El éxito y el fracaso de un negocio en sus proyectos dependen en gran medida de cómo los maneja. Si se adhiere al enfoque tradicional de realizar reuniones, enviar correos electrónicos, discutir gráficos y diagramas, etc., entonces sus posibilidades de éxito disminuyen, ya que estos métodos tradicionales consumen mucho tiempo y recursos, y aumentan los costos y son menos flexibles. Por lo tanto, la planificación y organización de calidad en los proyectos no se puede lograr a través de ellos. Su limitación es que no pueden rastrear adecuadamente y a tiempo cualquier inconsistencia en un proyecto que afecta la calidad de sus entregables, causando retrasos o fracaso del proyecto. Una vez que un proyecto se ve afectado, el daño no se puede deshacer. Por lo tanto, es mejor adoptar herramientas que permitan la identificación oportuna de problemas y riesgos en los proyectos y faciliten su rectificación rápida y firme. Esto garantiza que el proyecto esté en el buen camino. En un escenario tan crítico, un software de gestión de proyectos en línea puede ayudar a rastrear y corregir de manera oportuna estos problemas y riesgos. Los cambios en los proyectos se pueden acomodar de manera flexible. Permite una organización y planificación adecuadas y garantiza que un proyecto se entregue a tiempo. Esta herramienta ofrece numerosas ventajas a las empresas, que pueden beneficiarse al adoptarlas. De esta manera, pueden gestionar mejor sus proyectos y eliminar las limitaciones asociadas con los métodos tradicionales de gestión de proyectos.

Mejor planificación, organización y programación de proyectos

Una planificación y organización adecuadas son importantes para el éxito de un proyecto. Un software de gestión de proyectos en línea ayuda a definir y documentar claramente los objetivos y metas de un proyecto. Los planificadores, gerentes y otros expertos pueden presentar activamente sus ideas y propuestas, lo que puede resultar en la formulación de un plan de proyecto detallado. Pueden definir activamente roles y responsabilidades para varios miembros del equipo, establecer fechas de inicio y vencimiento del proyecto, etc. Por lo tanto, hay una claridad perfecta sobre el papel de cada miembro y otros elementos del proyecto. Los roles, tareas, procesos y varios elementos del proyecto se definen y documentan claramente y se guardan para futuras referencias. Por lo tanto, no quedan ambigüedades sobre estos. De esta manera, se puede lograr una mejor organización y planificación en un proyecto.

Mejora de la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo

El éxito de un proyecto también depende de qué tan rápido y precisamente los miembros del equipo puedan comunicarse y colaborar entre sí. Esta herramienta permite una comunicación y colaboración sin esfuerzo e instantánea entre ellos. Los equipos que trabajan de forma remota pueden conectarse rápidamente entre sí y discutir colaborativamente sobre asuntos y resolverlos rápidamente. Esto mejora su productividad además de ahorrar tiempo y esfuerzo. Además, no necesitan organizar reuniones físicas para discutir problemas, ya que esto se puede lograr fácilmente a través de discusiones en línea. Esto ahorra una gran cantidad de tiempo y dinero y el trabajo no necesita detenerse para participar en dichas reuniones.

Distribución precisa de tareas y finalización oportuna de tareas

En la gestión de proyectos manual, es difícil saber quién está realizando qué tarea, ya que varias personas realizan múltiples tareas al mismo tiempo. La mayor parte del tiempo del gerente de proyectos se desperdicia al controlar quién está haciendo qué, lo que le deja muy poco tiempo para la gestión real del proyecto. Pero con una herramienta de gestión de proyectos, las tareas se pueden definir y documentar claramente a través de listas de tareas. Los miembros saben claramente qué tareas se les han asignado y cuándo deben terminarlas. Por lo tanto, es más fácil para el gerente mantener un control y también menos confuso tanto para los gerentes como para los miembros del equipo. A través de recordatorios por correo electrónico oportunos, se enteran de qué tareas se acercan a sus fechas de vencimiento, lo que les ayuda a completar esas tareas antes de que expire la fecha de vencimiento. Con esto, son más responsables de sus tareas y su productividad también se ve mejorada. El estado de las tareas se puede rastrear con precisión. Una vez que se completa una tarea, se envían notificaciones por correo electrónico al gerente de proyectos y a los miembros del equipo. Por lo tanto, hay una claridad perfecta sobre las tareas y los miembros se mantienen actualizados a tiempo sobre el estado de las tareas.

