El costo total de propiedad (TCO) es un concepto fundamental al evaluar la implementación de un sistema ERP. Aunque puede parecer sencillo calcular el TCO, es importante tener en cuenta todos los costos, incluso aquellos que no son obvios a primera vista.

Gartner, la empresa que popularizó el concepto de TCO, lo define como: “Para TI, el TCO incluye la adquisición de hardware y software, la gestión y el soporte, las comunicaciones, los gastos de los usuarios finales y el costo de oportunidad de tiempo de inactividad, capacitación y otras pérdidas de productividad”.

Más allá de la definición exacta de TCO, es fundamental llegar a un acuerdo general sobre qué se incluye en el cálculo del TCO. Ya sea que se adopte una definición amplia como la de Gartner o una definición más restrictiva que excluya ciertas categorías, es importante que todos comprendan qué se incluye y qué no.

La definición de Gartner es bastante amplia y abarca no solo los costos obvios, sino también aquellos que podrían no considerarse parte del TCO o incluso como costos. Por ejemplo, el seguro es un costo que debe incluirse en el cálculo del TCO. Otro ejemplo menos evidente son los costos asociados a una violación de datos, que incluyen pérdidas directas, costos de reparación y pérdida de reputación empresarial. Todos estos elementos están incluidos en la definición integral de TCO.

De manera similar, los costos de gestión de riesgos, como los parches y los costos de actualización relacionados con el riesgo, deben incluirse. Es obvio que los costos de hardware y software de redes deben incluirse, así como los costos de cualquier actualización a lo largo de la vida del sistema. También deben incluirse los costos de hardware, software, parches y actualizaciones de estaciones de trabajo.

Los costos de integración e instalación de software y hardware son otra área que debe incluirse cuidadosamente. Esto incluye no solo los costos de consultores externos, sino también los costos laborales, directos e indirectos, de su propio personal que trabaja en el proyecto. Esto puede ser complicado porque es poco probable que su personal dedique todo su tiempo durante el período de instalación al sistema ERP. Sus costos laborales deben separarse y asignarse proporcionalmente.

También es necesario asignar y incluir los costos de energía. Esto incluye equipos afiliados, el costo de los sistemas de control climático y los sistemas de energía de respaldo. En general, cualquier costo de mejora de la infraestructura debe incluirse también.

Los costos de migración de datos son otra área importante que debe calcularse cuidadosamente. Dado que esto se compone principalmente de mano de obra, los problemas son similares a los costos laborales en general. También deben incluirse los costos de tiempo de inactividad y las interrupciones asociadas con la implementación del ERP.

Por supuesto, los costos de calidad y aseguramiento también deben incluirse. Dado que esto representa una parte significativa del costo total del proyecto, debe calcularse cuidadosamente. El costo de la reducción de la productividad debido a la inevitable disminución después de la puesta en marcha del sistema ERP también debe incluirse en el TCO del proyecto. Lo mismo ocurre con los costos de capacitación y asesoramiento de los usuarios para que puedan utilizar el nuevo sistema.

Es importante incluir también los gastos futuros de actualización y escalabilidad. Además, se debe estimar los costos futuros de aumentos en las licencias y los costos de mantenimiento a lo largo de la vida proyectada del proyecto. Por último, no olvide el costo de desmantelar el antiguo sistema una vez que el nuevo sistema esté en funcionamiento.

En resumen, calcular el TCO no es tan sencillo como parece a primera vista. Sin embargo, es importante obtener una cifra de TCO lo más precisa y completa posible. El TCO es una herramienta importante para la planificación y el presupuesto, ya que permite tener un control estricto sobre los costos de la implementación de un sistema ERP. Cuanto más inclusivo sea el cálculo, más útil será.