Implementar un nuevo sistema ERP en tu empresa puede ser un gran logro, pero a menudo nos encontramos con resistencia por parte de algunos usuarios que prefieren seguir utilizando el antiguo sistema. En este artículo, te daremos algunos consejos para eliminar eficazmente tu antiguo ERP y evitar la pérdida de eficiencia en tu empresa.
1. Asegúrate de capturar todas las formas en que se utiliza el antiguo ERP
Las personas han desarrollado diferentes formas de utilizar el antiguo ERP, algunas de las cuales pueden estar ocultas y solo conocidas por unos pocos. Es importante que hables con todos los usuarios, no solo con los directivos, para entender qué información utilizan y cómo la utilizan. Asegúrate de que la misma información y las herramientas de toma de decisiones estén disponibles en el nuevo ERP. Realiza pruebas y ajustes hasta que todos estén satisfechos. Si no puedes capturar toda la información que los usuarios necesitan, busca una solución alternativa que los satisfaga. Si las personas no pueden acceder a la información que utilizaban anteriormente, es posible que nunca puedas eliminar por completo el antiguo ERP.
2. Capacita a los usuarios de manera oportuna
Desarrolla procesos de capacitación para que todos los usuarios sean competentes en la navegación básica y tengan cuentas de usuario con contraseñas. Proporciona capacitación específica para cada grupo de usuarios según sus funciones. Utiliza a los usuarios expertos en el nuevo ERP como formadores, ya que esto les ayudará a comprender mejor el sistema y la capacitación entre pares puede ser muy efectiva. Proporciona a todos los usuarios capacitación y exposición a cómo los usuarios anteriores y posteriores en el flujo de trabajo utilizan el ERP. Desarrolla herramientas de capacitación continuas utilizando todos los medios apropiados, como documentos de texto y videos. Ten en cuenta que habrá nuevos usuarios y cambios de puesto a partir de mañana, por lo que estos usuarios necesitarán capacitación en sus nuevas funciones.
3. Cierra el antiguo ERP a nuevas transacciones
En el momento de implementar el nuevo sistema, evita que alguien pueda agregar accidentalmente una nueva orden u otra transacción en el antiguo ERP cerrándolo. Obliga a los usuarios a utilizar el nuevo sistema, pero asegúrate de estar preparado para ayudarlos. En caso de alguna emergencia, es posible que los usuarios olviden rápidamente lo aprendido durante la capacitación, por lo que debes estar dispuesto a visitarlos en su lugar de trabajo o realizar una videoconferencia para asegurarte de que puedan completar su trabajo. Al mismo tiempo, mantén el sistema antiguo disponible para consultar transacciones pasadas. Estas pueden servir como ejemplos a seguir, ya que muchas transacciones forman parte de una serie realizada por diferentes usuarios y es importante conocer lo que ya se ha hecho para continuar con esa serie. Transfiere gradualmente estos datos a tu nuevo sistema, pero manténlos accesibles.
Eliminar eficazmente tu antiguo ERP puede ser un desafío, pero siguiendo estos consejos podrás evitar la pérdida de eficiencia y garantizar una transición exitosa hacia el nuevo sistema. Recuerda que la capacitación y la comunicación constante con los usuarios son clave para lograrlo.
