La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso complicado y desafiante. A menudo, los proyectos de ERP son percibidos como fallidos o no logran producir los resultados deseados. Esto puede deberse a varias razones, como la falta de capacitación de los usuarios finales, la resistencia al cambio por parte de los usuarios y la falta de participación de los interesados ​​y usuarios del sistema, lo que resulta en un diseño deficiente. Afortunadamente, existen tácticas simples que pueden ayudar a abordar estos desafíos y mejorar la adopción de usuarios.

Involucrar a los usuarios finales desde el principio

Uno de los aspectos clave para garantizar el éxito de un proyecto de ERP es involucrar a los usuarios finales desde el principio y de manera continua. Es importante identificar a los usuarios adecuados para participar en el proyecto, lo cual puede variar según diferentes factores. Sin embargo, es fundamental contar con expertos en la materia de diferentes áreas funcionales de la empresa. Estos expertos deben tener un profundo conocimiento de los procesos comerciales en sus respectivas áreas y sentirse empoderados para tomar decisiones sobre el diseño del proceso y la solución. Además, se debe utilizar el tiempo de estos expertos de manera eficiente y evitar sobrecargarlos con tareas adicionales.

Utilizar el enfoque de Diseño Conjunto de Procesos

Desde el inicio del proyecto, se debe utilizar un enfoque de Diseño Conjunto de Procesos (JPD por sus siglas en inglés). Este enfoque implica demostrar los procesos comerciales de la empresa en el nuevo sistema, utilizando las mejores prácticas de la industria. Durante estas demostraciones, es importante que los expertos en la materia brinden retroalimentación sobre la adecuación entre el proceso y el sistema. Este enfoque permite capacitar al equipo central de usuarios del sistema desde el principio y garantiza que los usuarios influyan en el diseño y se sientan dueños del mismo. Además, promueve la autosuficiencia al desarrollar un conocimiento interno sólido del nuevo sistema.

Ampliar la audiencia

Además de los expertos en la materia, es importante involucrar a un grupo más amplio de usuarios en el proceso de diseño. Esto se puede lograr estableciendo reuniones y sesiones de revisión con colegas y otros miembros del equipo que no están directamente involucrados en el proyecto. También se pueden organizar sesiones de validación de diseño en áreas funcionales clave una vez que el diseño esté completamente desarrollado. Estas sesiones permiten obtener diferentes perspectivas y garantizar que el diseño sea adecuado para todas las áreas de la empresa.

Crear una comunidad de usuarios

Para fomentar la adopción y el uso continuo del sistema ERP, es recomendable crear una comunidad de usuarios. Esta comunidad brinda un espacio para que los usuarios compartan desafíos, descubrimientos y conocimientos que puedan facilitar su trabajo. Se pueden utilizar herramientas como Yammer o una red social empresarial para facilitar el intercambio de conocimientos y el diálogo de preguntas y respuestas. También se pueden programar sesiones de discusión o “horas de oficina abiertas” con usuarios avanzados o consultores clave del proyecto. Estas sesiones brindan la oportunidad de resolver dudas y compartir conocimientos entre los usuarios.

En resumen, mejorar la adopción de usuarios de un sistema ERP requiere involucrar a los usuarios finales desde el principio, utilizar un enfoque de Diseño Conjunto de Procesos, ampliar la audiencia involucrada en el proceso de diseño y crear una comunidad de usuarios. Estas tácticas ayudarán a garantizar el éxito de la implementación del ERP y a maximizar los beneficios para la empresa.