La implementación de un sistema ERP es un proceso que requiere tiempo, esfuerzo y recursos. Al principio, todos los involucrados están altamente motivados y se dedican a registrar meticulosamente todos los procesos empresariales importantes para desarrollar los requisitos centrales de la nueva solución ERP. Sin embargo, después de la puesta en marcha, es común que el entusiasmo disminuya y muchas empresas esperen que el sistema funcione en segundo plano sin necesidad de cuidado o mantenimiento.
En este artículo, te explicaremos por qué es importante mantener tu sistema ERP siempre actualizado y los beneficios que esto puede traer para tu empresa.
Mantente al día con los avances tecnológicos
Los proveedores de ERP están constantemente desarrollando su software, corrigiendo errores y agregando nuevas funciones. Esto significa que un sistema ERP está en constante mejora. Cada actualización trae consigo optimizaciones que mejoran cada vez más los procesos empresariales. Además, la mayoría de los proveedores de ERP publican regularmente una actualización importante que amplía el área de aplicación con nuevas funciones.
Este punto es importante porque el entorno de mercado de cada empresa está en constante evolución. Los cambios en los requisitos de los clientes y en el entorno empresarial requieren que el sistema ERP se mantenga al día para seguir generando valor agregado. Además, las actualizaciones importantes suelen incluir mejoras en la interfaz de usuario, lo que aumenta la usabilidad del sistema y facilita el trabajo del usuario final.
Prepárate para eventos imprevistos
Ninguna empresa existe en un vacío. Siempre pueden ocurrir eventos que obliguen a los tomadores de decisiones a actuar de manera rápida. Esto puede incluir factores legales, políticos, técnicos o sociales. Las empresas que han descuidado su sistema ERP durante mucho tiempo se enfrentan a problemas en caso de un evento imprevisto. Su solución ERP a menudo no cumple con los nuevos requisitos y les falta la última versión de software necesaria para una actualización.
Como resultado, el departamento de TI debe instalar varias actualizaciones en poco tiempo, realizar ajustes técnicos y realizar pruebas correspondientes. Esto requiere recursos y capacidades adicionales para llevar a cabo un proyecto de TI ad hoc. Por ejemplo, la implementación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) tomó por sorpresa a muchas empresas en mayo de 2018. Si la base de datos no se mantiene adecuadamente, la organización tendrá dificultades para cumplir con una solicitud de eliminación de datos personales.
Mantener siempre actualizado tu sistema ERP distribuye el esfuerzo de mantenimiento a lo largo del tiempo, evitando acciones ad hoc y la necesidad de reaccionar a eventos imprevistos con altos recursos.
Mantén la compatibilidad con otros sistemas de TI
Un sistema ERP casi siempre forma parte de una red de diferentes soluciones de software. La mayoría de las empresas tienen sistemas de TI adicionales conectados a su ERP a través de una interfaz. Todos estos sistemas también tienen parches, actualizaciones y cambios de versión. Si el sistema ERP se queda atrás, esto puede provocar problemas de compatibilidad, especialmente si hay cambios en las bases de datos o en el sistema operativo.
Por ejemplo, la conexión de un sistema de terceros podría dejar de funcionar porque requiere un estándar que solo se agregó en una nueva versión del ERP. Por esta razón, las actualizaciones de ERP a menudo incluyen ajustes en la interfaz para mantener la compatibilidad con sistemas de terceros.
Mantener actualizado tu sistema ERP no solo te permite aprovechar las mejoras y nuevas funciones que ofrecen los proveedores, sino que también te ayuda a estar preparado para eventos imprevistos y a mantener la compatibilidad con otros sistemas de TI. No subestimes el valor de mantener tu sistema ERP actualizado y aprovecha al máximo las ventajas que puede brindar a tu empresa.
