Según el último informe de McKinsey, la mayoría de los gobiernos tienen un bajo rendimiento en satisfacción al cliente, con una calificación promedio de satisfacción de 5.5 sobre 10. Con casi el 40% del tiempo de trabajo de los empleados dedicado a la recopilación y procesamiento de datos, el sector gubernamental tiene muchas oportunidades para beneficiarse de la implementación de la automatización. En este blog, examinaremos los casos de uso más críticos para la automatización web en la administración y el gobierno.

Automatizar el procesamiento de solicitudes y formularios

Con la llegada de la COVID-19 y la introducción de subsidios gubernamentales, las agencias públicas en muchos países han experimentado un enorme flujo de papeleo. Cientos de miles e incluso millones de solicitantes han presentado solicitudes para cheques de estímulo, deducciones fiscales y subsidios gubernamentales durante 2020. En países como Estados Unidos, Reino Unido o Australia, esto ha llevado a retrasos administrativos y a la ampliación de los plazos de presentación de impuestos. Como resultado, las agencias operativas públicas se vieron abrumadas. El apagón podría haberse evitado fácilmente si estas agencias gubernamentales hubieran sido más proactivas en la implementación de la automatización. Así es como el software de automatización web podría cambiar las cosas para mejor.

Los documentos en papel se pueden digitalizar fácilmente. Las copias digitales se publican en el sitio web de las instituciones estatales para que todos puedan completar rápidamente los formularios necesarios. El software de automatización de escritorio y web, como WinTask, puede acceder fácilmente a los formularios enviados en el almacenamiento en la nube o incluso en los buzones de correo electrónico gubernamentales. Se pueden analizar automáticamente para extraer los datos del solicitante y transferirlos a cualquier base de datos personalizada o sistema CRM. Un bot de automatización web puede catalogar las solicitudes y enviarlas a la autoridad correspondiente en función de los datos proporcionados. Inmediatamente después de ser procesados por un especialista, el bot puede archivar los documentos ejecutados en el directorio deseado, cambiar los nombres de los documentos y enviar copias y notificaciones automáticas a las partes interesadas. La automatización de escritorio tiene varias ventajas críticas sobre el proceso de solicitud tradicional:

• Reducción del 60% en el tiempo del personal para procesar formularios
• 100% de precisión en la transferencia de información y eliminación de errores
• Aumento del 30-50% en la velocidad de procesamiento de documentos, desde la presentación hasta la aprobación

Automatizar el intercambio de datos entre agencias privadas

Durante la pandemia de la COVID-19, quedó claro que la calidad de los servicios gubernamentales dependía en gran medida de la capacidad para transferir información de los ciudadanos entre los sistemas de registros del gobierno y los privados. Por ejemplo, los datos de vacunación deberían estar disponibles de inmediato para los guardias fronterizos y las aerolíneas. En algunos casos, los datos fiscales deberían estar disponibles para los servicios de seguros y las agencias gubernamentales que brindan asistencia específica. Todo esto minimizaría la necesidad de que los ciudadanos realicen acciones adicionales en múltiples instancias. La automatización de escritorio puede abrir y iniciar sesión en bases de datos gubernamentales y públicas para buscar los datos de una persona en particular. Si se encuentran, los datos necesarios se extraen automáticamente directamente desde un navegador web y se transfieren a un sistema compartido. Las autoridades pueden verificar rápidamente la información requerida sin solicitar certificaciones adicionales. La gran ventaja es que la automatización de escritorio no requiere altos costos para la integración de servicios o la programación de API. El software de automatización de tareas reemplaza a un administrador y automatiza todas las mismas acciones que la persona realizaría. Simplemente lo hace de manera más precisa y mucho más rápida. Los beneficios clave de este método de intercambio de datos incluyen:

• 100% de privacidad y cumplimiento de datos: ningún humano tiene acceso a las transferencias de datos
• Ahorros tangibles en integraciones costosas o horas de programación
• La mejor experiencia para el cliente sin complicaciones

Automatizar la comunicación con los clientes entre agencias gubernamentales

En condiciones imprevistas, como desastres naturales o pandemias, es fundamental que los sitios web gubernamentales puedan proporcionar información esencial al público. La automatización no solo puede ayudar en una crisis, sino también en procesos rutinarios. Con la ayuda de la automatización, se pueden organizar actualizaciones rápidas del sitio web desde fuentes externas. Como en el ejemplo anterior, la administración no necesita pensar en la integración de sistemas complejos ni en la programación. Los scripts de automatización web pueden tomar regularmente datos de una base de datos o sitio web fuente y actualizarlos inmediatamente en el sitio web o sistemas de destino. Imagina que la administración de la ciudad puede conectar rápidamente la automatización a las bases de datos médicas y farmacéuticas locales para obtener actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de camas de hospital y medicamentos específicos. Las personas pueden navegar por un mapa interactivo de la ciudad que se actualiza constantemente con la información más reciente que los posibles pacientes necesitan. Las agencias gubernamentales también pueden automatizar el envío de notificaciones a grupos prioritarios de ciudadanos y distribuir tanto respuestas primarias como consultas típicas por correo electrónico.

Cómo configurar la automatización web utilizando WinTask

Teniendo en cuenta los casos de uso mencionados anteriormente, WinTask ofrece tanto servicios de escritura de scripts como de extracción de datos. Esto significa que podemos implementar automatización llave en mano para simular los flujos de trabajo más comunes y complejos con los que se enfrenta tu organización. Ten en cuenta que cualquier flujo de trabajo humano con una lista repetible de acciones, incluida la manipulación de datos, se puede automatizar fácilmente con WinTask. Para tener una idea de lo sencillo que es configurar la automatización con WinTask, regístrate para obtener una prueba gratuita de 30 días.

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