El seguimiento del tiempo de los empleados es sin duda una de las tareas más difíciles y desafiantes de implementar para una empresa. Es necesario comprender cómo tus empleados están utilizando su tiempo en cada diseño, tarea o trabajo que les proporcionas, y sin un seguimiento adecuado del tiempo, es difícil obtener respuestas a esos problemas. Lo que las empresas realmente necesitan saber es que hay una línea delgada entre el seguimiento del tiempo y la microgestión. Si tus supervisores simplemente vigilan a tus trabajadores, esto hace que todos en el departamento se sientan incómodos y los empleados, por otro lado, no pueden concentrarse eficazmente en sus tareas. Por eso, utilizar un software de gestión del tiempo puede ayudar a asignar a tus empleados a sus tareas designadas y relajarte. Hoy, vamos a analizar algunas de las increíbles razones por las que deberías adoptar un software o aplicación de gestión del tiempo para tu pequeña empresa.

Proceso empresarial refinado

Cualquier empresa puede tener elementos cambiantes y diversas tareas difíciles que ellos y sus empleados deben realizar diaria, semanal, mensual o incluso periódicamente. En estas situaciones, un software de seguimiento del tiempo puede ayudar a hacer que la gestión de trabajos y tareas sea más sencilla. Esto es especialmente cierto cuando las empresas tienen un número limitado de empleados que trabajarán en varios diseños peculiares. El seguimiento del tiempo de cada empleado y el costo que normalmente dedican a cada tarea, y saber cuál de las responsabilidades es la principal, facilitará la gestión de todas sus tareas asignadas.

Sistemas de pago mensuales sencillos

Algunos software en el mercado actual permiten a los empleados hacer más que simplemente rastrear su tiempo, como generar hojas de tiempo, que luego los supervisores o la dirección pueden utilizar para preparar el pago de los empleados y clientes. Aspectos como este serán extremadamente beneficiosos para asegurarse de que los empleados reciban su salario a tiempo por los proyectos en los que trabajaron.

Tus empleados pueden concentrarse mejor

Más que tus supervisores vigilando a tus empleados, el seguimiento de su propio tiempo en cada tarea les permitirá concentrarse en sus tareas y responsabilidades. Tus empleados saben cuánto tiempo les queda y cada tarea está siendo rastreada por un sistema, lo que significa que hay menos posibilidades de que te hagan creer que están trabajando cuando en realidad no lo están haciendo. Se centrarán más y descubrirán técnicas para terminar sus tareas a tiempo. Al determinar la fecha de finalización del proyecto, pueden informar a sus supervisores o administración que la tarea específica puede no estar terminada a tiempo como se esperaba. De esta manera, tanto la empresa como los empleados pueden trabajar de manera conjunta.

Transparencia con los clientes

Tus clientes definitivamente querrán ver cuánto tiempo dedicas a cada uno de sus proyectos o asignaciones. Esto es especialmente válido si eres un freelancer o un empleado remoto. Uno de los elementos más difíciles de trabajar como freelancer es que los clientes (la mayoría de ellos) equilibran la capacidad de trabajo con el tiempo que dedicas a trabajar. Los trabajadores remotos o freelancers generalmente no recibirán crédito si la tarea se completa demasiado pronto o si sienten que no dedicaste suficiente tiempo a un proyecto en particular. Por lo tanto, al utilizar el software de seguimiento, puedes compartir capturas de pantalla y mantener una total transparencia para que tus clientes también puedan entender lo eficientemente que estás trabajando. A continuación, se presentan algunos de los componentes importantes que pueden ocurrir si mantienes este tipo de transparencia:

• No necesitas justificarte. El software de gestión del tiempo te respaldará.
• Tus clientes pueden darte más negocios porque estás facilitando las tareas para ellos.
• Pueden recomendarte a ti y a tus servicios a sus amigos y colegas en otras empresas, ya que conocen tu forma de trabajar.

Análisis de lo que debes rastrear

Tienes total libertad para rastrear el tiempo de cada pequeña tarea o actividad en la que trabajas y realizar un seguimiento más detallado, pero debes entender qué es importante. Concéntrate en una tarea que necesites mejorar a largo plazo. Por supuesto, desde tus actividades de alimentación hasta hacer ejercicio, puedes rastrear literalmente cada actividad. Sin embargo, personalmente, estoy más interesado en saber cuánto tiempo de calidad dedico a mi trabajo de oficina. Las razones por las que no estoy interesado en rastrear todas mis actividades es porque puede hacernos más conscientes. Mejora tu proceso empresarial sin esfuerzo Desde el inicio del día de tu empresa, si implementas métodos sólidos como el seguimiento del tiempo, aplicaciones de facturación, etc., toda la empresa aumentará su rendimiento y productividad más de lo que imaginabas, ya sea un trabajo como freelancer o una empresa (pequeña o mediana). Además, puedes utilizar tus conocimientos para tomar decisiones inteligentes en tu empresa y mejorar los errores insignificantes que a menudo ocurren en un escritorio organizacional. Ya sea que ofrezcas servicios de desarrollo web o servicios de redacción de contenido, el número de horas que dedicas diariamente a trabajar en los proyectos de tus clientes realmente debería beneficiar a tu empresa. Si estás recordando o imitando el número de horas dedicadas a cada tarea o asignación desde tu hoja de cálculo o notas adhesivas, solo te causará problemas para tu empresa de una forma u otra. La mayoría de las veces, estarás midiendo más o menos el número de horas que has trabajado. Personalmente, considero que el mayor obstáculo que impide alcanzar tus sueños es encontrar el tiempo para intentarlos. Y en lo que respecta al software de gestión del tiempo, es una forma eficiente de descubrir en qué estás gastando tu tiempo y en qué tareas. Si ya has utilizado un software o sistema de gestión del tiempo para tu empresa, cuéntanos cómo fue tu experiencia y cómo funcionó para tu empresa. Nos encantaría conocer tus opiniones.