vida del proyecto. Ser consciente de esas áreas con cierta flexibilidad ayuda al director de proyecto a tomar decisiones, esto puede iniciar la conversación con el cliente. Es importante tener en cuenta los requisitos excesivos que podrían ser demasiado complejos, una subpregunta es ¿cuándo es suficientemente bueno?

6. ¿Qué restricciones existen en el proyecto?

El contexto del proyecto es importante. Como director de proyecto, es útil obtener una comprensión más amplia del entorno empresarial en el que se encuentra su proyecto. ¿Existen restricciones comerciales, legales o de mercado que podrían afectar su proyecto? ¿Qué restricciones de presupuesto, tiempo, costo y calidad están influyendo en su proyecto y afectando su toma de decisiones?

7. ¿Qué suposiciones implícitas existen?

Esto es una de las cosas más importantes que debe tener en cuenta como director de proyecto. La comunicación es un proceso de doble vía y debemos reflejar al cliente lo que creemos que nos está diciendo. A través de la experiencia, el director de proyecto debe aprender a confirmar y reafirmar su comprensión con el cliente para reducir el potencial de malentendidos, trate de evitar la situación en la que, más adelante en el proyecto, el cliente diga “… pero pensé que entendías lo que quería decir cuando dije …”.

¿Qué preguntas hace usted? Sería útil recibir sus comentarios para ver qué funciona y qué no…

Mark Norman es un líder, director de proyecto, arqueólogo a tiempo parcial y montañista. Puede leer más de Mark en su blog.