Centralización de la información, los recursos y los archivos

En la gestión de proyectos manual, si se produce un cambio en datos, documentos o información específicos, los miembros del equipo se enteran bastante tarde y es posible que ya hayan completado sus tareas utilizando los datos antiguos, lo que requiere volver a hacer las tareas, afectando la productividad, causando retrasos y aumentando los costos. Pero a través de herramientas de gestión de proyectos, todos los que trabajan en un proyecto tienen acceso a la misma información actualizada instantáneamente. Por lo tanto, todos están en la misma página en un proyecto. Esto es posible mediante el almacenamiento de datos, documentos y archivos en una ubicación centralizada única, lo que facilita a los miembros acceder a ellos de manera rápida y fácil, lo que aumenta su productividad y ahorra tiempo. De esta manera, pueden trabajar con los datos correctos y lograr resultados oportunos y de calidad, lo que aumenta su productividad.

Seguimiento preciso del tiempo

Un proyecto tiene un límite de tiempo, por lo que debe administrarse y completarse dentro del tiempo asignado. Por lo tanto, una herramienta que tenga la función de hojas de tiempo garantiza la documentación adecuada y precisa del tiempo dedicado a varias tareas. Esto ayuda a un gerente de proyectos a saber qué tareas se están completando dentro del límite de tiempo establecido y cuáles no, quién está retrasando sus tareas con más frecuencia y quién las está completando a tiempo. Por lo tanto, puede identificar rápidamente las tareas retrasadas y hacer que se ejecuten con mayor prioridad redistribuyéndolas entre aquellos miembros que ya hayan completado sus tareas, contratando más personal u tomando otras medidas adecuadas. Esto es muy útil en aquellos casos en los que un negocio cobra a sus clientes en función del número de horas dedicadas a sus tareas. Puede consultar las hojas de tiempo y mostrárselas a los clientes para que sepan exactamente cuánto tiempo se dedicó a realizar las tareas asignadas. Esto aumenta la transparencia entre el cliente y el proveedor de servicios.

Trabajar en proyectos sobre la marcha

Una herramienta de gestión de proyectos permite a los usuarios conectarse con sus proyectos incluso cuando están en movimiento. Usando sus teléfonos o tabletas, pueden ver todo lo importante que sucede en sus proyectos y contribuir activamente en ellos. Por lo tanto, su trabajo nunca se ve afectado incluso si están lejos de sus lugares de trabajo y se mantienen al tanto del proyecto incluso cuando están en movimiento.

Colaboración en diseños

Los diseños juegan un papel importante en la comercialización y promoción de los negocios. Los diseños hermosos y amigables para el cliente pueden atraer a más personas hacia un negocio, que se pueden convertir en clientes potenciales. Invitar comentarios sobre diseños a través de correos electrónicos tiene algunas limitaciones, como que no permiten adjuntar archivos grandes y limitan los tipos de archivos que se pueden transferir a través de ellos. Los mensajes de correo electrónico enviados por los diseñadores a sus clientes para solicitar comentarios sobre los diseños reciben respuestas tardías por parte de los clientes, lo que retrasa el proceso de creación, revisión y aprobación de los diseños. Esto, a su vez, puede retrasar los proyectos de diseño y, en última instancia, aumentar los costos del proyecto. Un diseño debe revisarse varias veces durante su proceso de revisión y corrección. Esto finalmente conduce a retrasos o al fracaso del proyecto. Pero al elegir un software de gestión de proyectos con la función de revisión, un diseñador puede obtener comentarios instantáneos sobre un diseño que se puede aprobar de inmediato, lo que ahorra tiempo, costos y esfuerzo. Además, admite varios tipos de archivos y se pueden cargar fácilmente archivos grandes.

