Si tu empresa en crecimiento es demasiado grande para su software de contabilidad y está lista para una funcionalidad que respalde una amplia gama de operaciones comerciales, es posible que tu mejor opción sea implementar una solución moderna de planificación de recursos empresariales (ERP).
Los sistemas ERP han ayudado a las empresas a lograr un crecimiento rentable al mantener un control más estricto sobre sus procesos comerciales durante más de 20 años. Mientras tanto, los proveedores de software han mejorado constantemente la funcionalidad y la usabilidad de sus sistemas. Ahora puedes encontrar docenas de sistemas ERP que parecen cumplir la mayoría de tus necesidades, pero eso no significa que todos los sistemas sean iguales. El sistema ERP que elijas hoy debe respaldar tu crecimiento durante al menos los próximos cinco a diez años. Si eliges sabiamente, puedes obtener un retorno de la inversión significativo de tu implementación. Si eliges el sistema equivocado, podrías enfrentarte a un reemplazo costoso que cause una interrupción significativa en tus actividades comerciales.
¿Qué debes tener en cuenta al evaluar los sistemas? Aquí tienes 9 consejos para elegir la solución ERP adecuada:
1. Requisitos comerciales
Considera cuántas entidades comerciales tienes (o planeas tener). Es posible que pienses que a medida que pasen los años, tu empresa seguirá siendo más o menos la misma que ahora, solo que más grande y más rentable. Pero no puedes prever todas las oportunidades comerciales. ¿Qué sucede si terminas lanzando una línea completamente nueva de productos o servicios que sería mejor gestionar como una entidad comercial separada? No te quedes atascado con un ERP que no admita múltiples entidades. Acumatica Cloud ERP te brinda las capacidades de contabilidad intercompañía que necesitarás para conciliar los libros en todas tus divisiones comerciales. Asegúrate de poder generar informes sin sobrecargar al departamento de TI.
2. Funcionalidad específica de la industria
Evalúa cuidadosamente la funcionalidad específica de la industria de cada proveedor. La funcionalidad principal del ERP puede ayudar a cualquier empresa a funcionar mejor, pero eso no significa que haya una solución única para todos. Dependiendo de la industria en la que te encuentres, es posible que tengas procesos comerciales especializados que necesitas que tu plataforma ERP admita. Si es así, elige un proveedor de ERP que ofrezca módulos adaptados a tu industria. Acumatica ofrece software ERP para manufactura, software ERP para construcción y muchas otras ediciones diseñadas para satisfacer tus necesidades específicas de la industria.
3. Funcionalidad avanzada de CRM
Exige una funcionalidad avanzada de CRM integrada en lugar de implementar una solución separada. Para muchos proveedores de ERP, el CRM parece ser una idea secundaria. O bien no proporcionan ninguna funcionalidad de CRM porque suponen que ya has implementado tu propia solución, o bien ofrecen funciones básicas de CRM que no ayudarán al crecimiento de tu empresa. Busca una plataforma ERP que integre el CRM en todas tus actividades comerciales. Acumatica Cloud ERP ofrece CRM integrado directamente en el producto.
4. Problemas técnicos
Considera cómo construirás las integraciones. Incluso la plataforma ERP más completa no va a satisfacer todas las necesidades comerciales. Incluso después de la implementación, seguirás utilizando otras aplicaciones de software para gestionar procesos comerciales específicos. Pero querrás que tu plataforma ERP sea tu sistema de registro, la solución a la que todas las demás soluciones se conecten. De esta manera, puedes mantener una única versión de la verdad para todos tus datos comerciales. Asegúrate de que tu proveedor de ERP proporcione una potente interfaz de programación de aplicaciones (API) que facilite la integración de tus sistemas. Un ejemplo es la API de Acumatica.
5. Escenario de implementación ideal
Descubre cuál es tu escenario de implementación ideal y asegúrate de que tu solución lo admita. Muchas empresas en crecimiento están interesadas en la idea de utilizar software en la nube que se aloje en otro lugar y que demande un mínimo esfuerzo por parte del equipo de TI. Pero a algunas les gustaría implementar su nueva plataforma ERP en sus instalaciones. Y otras imaginan un modelo híbrido en el que algunos módulos se instalan en el centro de datos corporativo o en la sala de servidores y otros se alojan en la nube. Si no estás seguro de qué tipo de implementación funcionará mejor para ti en los próximos años, asegúrate de elegir un proveedor de ERP en la nube que ofrezca flexibilidad de implementación. Acumatica Cloud ERP no es solo una solución alojada, también te brinda la opción de implementarla en tus instalaciones o en un modelo híbrido, e incluso cambiar según tus necesidades lo dicten.
6. Compatibilidad con todos tus dispositivos
Tus empleados probablemente ya estén realizando cada vez más funciones comerciales en sus dispositivos móviles. Esta tendencia solía presentar un desafío para los equipos de TI. Pero los mejores sistemas ERP en la nube de hoy están diseñados para ofrecer contenido y funcionalidad en una amplia gama de dispositivos al tiempo que mantienen tus sistemas y datos seguros contra accesos no autorizados. Por ejemplo, Acumatica Cloud ERP está diseñado para proporcionar la misma funcionalidad en cualquier dispositivo y aprovechar las capacidades únicas de cada dispositivo.
7. Mantenimiento y actualizaciones
Ten en cuenta cómo el mantenimiento y las actualizaciones podrían interrumpir tus actividades comerciales. Si implementas un sistema ERP local, serás responsable de mantenerlo para que siga funcionando correctamente. También deberás actualizarlo regularmente para no quedarte atrás en una versión no compatible del software. Ambos procesos pueden requerir que tu sistema esté fuera de línea, lo que disminuirá la productividad. Los sistemas ERP en la nube reducen esta carga porque son mantenidos y actualizados por el proveedor. Sin embargo, algunas soluciones de ERP en la nube lanzan un par de actualizaciones importantes al año, lo que puede interrumpir tus procesos comerciales. Acumatica Cloud ERP, por otro lado, lanza continuamente mejoras durante todo el año y realiza actualizaciones de la manera más sencilla posible.
8. Costo total de propiedad
Nuestro último consejo puede ser el más importante: cuando estés considerando el costo de cualquier solución ERP potencial, asegúrate de mirar más allá del precio inicial. Considera cuánto te costará la solución a lo largo del tiempo. ¿Sabías que la mayoría de los proveedores de ERP en la nube te cobran según el número de usuarios que agregas al sistema? Esto significa que incluso los usuarios que solo inician sesión dos veces al mes deben tener una licencia al igual que tus usuarios diarios. En cambio, Acumatica te cobra solo por los recursos informáticos que utilizas. También debes tener en cuenta cuánto te costará tu sistema ERP en términos de costos continuos de hardware, gastos de mantenimiento y costos de personal. Para estimar tus costos a largo plazo, prueba la calculadora de TCO de Acumatica.
Conclusión
Recuerda: tu nuevo sistema ERP tendrá un efecto profundo en la eficiencia y productividad de tu empresa durante los próximos cinco a diez años. Esperamos que estos consejos te ayuden a tomar la decisión correcta.
