La implementación exitosa de un ERP genera una sensación de logro, de ganar una batalla. Gracias a los esfuerzos masivos que se realizan desde la búsqueda del ERP hasta la etapa de puesta en marcha. Pero pronto nos damos cuenta de que los verdaderos desafíos surgen solo después de la implementación del ERP, cuando entramos en la fase posterior a la puesta en marcha. Lograr una implementación de ERP es como traer a casa a un recién nacido. Los problemas iniciales y las pausas temporales son bastante comunes durante los primeros meses. De hecho, estos problemas menores abren el camino para explorar el sistema recién implementado, ya que los empleados comienzan a usarlo realmente. Los problemas que surgen en el sistema de manera frecuente interrumpen el flujo de todos los procesos de la organización. Sin embargo, el tiempo necesario para resolver los problemas depende en gran medida del soporte y los servicios al cliente eficientes. En este blog, presentamos algunos consejos para aprovechar al máximo el software ERP y obtener un soporte técnico adecuado de su proveedor:

Resolución rápida de problemas

Inmediatamente después de la puesta en marcha, los empleados se encuentran con algunos problemas elementales comunes para adaptarse a la forma de trabajo del nuevo sistema. Levantar tickets y señalar problemas es una práctica común que indica la necesidad de soporte técnico del proveedor. La resolución rápida de problemas es lo que se espera para tener una experiencia de ERP gratificante y un personal de soporte eficiente es capaz de sacarlo de una situación difícil.

Comunicación constante con participación proactiva de los empleados

La falta de comunicación debe evitarse a toda costa, ya que es responsable de la buena o mala funcionalidad de un sistema ERP. Además, un enfoque proactivo de los empleados ayuda a conectarse mejor con el proveedor y evita la falta de comunicación y confusión sobre cualquier problema. La comunicación periódica es otra forma de controlar el progreso de la resolución de problemas. Obtenga una actualización regular para detectar cualquier problema pendiente por parte del proveedor.

Capacitación y demostración

La capacitación posterior a la implementación con datos del sistema en vivo y escenarios en tiempo real es esencial para que el cliente comprenda mejor las funcionalidades del ERP. También son esenciales tales demostraciones después de cada actualización, donde se introducen nuevas características en el ERP para que los empleados puedan trabajar con total facilidad. Además, el personal debe registrar un manual de soporte de software ERP para mantener un registro de dichas demostraciones con el fin de construir una base de conocimientos y referencia futura.

Confíe en los expertos

Deje que solo los expertos lo guíen, ya que están bien informados sobre los posibles obstáculos y problemas que enfrenta la organización después de la implementación. Solo una mano experta puede sacarlo de los problemas y hacer que vuelva a funcionar en poco tiempo. Un proveedor que tiene un nombre reputado en el mercado y ha brindado soluciones de calidad a sus contrapartes es capaz de proporcionar un soporte técnico de ERP efectivo y eficiente.

Supere las discrepancias de seguridad

La seguridad de los datos es otra preocupación para las empresas que manejan fórmulas complejas y datos financieros confidenciales para licitaciones y cotizaciones. Un buen proveedor con herramientas de seguridad de datos infalibles, como almacenamiento en la nube en lugar de servidores locales, cifrado de datos y firmas digitales para acceso autorizado, es capaz de restringir el acceso no autorizado a los datos y hacer que su entorno de datos sea más seguro y cómodo para trabajar. Asegúrese de realizar copias de seguridad y actualizaciones periódicas: las actualizaciones son esenciales para el funcionamiento fluido del software ERP. Es responsabilidad principal del equipo de soporte de ERP realizar actualizaciones oportunas. También haga los arreglos necesarios para realizar copias de seguridad periódicas de los datos para que sus datos siempre estén disponibles, incluso en caso de desastres como fallas o bloqueos del sistema. La gestión de la base de datos también debe ser confiable para un soporte de ERP sostenido a largo plazo por parte del proveedor.

Además de tener en cuenta los puntos anteriores, no dude en preguntar a su proveedor si ofrecen algún otro soporte o capacidad de servicio adicional, ya que esto le ayudará a obtener el máximo rendimiento de su inversión en ERP.