Protección y seguridad de los datos

La seguridad de los datos es vital para los negocios. Cualquier pérdida o manipulación de datos puede afectar drásticamente el funcionamiento de un negocio y puede dañar seriamente su reputación. Pero las herramientas de gestión de proyectos en línea garantizan la seguridad y protección de los datos mediante el uso de los últimos protocolos de encriptación y seguridad. Se pueden establecer permisos y accesibilidad para todos los usuarios, lo que garantiza que no todos puedan acceder a todo y que los datos críticos permanezcan en manos seguras.

Ahorro de tiempo, costos y recursos

Al permitir una mejor gestión de tareas, actividades y otros elementos, los proyectos se pueden ejecutar de manera fácil y eficiente. Esto también garantiza que los recursos asignados a un proyecto se utilicen de manera óptima, evitando su desperdicio o sobreutilización. Como los miembros del equipo pueden comunicarse de manera rápida y precisa, se ahorra tiempo y esfuerzo. Pueden completar sus tareas a tiempo y según sea necesario.

Involucramiento y satisfacción de las partes interesadas

Al utilizar estas herramientas, un negocio puede comunicarse y colaborar fácilmente con sus clientes, clientes, patrocinadores y otras partes interesadas en diversos asuntos del proyecto. Puede proporcionarles una visión real sobre el progreso logrado en diversas tareas y actividades, lo que brinda una mayor transparencia. Esto mejora la reputación de la organización entre sus partes interesadas, ya que saben que se mantiene comprometida con el proyecto y es probable que pueda completarlo a tiempo.

Seguimiento preciso del progreso de un proyecto

Durante la ejecución de un proyecto, es muy importante saber exactamente cuánto progreso se ha logrado en sus tareas y actividades. Esto ayuda a saber si se está moviendo en la dirección correcta. La función de gráfico de Gantt de una herramienta de gestión de proyectos puede hacer eso. Todas las tareas en un gráfico de Gantt tienen fechas de vencimiento específicas y fecha de finalización. Por lo tanto, las tareas de menor prioridad nunca se pasan por alto, incluso si las tareas de mayor prioridad se ejecutan primero. Las tareas se pueden reprogramar fácilmente si es necesario. Se pueden establecer dependencias entre tareas interdependientes, lo que ayuda a reprogramar automáticamente las tareas dependientes si una tarea independiente se reprograma. Un gerente de proyectos puede compartir un gráfico de Gantt con los miembros de su equipo para que sepan cuánto progreso han logrado en sus tareas. Su progreso se puede evaluar con precisión a medida que ingresan el progreso exacto logrado en sus tareas diariamente. Además, se pueden descubrir rápidamente las tareas que probablemente se retrasarán, lo que ayuda al gerente de proyectos a ejecutarlas con prioridad tomando medidas adecuadas. Cualquier cambio en el plan del proyecto se puede acomodar fácilmente, lo que ahorra tiempo y esfuerzo en la planificación. Por lo tanto, un gerente de proyectos se siente muy aliviado al saber que el proyecto funciona de manera fluida y deseada. Puede analizar críticamente un proyecto y controlar su ejecución. Incluso puede compartir un gráfico de Gantt con las partes interesadas del proyecto para que sepan el progreso exacto logrado.

Personalización

La marca de un negocio ayuda a expandir su alcance a más personas, lo que puede generar interés de las personas en sus servicios y productos. Una herramienta de gestión de proyectos le brinda a un negocio la capacidad de agregar su marca en su aplicación, lo que aumenta su reputación y popularidad entre los clientes, clientes y otras personas.

¿Sigues utilizando los métodos tradicionales para gestionar proyectos? ¿Estás enfrentando dificultades para gestionar tus proyectos a través de estos métodos o quieres probar las nuevas y emprendedoras herramientas de gestión de proyectos para tus proyectos? ¿Cuáles son tus pensamientos y preocupaciones?

Sharon Thomson es una gerente de negocios de ProofHub, un software de gestión de proyectos basado en SAAS que ayuda a gestionar, discutir y comunicarse con los miembros de su equipo y clientes desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta herramienta de colaboración en línea ofrece un lugar centralizado que ofrece características como tareas pendientes, hitos, hojas de tiempo, discusiones, intercambio de archivos, revisión en línea, modo Casper y chat de navegador incorporado. ProofHub es el único software de gestión de proyectos que proporciona la función de chat de navegador incorporado, el modo Casper (modo oculto) y la herramienta de revisión.