El software de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es utilizado por muchas empresas para gestionar sus principales procesos comerciales. En algún momento, estas empresas se enfrentarán a la necesidad de reemplazar o actualizar sus sistemas ERP o cambiar a la nube, y se les requerirá participar en discusiones comerciales y contractuales con proveedores de software ERP (grandes). Los proveedores de software ERP inevitablemente utilizan términos y condiciones estándar que se aplican uniformemente a todos los clientes, y no siempre es fácil obtener desviaciones de estos términos y condiciones estándar para el cliente o gestionarlos para el proveedor de software ERP. Sin embargo, dada la importancia del software ERP para las operaciones diarias de una empresa y el valor a menudo alto de dichos contratos, a veces las desviaciones son inevitables para los clientes que requieren términos adecuados a su negocio. A continuación, compartimos una serie de consejos y trucos tanto para los clientes como para los proveedores de software ERP que pueden ayudar a negociar con éxito contratos de software ERP.
Derechos de uso
En primer lugar, es importante evaluar quién necesita tener el derecho de usar las licencias o servicios en la nube. Por lo general, solo la parte que firma el contrato, y a veces sus afiliados (enumerados), tienen el derecho de usar las licencias o servicios en la nube. Por lo tanto, es necesario verificar en cada caso si la definición propuesta de “afiliado” (que no siempre está alineada con la definición de la ley belga) es consistente con la estructura real de la empresa del cliente. Además, se debe considerar si las nuevas filiales (entidades que pueden ser adquiridas durante la vigencia del contrato) también necesitan tener derecho a usar las licencias o servicios en la nube. En muchos contratos de software ERP, este derecho de uso requerirá una consideración adicional. Si otras partes, como los clientes finales, los distribuidores y los proveedores de bienes y servicios de terceros, también necesitan tener el derecho de usar la licencia/servicios en la nube, se recomienda establecer esto claramente en el contrato.
Métricas de licencia y uso
En segundo lugar, también es importante que las métricas de licencia y uso del software estén claramente definidas. Un problema típico que vemos en la práctica con respecto a las métricas de licencia y uso se relaciona con el número acordado de usuarios. Si bien los términos “uso” y “usuario” pueden parecer conceptos relativamente sencillos, su interpretación puede dar lugar a extensas discusiones. Un ejemplo ampliamente conocido de tales discusiones se refiere al “uso indirecto” o “acceso indirecto”. El “uso indirecto” o “acceso indirecto” se entiende generalmente como la referencia a un usuario o aplicación de terceros que crea, manipula o visualiza datos en el software ERP con licencia a través de una interfaz entre la aplicación de terceros y el software ERP con licencia. Según algunos proveedores de ERP, dicho “uso indirecto” o “acceso indirecto” debe incluirse en el cálculo del número total de usuarios. Sin embargo, esto no siempre está alineado con las expectativas de los clientes y puede llevar a consecuencias inesperadas después de una auditoría. Para evitar estas situaciones, es relevante acordar explícitamente ejemplos concretos de acciones que no califican como “uso” del software. Los clientes también deben evaluar si es aceptable que el proveedor de ERP cambie unilateralmente las métricas de licencia y uso (por ejemplo, como parte de ciertas políticas). El proveedor de ERP a menudo requiere esta flexibilidad, pero desde el punto de vista del cliente, esto puede necesitar ser abordado durante las negociaciones.
Auditoría y uso excesivo
La cláusula de auditoría es una cláusula importante que requiere una revisión legal cuidadosa y una alineación con los equipos operativos y comerciales. Un primer punto de atención es el punto de partida desde el cual el proveedor de ERP tiene permitido realizar auditorías y la frecuencia con la que se pueden realizar dichas auditorías. Si el cliente aún no está seguro en la fecha del contrato sobre el número exacto de licencias que necesitaría, podría ser útil que las partes acuerden un período de gracia para identificar el número exacto de licencias requeridas en el marco de una auditoría y ajustar el contrato en consecuencia. Un segundo punto de atención son las tarifas que se aplican y/o las sanciones que se pagarían en caso de uso excesivo. Además, el alcance del derecho de auditoría del proveedor de ERP también debe definirse claramente.
En resumen, negociar contratos de software ERP puede ser un desafío, pero siguiendo estos consejos y trucos, tanto los clientes como los proveedores de software ERP pueden lograr acuerdos exitosos que se ajusten a sus necesidades comerciales. Es importante tener en cuenta los derechos de uso, las métricas de licencia y uso, así como las cláusulas de auditoría y uso excesivo al negociar estos contratos. Al hacerlo, las empresas pueden garantizar una implementación exitosa de su sistema ERP y evitar sorpresas desagradables en el futuro.
