Cuando finalmente decides obtener un nuevo sistema ERP, probablemente tienes las mejores expectativas. Piensas que este nuevo software ERP resolverá cualquier problema que tu organización esté enfrentando. Sin embargo, a veces esas expectativas pueden estar desalineadas y, desafortunadamente, esa es una de las principales causas de fracasos en la implementación de ERP. Esto lleva a esperanzas irrealistas al comienzo del proceso de planificación y luego a la frustración durante la implementación del ERP. Según el Informe ERP 2016 de Panorama, la mayoría de las empresas tienen dificultades para establecer el cronograma adecuado de implementación de ERP. El cincuenta y siete por ciento de las organizaciones tardan más de lo esperado en implementar sus sistemas ERP, en gran parte porque tenían expectativas poco realistas desde el principio. Entonces, ¿qué haces?

Aquí hay algunos consejos para asegurarte de poder planificar y ejecutar una duración de implementación realista como parte de tu proceso de planificación:

1. Compara con otras organizaciones. La mayoría de las iniciativas de software empresarial tardan, en promedio, 21 meses. Este número ha sido bastante consistente en los últimos años, aunque ha aumentado en el último año. En contraste, muchos proveedores de ERP pueden decirte que su sistema se puede implementar en solo unos meses. Sin embargo, sus suposiciones pueden no ser realistas y su escenario de implementación “perfecto” puede no aplicarse a tu organización. Con eso en mente, es importante comparar cuánto tiempo invierten otras empresas similares a la tuya en sus iniciativas.
2. No creas en la exageración. La exageración de ventas también puede generar expectativas poco realistas. Por ejemplo, los representantes de ventas pueden señalar el SaaS, aceleradores de implementación, mejores prácticas preconfiguradas y otros mecanismos destinados a crear la percepción de una implementación potencialmente rápida. Sin embargo, es importante tomar estos mensajes de ventas con precaución porque eso es exactamente lo que son: mensajes de ventas. Cada proyecto necesita invertir tiempo en cambiar los procesos comerciales y las personas, que es de lejos el aspecto que consume más tiempo en las transformaciones empresariales a gran escala.
3. Adopta una gobernanza de proyectos de clase mundial. Las implementaciones a menudo tardan más de lo esperado porque el equipo del proyecto no está aprovechando controles de proyectos efectivos o instituyendo la gobernanza de proyectos adecuada. Tener controles estrictos garantizará que las solicitudes de personalización, los aumentos de alcance y otras trampas comunes no hagan que tu cronograma del proyecto se desvíe. Asegúrate de tener procesos de toma de decisiones y criterios claramente definidos para garantizar que tu equipo pueda analizar y aprobar cualquier decisión que pueda interrumpir tu cronograma planificado.
4. Comprende las trampas ocultas de los retrasos en el tiempo. La mayoría de las organizaciones y los miembros internos del equipo no son expertos en implementaciones de ERP. Debido a esto, no siempre pueden reconocer las cosas que pueden contribuir a compromisos de tiempo más largos de lo esperado. Es importante contar con experiencia independiente y objetiva que pueda detectar expectativas y suposiciones de tiempo poco realistas. Por ejemplo, la mayoría de los proveedores de ERP e integradores de sistemas no abordan temas como la gestión del cambio organizacional, la reingeniería extensa de procesos comerciales, la conversión de datos y otras actividades que probablemente consumirán mucho tiempo, pero es importante tener en cuenta estas actividades en tu plan general de implementación del proyecto.

Implementar un nuevo sistema ERP puede ser un desafío, pero siguiendo estos consejos podrás planificar y ejecutar una implementación exitosa. Recuerda ser realista en tus expectativas y contar con el apoyo de expertos en el proceso. ¡Buena suerte!