Si estás pensando en implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), es importante tener en cuenta algunas prácticas recomendadas para el proceso de implementación. La calidad de la implementación es fundamental para el éxito o fracaso a largo plazo de tu sistema ERP. Si se realiza correctamente, es más probable que experimentes un mayor retorno de la inversión en menos tiempo. Por otro lado, si el proceso de implementación se lleva a cabo de manera deficiente, podrías perder mucho tiempo y dinero sin ver ninguna ventaja.

Dado que hay mucho en juego en la implementación de un ERP, es crucial hacer todo lo posible para optimizar el proceso. Esto significa abordar la implementación con una comprensión clara de lo que debes hacer, cuándo debes hacerlo y por qué. A continuación, se presentan algunas prácticas recomendadas que debes considerar antes de comenzar la implementación de tu software ERP.

Evalúa tu hardware

Si necesitas complementar tu infraestructura de TI para implementar tu ERP en las instalaciones, es importante comenzar por determinar qué necesitarás, cuánto costará y cómo puedes instalarlo. Sin embargo, si optas por una solución de ERP basada en la nube, tus requisitos de hardware son prácticamente inexistentes, ya que todo está en “la nube”.

Considera las siguientes preguntas para la transferencia de datos

Es importante evaluar la complejidad, el riesgo y los desafíos de integración de datos que podrías enfrentar durante la implementación. Aquí tienes algunas preguntas que debes considerar antes de comenzar tu proyecto de implementación:

• ¿Tu equipo de implementación tiene una estrategia para lidiar con la migración de datos?
• ¿Cómo priorizarás qué datos son importantes de migrar?
• ¿Existen complejidades en los procesos que el nuevo sistema te permitiría reducir o eliminar?
• ¿El equipo de implementación del ERP está abierto a cambios en los procesos empresariales?

Todas estas preguntas son extremadamente importantes antes de comenzar cualquier implementación de software, ya que esta es una de las partes más difíciles de un proceso de implementación de ERP. Debes determinar exactamente qué datos deben transferirse, dónde se encuentran, qué requerirá la transferencia en sí y cómo puedes probar que la transferencia fue exitosa y completa. Es importante tener en cuenta que no debes dejar ningún dato atrás, de lo contrario, podría costarte caro.

Crea un equipo de proyecto ERP y dedica tiempo a la capacitación en software

Reúne a tus mejores expertos y partes interesadas en el proceso de implementación para asegurarte de cumplir con todos los requisitos posibles. Determina quiénes deben estar involucrados, involúcralos, solicita su ayuda y crea un cronograma para reuniones y actualizaciones. Capacitar a los usuarios finales para que adopten y utilicen una solución ERP de manera completa no es fácil. Te sugerimos reunir algunos recursos de capacitación y determinar cuánto tiempo y dinero puedes dedicar al proceso, así como cómo harás un seguimiento de la comprensión y participación en el nuevo software. ¿Están alineados los equipos internos y externos en las responsabilidades del proyecto? ¿Existe una buena estrategia de comunicación para enfrentar los desafíos de gestión del cambio?

Establece los plazos del proyecto de implementación

Tu proyecto de implementación de ERP debe depender en cierta medida de los horarios y plazos. De esta manera, será mucho más fácil realizar un seguimiento de tu progreso y ajustar en consecuencia. Determina los puntos de referencia que definirán el éxito o el fracaso. Es irrealista esperar que cualquier implementación de software se desarrolle perfectamente. Sin embargo, esto no significa que debas ignorar el alcance o la magnitud de los errores y contratiempos. ¿Existe un buen plan de proyecto con etapas identificadas y una programación regular de llamadas colaborativas con todos los miembros del equipo involucrados?

Considera la creación de escenarios de prueba

Cualquier proyecto de implementación exitoso implica probar cada aspecto de la solución ERP antes de ponerlo en funcionamiento. Las empresas más exitosas adoptan el enfoque de “medir dos veces, cortar una vez” en la implementación de tecnología. Al crear guiones o escenarios de prueba, te asegurarás de ejecutar cada procedimiento posible en todas las situaciones posibles. Siempre es mejor prolongar las pruebas en lugar de poner en marcha una aplicación mediocre. Si el sistema va a funcionar, es vital que los usuarios se sometan a pruebas rigurosas utilizando guiones de procesos que coincidan con la definición del estado futuro.

Implementar un sistema ERP puede ser un desafío, pero siguiendo estas prácticas recomendadas, puedes aumentar tus posibilidades de éxito. Recuerda evaluar tu hardware, considerar las preguntas clave sobre la transferencia de datos, crear un equipo de proyecto y dedicar tiempo a la capacitación en software, establecer plazos claros y realizar pruebas exhaustivas antes de la puesta en marcha. ¡Buena suerte con tu implementación de ERP!