El costo total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser un tema complicado de manejar, con definiciones diferentes y costos ocultos que pueden resultar confusos. La definición moderna de TCO fue establecida en la década de 1980 por Gartner Research, aunque antes de este evento, los conceptos de identificar, calcular y medir los gastos operativos conocidos se habían aplicado desde la era industrial. Sin embargo, la aparición de nuevas tecnologías, principalmente en forma de sistemas informáticos y de software, requirió un enfoque diferente a los métodos de contabilidad de costos aceptados anteriormente. En consecuencia, en el mercado de ERP, la definición de Gartner se convirtió en la regla definitiva en lugar de la excepción.
Dicho esto, y para refrescar la memoria del lector, aquí está cómo Gartner define formalmente el TCO: “Para TI, el TCO incluye la adquisición, gestión y soporte de hardware y software, comunicaciones, gastos de los usuarios finales y el costo de oportunidad de tiempo de inactividad, capacitación y otras pérdidas de productividad”.
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Ahora bien, existe una corriente de pensamiento que excluye los costos de adquisición de software en los cálculos del TCO de un ERP. Algunos de ustedes pueden estar a punto de levantarse y gritar: “¿cómo puede el costo del software no ser un elemento vital del TCO?”. Bueno, depende de quién esté haciendo la medición. Algunos profesionales financieros consideran que las compras de software y licencias previas a la operación son “gastos de capital” (CAPEX) y, por lo tanto, no están necesariamente relacionadas con el cálculo de los costos operativos “después de la compra”. Al final del día, agregar o descartar estos elementos de costo dentro de un análisis de TCO de un ERP generalmente depende del modelo de precios utilizado o de los deseos del director de operaciones o del director financiero de una empresa.
Ahora que hemos aclarado los conceptos contables confusos asociados con lo que es y no es un cálculo válido, veamos algunos de los elementos comunes que se deben incluir en un TCO de un ERP:
- Costos de hardware y software de redes
- Costos de hardware y software de servidores
- Costos de hardware y software de estaciones de trabajo
- Costos de instalación e integración de hardware y software
- Costos de migración de datos
- Gestión de riesgos, como posibles vulnerabilidades, disponibilidad de actualizaciones, parches y gestión futura de licencias, etc.
- Costos de mejora de la infraestructura
- Costos de energía, como equipos afiliados, sistemas climáticos, sistemas de energía de respaldo
- Costos de aseguramiento de calidad y pruebas
- Costos de tiempo de inactividad y fallas
- Costos de productividad reducida, como la adaptación al sistema y la disminución de la capacidad de generar ingresos
- Seguridad, incluyendo posibles violaciones, pérdida de reputación de marca, recuperación y prevención futura
- Costos de gestión y recuperación de sistemas de respaldo
- Costos de capacitación y adopción por parte de los usuarios
- Costos de auditoría de procesos, tanto internos como externos
- Costos de reingeniería de procesos
- Costos de seguros
- Costos de personal suplente y especial
- Costos de gestión de proyectos
- Costos futuros de actualización o escalabilidad
- Costos de desmantelamiento de plataformas heredadas
Todos estos elementos, junto con prácticamente cualquier otro elemento oculto que cueste más que el precio de un clip de papel, deben aplicarse a un TCO de un ERP para comprender hacia dónde se dirige el presupuesto. El costo, no los ingresos, suele ser el problema principal a la hora de ejecutar un proyecto de ERP exitoso.
