La implementación de un ERP puede resultar costosa. Incluso puede ser aún más costosa si permites que los costos se salgan de control. El aumento de los costos es una de las principales razones del fracaso en la implementación de un ERP. Afortunadamente, hay cosas que puedes hacer para mantener el costo de tu sistema ERP bajo control. No es necesariamente fácil, pero es vital para una implementación exitosa del ERP.
Presupuesta cuidadosamente y cíñete a él. Antes de comenzar la implementación, debes elaborar el mejor presupuesto posible. En esta etapa no será exacto debido a que hay demasiadas incógnitas, pero estima cuidadosamente. Luego, compara ese presupuesto con lo que puedes gastar. Si el total supera lo que puedes permitirte, debes considerar qué puedes hacer para ajustarlo a lo que tienes disponible para el proyecto o considerar alternativas. En el peor de los casos, el proyecto simplemente es demasiado costoso y debe ser abandonado. Más comúnmente, puedes ajustar el presupuesto y recortar gastos hasta que puedas asumir el precio. Es posible que desees reducir el alcance del trabajo, por ejemplo, o recortar costos donde sea posible. Es importante que el proyecto siga siendo factible bajo el presupuesto revisado. No ganas nada si reduces el presupuesto a niveles poco realistas. Sin embargo, generalmente puedes encontrar áreas en las que puedes recortar. Esto a menudo implica una implementación de ERP menos capaz, por lo que debes asegurarte de que el plan de trabajo revisado aún cumpla con tus principales necesidades.
Una forma de reducir los costos iniciales es optar por una opción de Software como Servicio (SaaS). Estas opciones suelen reducir significativamente los costos iniciales y los reemplazan con una tarifa mensual. Esto reduce los gastos de capital y elimina los costos de servidores y otros equipos en las instalaciones. No temas ser creativo cuando se trata de presupuestar. Intenta pensar de manera innovadora cuando consideres cómo recortar costos.
Decide qué es lo que realmente necesitas. La mayoría de los sistemas ERP de hoy en día están compuestos por módulos que implementan diversas funciones. De esta manera, puedes elegir qué parte de un sistema ERP deseas implementar. Es importante considerar cuidadosamente qué funciones de ERP realmente necesitas, qué sería bueno tener y en qué módulos realmente no tienes interés. Con el fin de controlar los costos, es importante habilitar solo los módulos que te serán útiles. Cuántos de los “buenos de tener” decidas implementar dependerá de tu presupuesto. Si es ajustado, es posible que desees optar por un sistema básico.
Minimiza la personalización. Si bien es inevitable realizar cierta personalización en una implementación de ERP, trata de mantenerla al mínimo. No solo personalizar un sistema ERP es costoso, sino que también aumenta la incertidumbre del proyecto. Distingue entre personalización y configuración. La configuración es el equivalente de lanzar interruptores en el software. La personalización implica realizar cambios en el software. La configuración es necesaria en cualquier implementación de ERP, mientras que la personalización lo es mucho menos.
Controlar los costos de implementación de un ERP puede ser un desafío, pero siguiendo estos consejos podrás mantenerlos bajo control y aumentar las posibilidades de éxito en tu proyecto. Recuerda que un presupuesto cuidadoso, la elección de las funciones necesarias y la minimización de la personalización son clave para una implementación exitosa del ERP.
