Cuando comencé a trabajar en una oficina, mi escritorio estaba rodeado de grandes archivadores de metal. No había necesidad de separadores de oficina porque había tantos archivadores. El espacio de los archivadores era una presión constante, aunque no teníamos idea de lo que había en la mayoría de esos montones y montones de papel. En ese momento, había un dicho en la oficina: “la cantidad de papel siempre crecerá para llenar la cantidad de espacio disponible”. Ya no tenemos grandes archivadores llenos de papel, ahora tenemos discos duros para eso, pero el sentimiento del dicho todavía se aplica: “la capacidad de los datos siempre crecerá para llenar la cantidad de almacenamiento disponible”. El cambio a la utilidad de correo electrónico nos permite tener buzones de correo masivos, incluso buzones de correo ilimitados. Ya no es necesario eliminar nada, ahora podemos conservarlo todo. Ya no es necesario pasar la mitad de nuestra semana gestionando dentro de las limitaciones de unos pocos megabytes, podemos sentarnos y dejar que todo se acumule. Ya no tenemos que eliminar los archivos adjuntos de los correos electrónicos y almacenarlos en otro lugar, podemos dejarlos en nuestro buzón de correo.

Para los proveedores de servicios de correo electrónico (Google Apps for Work, Microsoft Office 365, IBM Connections, etc.), esta montaña de datos proporciona un conjunto completamente nuevo de oportunidades para agregar valor. El mapa relacional que creamos a medida que interactuamos proporciona el potencial para generar todo tipo de ideas. Ya estamos viendo que los diferentes proveedores de servicios clasifican los correos electrónicos en función de cómo normalmente interactuamos con la persona que nos los envía, pero eso es solo un primer paso. El trabajo que Microsoft está haciendo con Office Graph es un ejemplo de los próximos pasos que cada uno de los proveedores deberá tomar para seguir siendo considerado como una utilidad viable. “Office Graph ha mapeado más de mil millones de acciones e interacciones dentro de Office 365, dejando claro que las organizaciones han estado sentadas sobre una mina de oro de valor empresarial sin explotar”. Imagina el valor que una máquina podría obtener al conocer todas tus interacciones con otra persona. En mi caso, me gustaría que esa máquina me recordara que olvidé hacer algo por alguien antes de mi próxima interacción con ellos. “Graham, tienes una reunión programada con tu jefe en 2 horas, en tu última interacción con tu jefe le prometiste enviarle información sobre destinos de vacaciones en Italia”. O incluso: “Graham, he notado que ignoras todos los correos electrónicos de John Doe, me gustaría destacar que John Doe acaba de ser ascendido para ser el jefe de tu jefe”.

El crecimiento de la montaña de datos dentro de nuestros buzones de correo no se detendrá, al menos no por mucho tiempo, pero no está exento de desafíos. Como muchas cosas en la vida, un avance en un área puede crear problemas en otras. Retención de correo electrónico, retención legal y eDiscovery. Casi todos los días se utiliza la comunicación por correo electrónico en la prensa como resultado de algún escándalo o actividad legal. Las estimaciones varían, pero aproximadamente el 80% de toda la comunicación empresarial ocurre por correo electrónico, todavía. Estos correos electrónicos proporcionan un conjunto rico de evidencia para acciones legales. La mayoría de los países y jurisdicciones legales tienen una forma de legislación para permitir que los correos electrónicos se utilicen como evidencia en actividades legales. Algunos países tienen marcos legales para la retención obligatoria de correos electrónicos junto con un enfoque correspondiente para la divulgación. Las regulaciones son diferentes en todo el mundo y también cambian regularmente, generalmente volviéndose más restrictivas. Estas diferentes construcciones legales han llevado a diferentes enfoques en diferentes jurisdicciones. En algunas áreas, las organizaciones han creado una política en la que retienen todo para todos, en otras áreas, la política establece que los datos se declaran como un registro para su retención o se eliminan. A medida que crecen las montañas de datos de correo electrónico, los costos de las actividades de eDiscovery aumentan enormemente, incluso de manera exponencial. eDiscovery es la actividad a la que las organizaciones se someten para liberar información en un caso legal, estas actividades tienden a pasar por varias etapas iterativas: Identificación: localización de fuentes de información. Preservación y recopilación: protección de datos contra alteraciones o destrucción y recopilación de datos para su uso posterior. Procesamiento, revisión y análisis: evaluación y reducción de los datos a la información relevante. Producción: entrega de la información a quienes la necesitan. Presentación: mostrar la información a una audiencia. Las estimaciones de 2012 sitúan el costo de eDiscovery en $18,000 por gigabyte producido en promedio, pero también destacaron costos de $350,000 por gigabyte producido. Estos altos costos brindan una oportunidad para la innovación dentro y alrededor de las utilidades de correo electrónico. Ya hay un cambio hacia el eDiscovery como servicio de software, aprovechando la funcionalidad que las utilidades de correo electrónico están poniendo a disposición. Google, por ejemplo, proporciona capacidades de eDiscovery a través de Vault, ¿quién mejor para proporcionar capacidades de búsqueda avanzada? Otros proveedores de servicios como Everlaw, Logikcull, Zapproved luego expanden estas capacidades, en la nube, para respaldar otras etapas del eDiscovery.

La etiqueta de correo electrónico. Los límites en el tamaño de los buzones de correo significaban que las personas desarrollaban una etiqueta sobre lo que enviarían o no a otras personas. Sabían que si enviaban a alguien un archivo grande, la persona al otro lado no estaría contenta si el archivo no fuera relevante para ellos. Ese pensamiento, a su vez, se convirtió en una restricción natural sobre los tipos de mensajes que las personas enviarían. Sin esa restricción, la cantidad de correos electrónicos aumenta, pero la relevancia y el valor de esos correos electrónicos disminuyen. También hay un conjunto completamente nuevo de opciones de comunicación disponibles para nosotros para las cuales apenas estamos construyendo una etiqueta, pero creo que esa es una discusión para otro día.

Graham Chastney es un tecnólogo en los Servicios Globales de Infraestructura de CSC. Ha trabajado en el campo de la tecnología en el lugar de trabajo durante más de 25 años, comenzando como un sysprog que respaldaba IBM DISOSS y DEC All-in-1. Últimamente, Graham ha estado trabajando con los clientes de CSC para ayudarlos a comprender cómo aprovechar el mundo cambiante de la tecnología en el lugar de trabajo. Graham vive con su familia en el Reino Unido.