Si estás considerando implementar un sistema ERP en tu empresa, es importante entender los términos de la licencia. Cada sistema ERP viene con una licencia, ya sea un sistema en las instalaciones o un Software como Servicio (SaaS). Comprender esa licencia y sus implicaciones es una parte importante para gestionar un sistema ERP de manera efectiva.
Existen diferentes tipos de licencias de ERP, por lo que hay mucho que entender. Uno de los primeros aspectos que debes conocer es cómo se te está cobrando. Por lo general, el costo de una licencia de ERP se basará en el número de usuarios. Esto puede ser el número total de usuarios o el número de usuarios en el sistema al mismo tiempo. Dado que no todos los usuarios de ERP en la empresa necesitan acceder al sistema al mismo tiempo, un modelo por asiento generalmente resulta en un costo total más bajo. Sin embargo, no todos los proveedores ofrecen este modelo.
Otro aspecto a considerar es el grado de uso. Algunos proveedores ofrecen una “licencia lite” para usuarios que solo necesitan funciones limitadas, como leer informes, a un costo más bajo. Esto puede ahorrarte mucho dinero, ya que la mayoría de los usuarios de ERP en un negocio solo necesitan acceso limitado al sistema.
Finalmente, algunos proveedores ofrecen una licencia a un precio fijo por sitio, sin importar cuántos usuarios tengas. Esto tiene la ventaja de darte un precio fijo en lugar de uno variable. Otros proveedores ofrecen licencias por rangos, por ejemplo, de 4 a 100 usuarios a un precio y de 100 a 200 usuarios a otro precio más alto.
Otra variación en la fijación de precios es la licencia por módulo. Esto está relacionado con el esquema de precio fijo, excepto que en lugar de un precio para todo el sistema, cada módulo tiene un precio por separado. Esto puede ahorrarte dinero si solo necesitas algunos de los módulos en tu sistema ERP.
Lo que obtendrás realmente bajo estos esquemas depende de cuánto cobre el proveedor, así como del esquema de licencia. A menudo, esto es algo que se puede negociar como parte del cálculo del precio.
Otro factor a considerar es la facilidad de las actualizaciones. Muchos proveedores te permiten comprar una versión limitada de su producto y luego actualizarla a una forma más completa más adelante. Esto te ahorra dinero si puedes comenzar con algo pequeño y luego expandirlo a medida que tus necesidades cambien. Sin embargo, ten en cuenta lo fácil que es expandir el sistema. Si requiere una instalación completamente nueva para actualizar, comenzar con algo pequeño probablemente no valga la pena.
Luego está el tema de las tarifas de mantenimiento anuales. Estas suelen ser diferentes de la licencia, aunque generalmente se negocian al mismo tiempo. Por lo general, la tarifa de mantenimiento se basará en un porcentaje de la tarifa anual de la licencia. Es importante averiguar cuáles son los términos y negociarlos como parte del paquete de costos. También es importante saber qué se incluye en la tarifa de mantenimiento. Debería incluir el mantenimiento básico y generalmente incluirá actualizaciones y parches básicos. Sin embargo, cada proveedor tiene su propia definición de “básico” y lo que incluyen en el paquete de mantenimiento. Cualquier cosa más allá de eso deberá pagarse por separado.
En general, las licencias y tarifas de mantenimiento para un sistema ERP en las instalaciones serán más complejas que las licencias para un sistema basado en la nube SaaS. Esto no necesariamente significa que será más barato, aunque a menudo lo es. Pero la licencia SaaS suele ser más fácil de entender.
Es importante darse cuenta de que establecer las licencias y tarifas de mantenimiento es un juego de negociación. Hay muy pocos precios fijos cuando se compra un sistema ERP. Más comúnmente, casi todo está en juego y se negocia constantemente una área por otra. Cuán bien puedas negociar jugará un papel importante en cuál será el costo final.
