Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) solían ser exclusivos de las grandes empresas. Sin embargo, en la actualidad, las pequeñas y medianas empresas (pymes) también están recurriendo cada vez más a los sistemas ERP para optimizar y mejorar sus procesos comerciales. No obstante, implementar un sistema ERP en una pyme es diferente a hacerlo en una gran empresa, por varias razones.

Una de las razones más significativas es que las pymes generalmente trabajan con presupuestos ajustados, lo que deja poco margen de error al seleccionar e implementar una solución ERP. Otra diferencia es que las pymes suelen tener menos empleados, lo que se traduce en menos experiencia especializada en ciertas áreas, lo cual puede ser crucial para implementar un sistema ERP. A pesar de estos desafíos específicos, las pymes pueden implementar de manera efectiva y eficiente un sistema ERP y comenzar a disfrutar de los beneficios diarios que este sistema brinda. Para lograr el éxito en la implementación de su sistema ERP, las pymes deben seguir las siguientes pautas:

Planificación efectiva del proyecto

No es exagerado decir que la mayoría de las empresas que han fracasado en la implementación de su sistema ERP pueden rastrear el fracaso hasta la fase de planificación. Las decisiones tomadas antes de que comience la implementación son esenciales para establecer las bases del éxito en la implementación del sistema ERP. La fase de planificación debe establecer una base sólida sobre la cual construir toda la implementación. Debe abarcar áreas que van desde la elección de la solución ERP más adecuada a sus necesidades entre la variedad de opciones en el mercado, hasta la selección de las características y personalizaciones deseadas, y la resolución de todos los detalles sobre cómo se llevará a cabo el proyecto.

Definición de los requisitos empresariales

Cada empresa es única y un buen sistema ERP debe adaptarse a las necesidades y objetivos de cada una. Para implementar un sistema ERP, es necesario tener una idea de las características que su empresa requerirá. Debe visualizar cómo interactuarán sus usuarios con el sistema a diario y qué funcionalidades necesitarán para mejorar sus procesos. Las soluciones ERP pueden ofrecer desde un sistema listo para usar hasta una amplia variedad de características personalizables, y deberá determinar qué configuración se ajusta a las necesidades de su empresa. Es ideal que elabore flujos de trabajo concretos y estrategias sobre cómo el sistema ERP puede integrarse con las operaciones y actividades diarias de su empresa. También deberá tomar decisiones sobre si elegirá un sistema ERP que se instalará en sus instalaciones con el hardware de su empresa, o si utilizará uno de los sistemas ERP basados en la nube cada vez más populares. Incluso algunos proveedores de software ERP ofrecen soluciones híbridas, con una combinación de características locales y basadas en la nube.

Establecimiento de un plan de proyecto

En este punto, ha diagramado exhaustivamente las necesidades de su empresa y cómo satisfacerlas. Ahora deberá trabajar con su proveedor de software ERP para establecer un plan de proyecto claro que cubra la implementación desde el principio hasta el final, y más allá. Este plan debe tener objetivos y metas concretas, y medidas para monitorear su progreso. Debe contar con disposiciones para realizar pruebas a lo largo del proceso y un plan para manejar cualquier problema o contratiempo de manera oportuna antes de que el sistema entre en funcionamiento. Por último, su plan de proyecto debe brindarle una hoja de ruta para sus necesidades posteriores a la implementación. Muchas empresas planifican cuidadosamente hasta el punto en que el sistema está en funcionamiento y esperan que todo lo que suceda después se resuelva por sí solo. Pero lamentablemente, esto no suele ser el caso. Deberá tener un plan de soporte y mantenimiento, así como asignaciones claras para su personal de tecnología de la información (TI) interno, que será responsable del soporte del sistema ERP. Revise cuidadosamente los términos del software y del proveedor de implementación para evitar malentendidos en el futuro.

Implementar un sistema ERP en una pyme puede ser un desafío, pero siguiendo estos consejos, podrá lograrlo de manera exitosa. Recuerde que la planificación efectiva, la definición de los requisitos empresariales y el establecimiento de un plan de proyecto sólido son fundamentales para el éxito en la implementación de un sistema ERP. ¡No espere más y comience a disfrutar de los beneficios que un sistema ERP puede brindar a su empresa!