El proceso de contratación es una actividad común, pero pocas empresas lo realizan de manera eficiente o efectiva. De hecho, se estima que la contratación ineficiente hace que las empresas pierdan entre un 5% y un 40% del valor en un acuerdo dado, dependiendo de las circunstancias. Sin embargo, los recientes avances tecnológicos como la inteligencia artificial (IA) están ayudando a las empresas a superar muchos de los desafíos en la contratación.
El principal desafío al que se enfrentan las empresas en la contratación surge del gran número de contratos que deben mantener bajo control; estos a menudo carecen de uniformidad y son difíciles de organizar, gestionar y actualizar. La mayoría de las empresas no tienen una base de datos con toda la información de sus contratos, y mucho menos una forma eficiente de extraer todos esos datos, por lo que no hay una manera ordenada y rápida de, por ejemplo, ver acuerdos de subcontratación complejos o ver cómo se redacta una cláusula determinada en diferentes divisiones.
Se requiere una gran cantidad de mano de obra para redactar, ejecutar y mejorar no solo los contratos en sí, sino también los procesos de contratación y las transacciones que estos contratos rigen. Por ejemplo, si una gran empresa de tecnología se encuentra con un gran volumen de contratos de adquisiciones que tienen diferentes fechas de renovación y términos de renegociación, requeriría cientos de horas y un equipo de gestores de contratos para revisar y hacer un seguimiento de toda esta información para asegurarse de que no se pierda ninguna renovación u oportunidad.
Sin embargo, el software de IA puede extraer fácilmente datos y aclarar el contenido de los contratos. (Podría extraer y organizar rápidamente las fechas de renovación y los términos de renegociación de cualquier número de contratos). Esto permite a las empresas revisar los contratos más rápidamente, organizar y localizar grandes cantidades de datos de contratos con mayor facilidad, disminuir el potencial de disputas contractuales (y negociaciones contractuales antagonistas) y aumentar el volumen de contratos que pueden negociar y ejecutar.
En mi investigación, he visto que muchas empresas utilizan software de gestión de contratos, y un número menor de empresas, principalmente aquellas con un alto volumen de contratos rutinarios, utilizan software más avanzado con capacidades de IA. Estas empresas han experimentado en general un aumento en la productividad y eficiencia en su contratación.
El uso de software de contratación con IA tiene el potencial de mejorar la forma en que todas las empresas contratan, y lo hará de tres maneras: cambiando las herramientas que las empresas utilizan para contratar, influyendo en el contenido de los contratos y afectando los procesos mediante los cuales las empresas contratan.
Artículo basado en: “How AI Is Changing Contracts” – HBR
