Los sistemas ERP han revolucionado muchas empresas en las últimas décadas. Desde su aparición en la década de 1960, los ERP han permitido a las empresas implementar sistemas que automatizan prácticamente todos los aspectos del negocio, desde las ventas hasta la nómina. Sin embargo, implementar un ERP no siempre significa que estás dirigiendo tu empresa de manera perfecta, de hecho, hay muchos obstáculos que se pueden encontrar en el camino si el ERP no se implementa correctamente.

¿Local o en la nube?

Uno de los primeros obstáculos con los que se enfrentan muchas empresas es si implementar un ERP utilizando una solución local o una basada en la nube. Para las grandes corporaciones, tener sistemas locales puede parecer una opción más razonable, pero para las pymes y las empresas medianas, lo más probable es que su departamento de TI no sea lo suficientemente sólido para soluciones locales. Esto no significa que tu negocio no deba optar por esta opción, pero sí significa que aquellos que lo hagan necesitarán tener un departamento de TI que pueda mantenerse al tanto de las cosas. Los servidores deben estar actualizados, el hardware debe estar en la empresa y los costos iniciales serán altos. Por otro lado, las soluciones basadas en la nube son mucho más fáciles de mantener sin la necesidad de crear un gran equipo de TI para mantener las “ruedas tecnológicas” y tienen costos iniciales relativamente bajos.

La gestión de las expectativas también debe estar en primer plano al implementar una plataforma de este tipo. Los paquetes de ERP “listos para usar” aún no conectan completamente los puntos en una empresa y no resolverán procesos como la nómina internacional, por lo que antes de elegir qué camino tomar, asegúrate de que todos los departamentos tengan sus necesidades cubiertas. Dicho esto, no debes simplemente seleccionar el sistema ERP que tenga la lista más larga de características. Las características son importantes, pero no tan importantes como la personalización y la capacidad de integración. Si encuentras una solución que satisfaga tus necesidades, se integre bien con tu configuración actual y te permita crecer sin fricciones, entonces tienes un ERP en el que vale la pena invertir.

Asegurarse de que todos estén en la misma página

Cuando se implementa un ERP inicialmente, es crucial asegurarse de que todos los departamentos y todos los usuarios finales sean conscientes de cómo esto cambiará su flujo de trabajo. Cuando se hace correctamente, la transición debería ser fluida, pero dejar a un departamento fuera de la información o no abordar las preocupaciones de un miembro del equipo puede causar graves dolores de cabeza a largo plazo. Tener un buen sistema ERP en su lugar te dará acceso a grandes cantidades de datos, pero un eslabón débil en la cadena causará discrepancias que podrían retrasar tu misión de automatizar tus sistemas. Tómate las cosas con calma, aborda todas las preocupaciones y asegúrate de que todos estén en la misma página.

Mantener el sistema ERP actualizado

Una vez que tu sistema ERP esté en funcionamiento, es crucial asegurarse de que se mantenga adecuadamente. Para las soluciones de ERP internas, esto es absolutamente crucial, pero incluso las soluciones basadas en la nube también deben ser atendidas de vez en cuando. Los sistemas ERP desactualizados pueden significar que tu empresa está en riesgo de brechas de datos y vulnerabilidades de seguridad, lo cual no es algo para tomar a la ligera en el clima actual. Una empresa con un sistema obsoleto es un tesoro para los “malos” que están ahí fuera, por lo que vale la pena asegurarse de que tu lugar de trabajo sea uno de los negocios más difíciles de abrir.

Implementaciones graduales y seguras

Finalmente, vale la pena señalar que no siempre tienes que implementar la solución ERP completa de una vez. Los sistemas ERP son complejos y lo más probable es que no pienses en todas tus necesidades de implementación hasta que ya estés en funcionamiento. Por esta razón, puede ser beneficioso adoptar un enfoque paso a paso, asegurándote de que el sistema funcione bien en un departamento y sea comprendido por todos los que lo utilizan, y luego implementarlo en otro departamento. “Poco a poco se llega lejos”, como dice el refrán.

En conclusión, los sistemas ERP pueden ser enormemente beneficiosos para una empresa, pero la transición al uso de dichos sistemas debe ser gestionada correctamente. Con tantas opciones disponibles, seguramente habrá una solución ERP que cubra todas tus necesidades particulares, la clave está en asegurarse de que se implemente correctamente. Elige el sistema adecuado, implementa gradualmente, asegúrate de que tus empleados sepan cómo funciona y luego podrás sentarte y cosechar las recompensas.