La tecnología SaaS (Software as a Service) ha revolucionado la forma en que las empresas adquieren y utilizan aplicaciones. Con la promesa de una gratificación instantánea, muchas organizaciones se apresuran a adoptar esta tecnología sin considerar ciertos aspectos clave. En este artículo, exploraremos las tareas que los departamentos de TI deben realizar antes de implementar SaaS en toda la organización.

SaaS no vive en una isla

Aunque para los consumidores la tecnología SaaS cumple con la promesa de conveniencia instantánea, las aplicaciones empresariales existen en un entorno complejo de otras aplicaciones, bases de datos, directorios, políticas de seguridad y procesos comerciales personalizados. Esto crea un entorno que desafía la conveniencia “listo para usar” y requiere que los propietarios de aplicaciones y el departamento de TI realicen ciertos ajustes antes de abrir las aplicaciones SaaS a los usuarios.

La falta de realizar estos ajustes puede resultar en problemas como identificaciones de usuario duplicadas, vulnerabilidades de seguridad, problemas de acceso a datos y llamadas al servicio de asistencia técnica. Los puntos de dolor en la configuración de SaaS generalmente se dividen en tres áreas: personalización de la aplicación y la interfaz, integración del sistema y configuración de seguridad y cumplimiento normativo.

Personalización de la aplicación y la interfaz

Cada aplicación no trivial ofrece algún nivel de personalización, pero para la gran mayoría de los consumidores que no son usuarios avanzados, esto se reduce a personalizar la interfaz. Muchas empresas prefieren estandarizar gran parte de la personalización para evitar que los usuarios pierdan tiempo en tareas confusas. La personalización de SaaS abarca varias áreas:

• Capa de presentación: incluye la interfaz web, la estructura del menú, las pestañas opcionales y secciones que las organizaciones desean estandarizar y prellenar. También incluye elementos más complejos como CSS personalizado, imágenes y logotipos de la empresa, y JavaScript personalizado.
• Capa de datos: elementos como metadatos estándar, etiquetas y categorías.
• Formularios y campos de la base de datos: las aplicaciones de base de datos pueden prellenarse con etiquetas de datos estándar, campos, términos de búsqueda e incluso consultas complejas.
• Flujos de trabajo: las aplicaciones de ERP, recursos humanos, finanzas y gestión de proyectos a menudo admiten flujos de trabajo complejos para aprobaciones, notificaciones y envío de tareas que deben definirse y configurarse según los procesos comerciales y grupos de trabajo específicos.

Integración del sistema

Las aplicaciones empresariales no existen de forma aislada y suelen interactuar con otras aplicaciones, fuentes de datos internas y de terceros, y directorios empresariales y políticas de seguridad. Para integrar todos estos elementos se requiere configuración y, a veces, código personalizado. Las tareas típicas incluyen configurar la seguridad de acceso, personalizar las API, escribir consultas de base de datos y crear scripts personalizados tanto en la aplicación SaaS como en los servicios conectados.

La integración del sistema a menudo es más compleja que la personalización y puede requerir código personalizado. Es importante no subestimar la importancia de esta etapa, ya que una integración deficiente puede resultar en problemas de seguridad y falta de visibilidad para el departamento de TI.

Seguridad, cumplimiento normativo y gobernanza

La seguridad de los datos y el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas son temas cada vez más importantes y preocupantes para las organizaciones multinacionales. La tecnología SaaS complica la situación al reducir o eliminar el control sobre la ubicación de los datos y la seguridad a nivel de dispositivo. Para los consumidores, esto puede parecer un problema conceptual pero inconsecuente, pero para las empresas que deben cumplir con una gran cantidad de regulaciones de seguridad y privacidad de datos, es un problema muy real.

El cumplimiento de seguridad en las aplicaciones SaaS abarca varios aspectos de control, como políticas de acceso, autenticación y autorización, ubicación de los datos y control y cifrado de los mismos. Esto requiere conectar la aplicación a un directorio corporativo y asignar a los usuarios y grupos diferentes permisos y roles como listas de control de acceso.

Una de las críticas que ha recibido la tecnología SaaS por parte de los departamentos de TI es la facilidad con la que los departamentos y grupos de trabajo individuales pueden adquirir software y evitar las políticas de seguridad centrales al configurar cuentas de usuario separadas directamente en la aplicación SaaS. Aunque esto puede ser una reacción natural de los usuarios frustrados por los procesos de TI, en realidad crea una serie de problemas, como cuentas y contraseñas duplicadas, derechos de usuario inconsistentes y falta de visibilidad del departamento de TI en la actividad de la aplicación y posibles abusos.

Por lo tanto, es importante no descuidar la seguridad y la integración del directorio al implementar SaaS, ya que esto puede resultar ineficiente y poner en riesgo la seguridad de la organización.

Debida diligencia en la tecnología SaaS

Si bien algunos problemas en la configuración de SaaS son inevitables, se pueden mitigar mediante una selección de productos cuidadosa y la automatización. Al evaluar las aplicaciones SaaS, es importante abordar las siguientes preguntas:

• ¿Cuánta configuración es típicamente necesaria y qué se requiere?
• ¿Qué tan fácil es integrarse con el directorio empresarial?
• ¿Qué estándares de identidad federada y SSO (Single Sign-On) y tecnologías de autenticación de dos factores admite?
• ¿La aplicación SaaS ofrece plantillas de configuración que facilitan la personalización?
• ¿La aplicación proporciona configuraciones de ejemplo?
• ¿La aplicación SaaS ofrece tan pocas opciones de personalización que no se requiere una configuración detallada?
• ¿Qué parte de la configuración se puede realizar a través del portal de la aplicación estándar y qué requiere personalización programática a través de la API?
• ¿Cuánta de la configuración se puede automatizar mediante scripts de interfaz de línea de comandos o API REST?

En un mercado SaaS tan vibrante, hay mucha competencia en cada categoría de aplicación. Al elegir un producto que sea fácil de personalizar, automatizar e integrar con los sistemas existentes, muchos de los problemas asociados con la tecnología SaaS pueden eliminarse.

Fuente original: http://searchcloudapplications.techtarget.com