Recientemente, me uní a un foro de revisión de productos tecnológicos. Esta es una tarea voluntaria en la que los patrocinadores fomentan revisiones objetivas. Las revisiones ayudan a los clientes potenciales a tomar decisiones de compra informadas.

Mi primera tarea fue revisar una aspiradora robótica. Encontré el producto fácil de desempacar y configurar. Necesitaba vigilar al robot las primeras veces que lo usé, para asegurarme de que la máquina no se enganchara en algo. Después de múltiples pasadas aleatorias, limpió el piso de mi casa. Esto tomó alrededor de tres horas y dos cargas de batería para hacer lo que podría haber hecho manualmente en 20 a 30 minutos con una aspiradora regular. La aspiradora robótica hizo un trabajo aceptable al recoger los desechos típicos. Al final, no recomendaría este producto. Esta herramienta no cumplió con mis necesidades básicas: limpiar de manera rápida y efectiva, con poco esfuerzo. La aspiradora robótica es una tecnología interesante, pero no está desarrollada lo suficiente como para reemplazar las aspiradoras tradicionales. Está en una etapa temprana de su ciclo de vida, es un poco costosa para lo que hace y atrae a los entusiastas de la tecnología, aunque no está lista para que la mayoría de nosotros la adoptemos. Si hubiera comprado este producto, habría gastado unos pocos cientos de dólares como máximo. Pero, ¿qué pasaría si hubiera comprado software empresarial de medio ambiente, salud y seguridad (EHS)? Podría haber gastado cientos de miles de dólares, solo para tener una incompatibilidad. Aquí hay tres cosas que los profesionales hacen para evitar costosas incompatibilidades en la selección de software.

Comienza desde el principio

No comiences a buscar software hasta que sepas lo que necesitas. Primero comprende tus necesidades y prioridades, y luego busca productos que se ajusten mejor a ellas. Si conoces tus necesidades, debes centrarte en, como máximo, dos o tres plataformas de software candidatas que cumplan mejor con tus necesidades. No revises el universo de software disponible, porque esto solo crea confusión. Volviendo a las aspiradoras por un momento… Si necesitas limpiar pisos duros y alfombras en una casa de cuatro habitaciones con cinco miembros de la familia, un gato y dos perros, entonces olvida las aspiradoras de mano y las aspiradoras de taller. En su lugar, concéntrate en los productos y la tecnología que satisfacen tus necesidades. Dado que las iniciativas de software empresarial pueden involucrar múltiples fases durante meses o años, considera tus necesidades más urgentes, así como las necesidades a medio y largo plazo. Las necesidades a medio y largo plazo, y los objetivos del proyecto, pueden requerir un software flexible, configurable y escalable para adaptarse a nuevos usuarios, nuevos procesos comerciales y futuras fusiones y adquisiciones.

Separar el trigo de la paja

A veces es difícil distinguir un paquete de software de otro, simplemente viendo un par de horas de demostraciones. Puede que te guste cada plataforma de software más que la anterior, o peor aún, puede que te gusten todas, cuando en realidad son muy diferentes. Y es posible que estés sujeto a la publicidad engañosa como “Somos el proveedor líder de software EHS para empresas Fortune 500” o “Ofrecemos el costo total de propiedad más bajo de la industria”. Para facilitarte la vida, adopta un enfoque del ciclo de vida del sistema y lleva las necesidades empresariales priorizadas de una fase del proyecto a otra. Esto te ayuda a crear un entorno para comparaciones equitativas. Durante la fase de análisis y evaluación de necesidades, asegúrate de identificar y priorizar claramente los requisitos, considerando la opinión de las partes interesadas clave. Utiliza los requisitos priorizados (y, según corresponda, las necesidades a medio y largo plazo) como base para una solicitud de información antes de las demostraciones. Pide a cada uno de los “pocos candidatos” de 2-3 proveedores que demuestren su software de acuerdo con los casos de uso que proporcionas, y evalúa cómo cada paquete de software cumple con tus necesidades. Asegúrate de discutir y documentar tus criterios de evaluación y selección de software y proveedores antes de invitar a los proveedores a las demostraciones.

Comprender la madurez de TI

Cuando seleccionas software, asegúrate de entender la madurez de TI de tu organización. ¿Tu empresa es una innovadora, ansiosa por la última tecnología y dispuesta a trabajar con proveedores de software para solucionar los problemas de un producto beta? ¿O tu empresa se encuentra sólidamente en la mayoría del mercado, dispuesta a esperar a que el software sea probado y comprobado antes de comprarlo? Los entusiastas de la tecnología aman la tecnología en primer lugar y quieren estar a la vanguardia; son los primeros en probar un nuevo producto. Los visionarios también aman los nuevos productos, pero también consideran cómo se pueden aplicar esos nuevos productos o tecnologías. Son la parte del mercado más insensible al precio. Los pragmáticos están abiertos a nuevos productos, pero necesitan pruebas de que los productos funcionarán y valdrán la pena. Son mucho más conscientes del precio. Los conservadores son mucho más reacios a aceptar el cambio; desconfían inherentemente de cualquier nueva tecnología y a menudo solo adoptan nuevos productos para mantenerse al día con los demás. No valoran mucho la tecnología y no están dispuestos a pagar mucho. Los escépticos no solo son reacios, sino que también son hostiles hacia la tecnología. También considera dónde se encuentra el software a lo largo de una curva de ciclo de vida del producto. ¿Es un producto de mercado temprano, ágil y eficiente, ganando impulso, fabricado por un proveedor con muchas capacidades innovadoras? ¿O es una tecnología más madura con amplias capacidades de integración e informes, en su cuarta versión o posterior, con más mejoras en camino? Selecciona software empresarial que se ajuste bien a tu organización y sus necesidades. Estas son solo tres formas de tomar una decisión más informada y objetiva al seleccionar software empresarial. Si no tienes todas estas capacidades dentro de tu organización, no dudes en pedir ayuda a tu grupo de TI o a un asesor de confianza.