Microsoft Dynamics ERP es una solución poderosa que puede ayudar a las empresas a automatizar sus procesos comerciales y mejorar su productividad. Sin embargo, muchos usuarios informan que solo utilizan menos del 70% de las funciones disponibles en su solución de Dynamics ERP. Esto significa que no están aprovechando al máximo su inversión en software.
El retorno de la inversión (ROI) se calcula en función del costo total y el mantenimiento del software que adquiriste, no en función de lo que realmente estás utilizando. Por lo tanto, es importante que obtengas el máximo valor de la aplicación.
Existen varias razones por las cuales se utiliza menos de lo esperado las funciones de Dynamics ERP. Aquí hay algunas para tener en cuenta:
- Falta de investigación suficiente. Es posible que hayas elegido una solución ERP que no cumple con las necesidades de tus procesos comerciales.
- Falta de adopción por parte del personal. Algunos empleados son reacios al cambio y prefieren hacer las cosas de la manera en que siempre las han hecho.
- Falta de capacitación. Si los usuarios no comprenden cómo funciona el sistema, es probable que sigan haciendo las cosas de la manera en que siempre las han hecho.
La combinación de una solución incorrecta, falta de conocimiento del sistema y resistencia al cambio puede llevar a los usuarios a adoptar una mentalidad de “hagámoslo de la manera en que siempre lo hemos hecho”. Esto resulta en que parte del trabajo se realice manualmente fuera del sistema ERP, lo que puede generar inconsistencias, posibles errores y una reducción en la productividad.
Aquí te presentamos 5 pasos para mejorar la utilización de tu ERP:
- Investiga. Elige el ERP que mejor automatice tus procesos comerciales. Siempre solicita una demostración para que tu equipo sepa exactamente lo que están obteniendo.
- Involucra al personal clave. Involucra a quienes realmente utilizarán el sistema para que puedan comprender por qué la funcionalidad tiene sentido y cómo impactará en su trabajo. Algunos de sus roles y procesos pueden ser diferentes; al incluir a los interesados en la planificación empresarial, comenzarán a ver los beneficios de adaptarse a nuevos métodos y tecnología.
- Proporciona suficiente capacitación. No asumas que los usuarios finales saben cómo operar el sistema. Si se les deja descubrirlo por sí mismos, es posible que no encuentren las formas más eficientes de utilizar las funciones. Mostrarles formas más eficientes de completar sus tareas aumentará su productividad.
- Nombra un defensor del uso. Asignar un defensor del uso dentro de tu empresa puede impulsar una mayor utilización del sistema. Es importante que alguien supervise las tasas de utilización y trabaje en la mejora continua. Si nadie es responsable de este esfuerzo, existe el riesgo de subutilización del sistema. Contar con un defensor del uso dedicado garantizará que haya un enfoque continuo en el éxito y las mejoras del sistema, y aprovechará al máximo tu inversión.
- Trabaja con el socio adecuado. Este último paso es importante. Trabaja con un socio que te brinde un equipo de soporte dedicado centrado en respaldar tus esfuerzos de uso. Las revisiones estratégicas anuales con tu gerente de cuentas son clave para asegurarte de que tu estrategia de ERP esté alineada con tus necesidades comerciales actuales y tus planes de crecimiento.
Aprovechar al máximo tu solución de Microsoft Dynamics ERP requiere un enfoque estratégico y un compromiso continuo. Al seguir estos pasos, podrás mejorar la utilización de tu ERP y obtener el máximo valor de tu inversión.
