En el mundo empresarial, el cambio es inevitable para el crecimiento y el éxito de una empresa. Sin embargo, a medida que los sistemas ERP se vuelven exitosos, tienden a volverse estáticos con el tiempo, al igual que los gerentes. La mentalidad de “si no está roto, ¿por qué arreglarlo?” puede prevalecer, lo que dificulta la implementación de cambios necesarios.

Para lograr la aceptación de un nuevo o mejorado sistema ERP, es fundamental resaltar casos de uso prácticos que resuelvan problemas heredados. Estos casos de uso de ERP pueden ayudar a demostrar la necesidad de cambio y a superar las barreras emocionales y tecnológicas que puedan existir.

La educación es una herramienta clave para el gerente de proyectos de ERP al intentar vender un nuevo concepto de sistema. Sin embargo, antes de poder utilizar esta herramienta de manera efectiva, es necesario ganarse la confianza de los gerentes y del personal en general. Aquí es donde entran en juego los casos de uso de ERP.

Por ejemplo, si surgen problemas recurrentes y bien comprendidos en el área contable relacionados con la precisión o actualidad de los informes debido a la entrega tardía de datos o a problemas en la consolidación de los libros contables, se pueden ofrecer soluciones basadas en casos de uso de ERP de terceros que describan problemas similares en otras empresas. Esto puede crear una sensación general de que una empresa en particular “no está sola” y, al mismo tiempo, comenzar a reducir la incomodidad ante la idea de un cambio sistémico integral.

Otra forma de ofrecer soluciones indirectas a problemas sistémicos es investigar materiales relevantes específicos de la marca y proporcionar esa información a los participantes clave. Nuevamente, los casos de uso prácticos de ERP no solo están comenzando a reducir los impactos negativos de cualquier cambio importante en los sistemas, sino que también están estableciendo la confianza de los involucrados desde el principio del proceso.

Si los documentos en papel no son efectivos, muchas empresas convocan reuniones regulares de gestión en toda la empresa para mantener las operaciones en el camino correcto. En este caso, se puede solicitar la asistencia de consultores y proveedores de la marca para ampliar la educación en el grupo de gestión.

Independientemente de si los casos de uso de ERP se entregan como productos de información en papel, en reuniones grupales o en discusiones informales en la planta alta, el proceso de educación es fundamental para la transición de una actualización de ERP heredada a la siguiente generación.